Выход с дистанционной работы на обычный режим

Приказ об отмене дистанционного режима работы

В период распространения новой коронавирусной инфекции многие работодатели перевели свой штат на удаленную работу. Это касается только тех должностей, которые не связаны с производством и иной деятельностью, которую невозможно выполнять дистанционно. После отмены правительством режима повышенной готовности работодатели могут перевести работников обратно в офис. Для этого издают приказ об отмене дистанционного режима работы.

Оформляем выход с дистанционки

Порядок действий при выходе с дистанционного режима работы законодательно не установлен, поскольку перевод штата на такой режим был временным. Оформить обратный перевод сотрудников можно следующим образом:

  1. Работодатель после отмены режима повышенной готовности выбирает дату, с которой переведет работников назад в офис.
  2. Работник отдела кадров составляет соответствующий приказ.
  3. Он же должен ознакомить под роспись трудящихся на дистанционке работников. Однако в этом случае «живые подписи» у работников получить не удастся. Можно отправить сообщение на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также сотрудников можно обзвонить и сообщить им о выходе в офис.

Консультанты Роструда считают, что такой приказ необязателен, однако с его помощью можно утвердить работника, который будет отвечать за информирование персонала о выходе в офис. Если с сотрудниками было заключено допсоглашение к трудовому договору о дистанционной работе, то они выходят на рабочее место на основании допсоглашения, отменяющего дистанционку. Если соглашение о дистанционном режиме подписано на определенный срок, то другое допсоглашение по окончании этого срока подписывать не нужно.

Таким образом, данный приказ работодатель издает на свое усмотрение.

Составляем приказ об отмене дистанционного режима работы

Унифицированного бланка такого документа не разработано. Руководство компании может составить приказ в произвольной форме, соблюдая структуру такого рода бумаг. Документ печатают на фирменном бланке организации, на белом листе формата А4.

Что нужно указать в приказе:

  1. Наименование и реквизиты организации. Если приказ печатают на бланке компании, то эта информация добавится автоматически.
  2. Наименование документа.
  3. Дату составления приказа и его номер.
  4. Суть приказа — «подзаголовок».
  5. Основание для издания приказа. Здесь указывают «окончание периода повышенной готовности», также ссылаются на региональный правовой акт об отмене такого режима.
  6. Указание отменить дистанционный режим работы, обязательно надо написать дату, с которой этот режим отменяют.
  7. Должность и ФИО работника, который отвечает за информирование персонала.
  8. Кто отвечает за исполнение приказа.

В конце расписывается руководитель организации и работник, указанный в приказе.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Нептун»
Адрес: 426007, г. Ижевск, ул. Дубовая, д. 123, оф. 11, тел.: 8 (3412) 33-33-33
ИНН 1831231234, КПП 4566781234, ОГРН 1234123412345

«13» июня 2020 года

Об отмене дистанционного режима работы

В связи с окончанием действия периода повышенной готовности

  1. Отменить дистанционный режим работы с «15» июня 2020 года в ООО «Нептун».
  2. С «15» июня 2020 года работникам приступить к выполнению их прежних трудовых функций по месту расположения офиса: г. Ижевск, ул. Дубовая, д. 123, оф. 11.
  3. Назначить менеджера по персоналу Романову Е.А. ответственной за ознакомление работников с настоящим приказом под подпись.
  4. Менеджеру по персоналу Романовой Е.А. для ознакомления с приказом направить его копию всем сотрудникам на электронные адреса, указанные в трудовых договорах.
  5. Менеджеру по персоналу Романовой Е.А. составить дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников.
  6. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Уткин / О.Р. Уткин

Выход с дистанционной работы на обычный режим

Период жестких карантинных ограничений закончен. Многие регионы либо возвращаются к привычному ритму жизни, либо существенно ослабляют изоляцию. Поэтому нанимателям нужно начинать возврат персонала в офисы и на производства.

Проще всего тем, кто полностью приостанавливал свою работу. Но многие субъекты хозяйствования продолжали работать, построив трудовой процесс в удаленном формате. Таким работодателям сейчас необходимо провести документационное оформление выхода с дистанционной работы и перехода на обычный режим работы.

Как оформить выход с дистанционной работы

Перевод наемного персонала на удаленный режим работы был для нанимателей достаточно экстремален. Решение властей было принято быстро и внезапно. Поэтому и решение о разделении работников на тех, кто будет работать дистанционно, а кто будет отдыхать, приходилось принимать в очень сжатые сроки. Работодатели шли разными путями оформления дистанционной занятости:

  • по заявлениям;
  • приказным порядком;
  • допсоглашениями к трудовым договорам.

Соответственно, и выводить персонал обратно в офис нужно разными способами.

Итак, первый вариант подойдет для тех компаний, в которых сотрудники писали заявления на дистанционную работу. После получения заявлений, работодатель издал соответствующий приказ.

Важный факт: Если в заявлениях работников или распоряжениях руководителей стояла конкретная дата выхода из дистанционного режима, то никакого дополнительного документарного оформления не требуется.

Например, в приказе могла быть фраза «действует в сроки, определенные законодательством по установлению карантинного режима». В этом случае понятно, что с изданием нормативного акта, смягчающего карантин, компания может вернуться к режиму офисной занятости.

Работодателю нужно просто известить персонал, что возвращение в офис разрешено. Это можно сделать в письменном виде, по электронной почте, смсками или обзвоном.

Вместе с тем, режим дистанционной занятости достаточно выгодно для работодателей и может понравиться сотрудникам. В принципе руководители и собственники могут рассмотреть вариант только частичного возврата персонала в офисы.

В этом случае, издание новых распорядительных документов и получение заявлений от персонала необходимо. Работники пишут заявления о том, будут ли они выходить на работу в офис, либо продолжат выполнять обязанности удаленно.

После получения таких заявлений, нужно издать приказ. В этом документе указывают:

  • часть персонала, возвращаемую в офис (фамилии, должности по штатному расписанию или наименования подразделений);
  • наемных работников, переводимых на дистанционную занятость на постоянной основе;
  • дату выхода на работу для офисного персонала;
  • сроки изменения трудовых договоров с удаленным персоналом.

Важный факт: Заявления на продолжение дистанционной работы необходимы, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.

Если переход на постоянную дистанционную занятости предлагает работодатель, то такое предложение требует соблюдение определенной процедуры. Работников нужно предупреждать не меньше, чем за два месяца. Затем брать их согласие на такой переход. И только после этого издавать приказ и заключать допсоглашения.

Когда заявление об отказе от выхода с дистанционной работы пишет сам работник, наниматель просто соглашается с таким предложением. Соответственно, нет необходимости соблюдать временные рамки, установленные трудовым законодательством. Издать приказ об удаленном режиме работы и подписать дополнения к трудовому договору можно хоть на следующий день после заявления работника.

Выход из режима дистанционной занятости по приказу

Второй вариант оформления возврата персонала в офис подходит тем нанимателям, которые оформляли дистанционную занятость приказом. В этой ситуации порядок действий также зависит от того, было ли в приказе указание на срок его действия.

Если конкретной даты окончания режима удаленной работы в первоначальном приказе не было, нужно составлять новый документ. В нем указывают дату выхода персонала в офис.

Затем работников нужно известить о начале трудовой деятельности на рабочих местах. Сделать это лучше заранее. Работники могли уехать на дачи, в другие регионы, и им нужно время, чтобы добраться до дома и работы. Изначально можно разослать сообщения на телефоны или почту работников с предполагаемой датой выхода в офис.

После того, как наниматель издаст приказ о возврате к обычному режиму работы, с этим документом нужно ознакомить персонал. Проще всего ознакомить тех работников, которые имеют электронные подписи. Им приказ о возобновлении офисной работы рассылают по каналам дистанционной связи, а они подтверждают своей ЭЦП ознакомление с этим документом.

Тем сотрудникам, у которых такой подписи нет, фотографию или скан приказа можно прислать по электронной почте или при помощи мессенджеров, с обязательным уведомлением о прочтении. После того, как работа в офисе возобновится, сотрудников ознакамливают с бумажным вариантом приказа.

Дополнительные соглашения к трудовым договорам

И последний вариант действий подходит тем компаниям, которые помимо приказов или заявлений, оформляли допсоглашения о временном переводе в режим дистанционной занятости.

Меньше всего действий потребуется тем руководителям, которые обозначили в допсоглашениях сроки их действия. Нужно просто оповестить персонал о необходимости выхода на рабочие места.

Когда дополнения к трудовым договорам не содержали указания на конкретные даты, нужно издавать соответствующее распоряжение и заключать новые допсоглашения о переходе на обычный трудовой режим.

На такие действия и руководству и кадровикам нужно время. Поэтому дату начала офисной деятельности можно перенести и выводить персонал поэтапно.

Санитарная безопасность персонала в офисе

Кроме большого объема документарной работы, нанимателям необходимо позаботиться о соблюдении санитарных правил. Несмотря на то, что работа организаций и предприятий постепенно возобновляется в привычном режиме, региональные и федеральные власти предписывают дополнительные меры по санитарной безопасности работников и клиентов. Существуют различные официальные рекомендации по поведению персонала и работодателей в период эпидемии.

Важный факт: Соблюдение этих правил обязательно для нанимателей.

Если компания станет источником распространения коронавируса, ее могут даже закрыть.

Персонал нужно обеспечить средствами защиты. Минимум нужны маски и санитайзеры. В некоторых регионах или сферах деятельность дополнительно необходимы перчатки.

Кроме того, работодатели обязаны обеспечить контроль здоровья работников. В офисы нельзя допускать сотрудников с признаками простудных заболеваний или повышенной температурой тела. Нельзя выводить персонал, который должен соблюдать режим самоизоляции из-за контакта с больными людьми.

Игнорирование санитарных правил чревато штрафными санкциями для должностных лиц и фирмы в целом.

Заключение

Выход из режима дистанционной занятости и возврат персонала в офисы требует дополнительных действий от работодателя. Процедура возобновления работы компаний в обычном режиме зависит от того, каким способом оформлялось удаленное выполнение трудовых обязанностей.

Кроме издания приказов, сбора заявлений и подписания дополнений к трудовым договорам, нужно обеспечить санитарную безопасность персонала. Правила поведения работников и руководства в период коронавирусной инфекции зависят от эпидемической обстановки в регионе и сферы деятельности компании.

Закон об удаленной работе: что изменится в 2021 году

С 1 января 2021 года вступает в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, изменяющий порядок организации дистанционной занятости сотрудников. БУХ.1С рассказывает, как изменится жизнь удаленных работников и их работодателей.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

Федеральный закон, вносящий поправки в главу 49.1 ТК РФ, дополняет существующие правила о дистанционной занятости, а также определяет особенности взаимодействия удаленных работников с работодателями. Под дистанционными работниками закон понимает работников, заключивших трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение работ в удаленном режиме.

Закон устанавливает две формы дистанционной работы — временную и постоянную (в течение всего срока действия трудового договора). Конкретная продолжительность временной удаленной работы прописывается в договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. При этом временная дистанционная занятость может предусматривать чередование периодов выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Договор о дистанционной работе может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. Но если работник пожелает получить на руки надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе, он должен направить работодателю соответствующее заявление в письменном виде. В этом случае работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе, должен быть установлен в самом трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

В целях предоставления дистанционным сотрудникам дополнительных гарантий, закон отдельно оговаривает, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

Что касается режима рабочего времени и отдыха, то при отсутствии в трудовом договоре специальных правил, режим труда и отдыха сможет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. При этом время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ). Соответственно, если общение работодателя с работником станет выходить за пределы нормальной продолжительности рабочего дня, дополнительное время необходимо будет оплачивать как сверхурочную работу.

Компенсация расходов удаленных работников

По общему правилу работодатель должен обеспечивать дистанционного работника всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации.

При этом с согласия или ведома работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи.

По новым правилам в этих случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь.

Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.

Кроме того, поправки устанавливают, что в случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность работодатель обязан возмещать работнику все расходы. В частности, возмещению подлежат (ст. 166 ТК РФ):

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

На время командировки дистанционному работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Перевод на «удаленку» без согласия работников

Подписанный закон предусматривает ряд случаев, когда работодатель вправе перевести сотрудников на удаленный режим работы по собственной инициативе и без их на то согласия. Для этого ТК РФ дополняется новой статьей 312.9, регламентирующей временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя.

В соответствии с данной статьей согласие работников на перевод на дистанционный режим работы не требуется в случаях:

  • принятия органом государственной власти или местного самоуправления решения о переводе работников организаций и ИП на дистанционную работу;
  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии или несчастного случая на производстве;
  • пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель должен обеспечить работников всем необходимым для выполнения дистанционной работы оборудованием и средствами связи. Как вариант — обеспечить выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования.

Читайте также:  Можно ли оспорить отказ от приватизации квартиры

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Если работники по каким-либо причинам не могут быть переведены на дистанционную работу на период действия чрезвычайных обстоятельств, в отношении таких работников объявляется простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой в указанных случаях оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Все прочие работники, временно переводимые на дистанционную работу, должны быть ознакомлены с особенностями такого перевода и порядком осуществления своих трудовых функций в дистанционном режиме. Для этого работодатели обязаны принять специальный локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, с которым знакомятся все переводимые на «удаленку» сотрудники.

Акт о временном переводе работников на дистанционную работу

При временном переводе сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовые договоры не потребуется.

Но порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо будет прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт в обязательном порядке должен содержать (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ):

  • указание на обстоятельства, в связи с которыми работники переводятся на дистанционную работу;
  • список работников, переводимых на дистанционную работу;
  • срок, на который работники переводятся на работу в дистанционном режиме (не более чем на период наличия обстоятельства, послужившего основанием для перевода);
  • порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, ПО, средствами защиты информации;
  • порядок возмещения дистанционным работникам расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
  • режим рабочего времени;
  • периоды времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя.

Кроме того, в акте должен быть прописан порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, а также порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе.

Расторжение договора с удаленным сотрудником

Помимо всех прочих оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ, закон предусматривает два дополнительных основания, по которым работодателям разрешается прекратить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Такими дополнительными основаниями являются (ст. 312.8 ТК РФ):

  • невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (по этому основанию можно уволить дистанционного работника, если договором с ним не предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем);
  • изменение работником места выполнения трудовой функции (места жительства), если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (по этому основанию можно расторгнуть трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, а на сотрудников, работающих в дистанционном режиме временно, данная норма не распространяется).

При этом работодатели уже не смогут прописывать в трудовых договорах дополнительные основания для увольнения дистанционных работников.

Одновременно закон устанавливает правило, согласно которому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня увольнения дистанционного работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Это правило действует для тех случаев, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа.

Еще полезные материалы на сайте БУХ.1С в разделах:

Образец приказа о выходе с дистанционного режима работы

А Вы готовы к снятию карантина с 12 мая 2020? Если Ваша организация начинает работать с 12 мая, вам необходимо подготовить соответствующий приказ о выходе с дистанционного режима работы. Для Вашего удобства мы подготовили образец такого приказа, который Вы можете с легкостью адаптировать под свою организацию.

от 12 мая 2020 №12-М20

о порядке прекращения дистанционной работы

В связи с введением на основании Указа Президента РФ №206 от 25.03.2020 “Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней”, и Указа Президента №239 от 02.04.2020 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)” и Приложение 7 к указу Мэра Москвы от 7 мая 2020 г. № 55-УМ в целях обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в период с 30.03.2020 по 11.05.2020 нерабочих дней,

  1. Установить следующий порядок снятия дистанционной работы:
    1. Режим дистанционной работы прекращен в Обществе с 12.05.2020 г.
    2. Данный приказ должен быть доведен до сведения работников в течение 1 рабочего дня (в виде электронного образа приказа).
    3. Работники обязаны выйти на работу (по месту нахождения организации) с даты, указанной в данном приказе.
  2. 12 мая 2020 г. работники обязаны прибыть на работу в соответствии с режимом работы, установленной им правилами внутреннего трудового распорядка иили трудовыми договорами.
  3. С 12 мая 2020 г. работники организации обязаны соблюдать требования, указанные в Приложении №1 к приказу № от …..
  4. С 12 мая 2020 г. работодатель обязан соблюдать требования, указанные в Приложении №1 к приказу № от ….
  5. После выхода на рабочее место работник может обсудить со своим непосредственным руководителем (Генеральным директором) возможность продолжения дистанционной работы. Принятие положительного решения является правом, а не обязанностью работодателя и зависит от:
  • физической возможности осуществлять работником свою трудовую функцию добровольно,
  • наличия у работодателя организационных, технологических и иных ресурсов для организации дистанционной работы на постоянной основе,
  • обеспечения интересов работодателя в части сохранения нормального функционирования структурного подразделения, компании,
  • экономической выгоды работодателя при организации такой работы, отсутствия необходимости значительных затрат на организацию дистанционной работы. Какой размер затрат будет являться значительным определяет сам работодатель,
  • результатов труда работника в процессе временной дистанционной работы в период нерабочих дней: соблюдения требований работодателя, производительности и эффективности труда и др.,
  • и др. факторов, значимых для работодателя.

Если руководитель согласен на продолжение с работником работы дистанционно, он обязан подать письменное представление Генеральному директору с указанием такого обоснования и порядка организации работы.

Решение по организации дистанционной работы принимает Генеральный директор в течение (1 дня) после получения письменного представления непосредственного руководителя.

Ответственность за информирование работника о принятом решении лежит на непосредственном руководителе.

  1. Работодатель должен проинформировать работников о начале работы в обычном режиме работодателя с разъяснением всех правовых последствий невыхода на работу после получения соответствующего приказа в виде электронного образа документа.

Ответственное должностное лицо: (должность, ФИО).

  1. Контроль за исполнением приказа возлагаю на (должность, ФИО).

Генеральный директор: (подпись) ФИО

Приложение №1 к ПРИКАЗ

от «_____»______________ 2020 г. №_______

1. С 12 мая 2020 г. работники организации обязаны соблюдать следующие требования:

1.1. Незамедлительно информировать работодателя:

1.1.1. О наличии заболеваний с установленным диагнозом:

– гипертоническая болезнь 2 степени;

– хроническая обструктивная болезнь легких;

– бронхиальная астма 2 степени.

1.1.2. О наличии беременности.

1.1.3. О наличии симптомов острой респираторной вирусной инфекции или наличии установленного врачом диагноза острого респираторного вирусного заболевания, новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), пневмонии у работника или у лиц, совместно проживающих с ним.

1.2. Не покидать место проживания (пребывания) для осуществления трудовой деятельности в случаях, указанных в пункте 1.1 настоящих требований.

1.3. Соблюдать дистанционный режим работы, установленный работодателем.

1.4. Соблюдать режим использования средств индивидуальной защиты, установленный настоящим указом, с учетом особенностей, установленных работодателем.

1.5. Участвовать в медицинских обследованиях, организовываемых работодателем в соответствии с настоящим указом.

2. С 12 мая 2020 г. работодатель обязан соблюдать следующие требования:

2.1. Помимо лиц, обязанных соблюдать режим самоизоляции в соответствии с настоящим указом, не допускать на рабочие места и (или) территорию работодателя работников, указанных в пункте 1.1 настоящих требований.

2.2. Обеспечить соблюдение следующего режима использования средств индивидуальной защиты:

2.2.1. Использование средств индивидуальной защиты органов дыхания (маски, респираторы) на рабочих местах и (или) территории работодателя, за исключением случаев нахождения работника в обособленном помещении без присутствия иных лиц.

2.2.2. Использование средств индивидуальной защиты рук (перчатки) на рабочих местах и (или) территории работодателя в случаях посещения мест общего пользования, в том числе лифтов, санитарных узлов, мест приема пищи, а также физического контакта с предметами, используемыми неограниченным кругом лиц, в том числе дверными ручками, поручнями, иными подобными предметами.

2.3. Обеспечить периодичность измерения температуры тела работникам на рабочих местах и (или) территории работодателя (не менее одного раза в 4 часа) с учетом измерения температуры тела при допуске на рабочие места и (или) территорию работодателя.

2.4. Обеспечить в период с 12 мая 2020 г. по 31 мая 2020 г. Проведение исследований на предмет наличия новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) в организациях, допущенных к проведению таких исследований в соответствии с законодательством Российской Федерации, в отношении не менее 10 процентов работников.

2.5. Обеспечить в период с 1 июня 2020 г. в течение каждых 15 календарных дней проведение указанных в пункте 2.4 настоящих требований исследований в отношении не менее 10 процентов работников.

2.6. Обеспечить взятие крови у работников для проведения лабораторного исследования методом иммуноферментного анализа (ИФА) на наличие новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) и иммунитета к ней в порядке и сроки, установленные Департаментом здравоохранения города Москвы.

2.7. При невозможности обеспечения соблюдения социального дистанцирования между стационарными рабочими местами обеспечить установление между ними разделительных перегородок.

Дистанционные работники: полный справочник для кадровика и бухгалтера

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Суть дистанционной работы

В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не преду­смотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Оформляем прием на «дистанционку»

Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63ФЗ.

Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?

В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Читайте также:  Сколько стоит банкротство юр лица

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:

– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;

– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:

– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);

– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:

Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».

– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Нюансы дистанционной работы

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:

– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

  • как правильно оформить дистанционных работников;
  • что нужно знать об электронном обмене документами;
  • какие новые обязанности появятся у работодателей;
  • в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

  1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
  3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

  • работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

  • Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

  • Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
  • Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

  1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
  2. В локальном нормативном акте предусмотрите:
  • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
  • порядок взаимодействия работника и работодателя;
  • срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
  • порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.
Читайте также:  НДС на медицинские товары и услуги: определение ставки

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

  • санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
  • обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

  1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
  2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

  • Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
  • Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

  • Скачайте в конце статьи методичку «Правила оформления дистанционной работы» — это фрагмент методических материалов из семинара « Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах », где вы найдете рекомендации для работы.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Порядок перехода с дистанционной работы обратно в офис

Отдельные наниматели, временно установившие в связи с распространением коронавируса для своих работников дистанционную работу, уже приняли или задумываются над решением о возврате сотрудников обратно в офис. Рассмотрим, как это сделать в ситуации, когда срок дистанционной работы не был установлен нанимателем и инициатива отмены дистанционной работы исходит от него или от работника, а также когда такой срок наниматель определил в соответствующих документах.

Если наниматель не определил срок дистанционной работы при ее установлении

Установление дистанционной работы является изменением существенных условий труда (ИСУТ) . Следовательно, в ситуации, когда нанимателем не был установлен период дистанционной работы (т.е. не определена дата окончания), отмена дистанционной работы также является ИСУТ. ИСУТ может происходить и по инициативе нанимателя, и по инициативе работника. В зависимости от того, кто является инициатором, алгоритм действий будет разниться.

Инициатива отмены исходит от нанимателя

Если ИСУТ происходит по инициативе нанимателя, то ему нужно обосновать это конкретными причинами, письменно предупредить работников об ИСУТ с соблюдением установленных законодательством сроков, получить их согласие на работу с ИСУТ, оформить необходимые документы .

Обратите внимание!
Нормы абз. 2 п. 14 Указа N 143 хотя и позволяют провести ИСУТ, предупредив работника за один календарный день, но только в случае наличия обоснованных причин неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя. Поэтому при принятии решения об отмене дистанционной работы и переходе к обычной работе с применением этого срока предупреждения следует обосновать ИСУТ, увязав его с данными причинами.

Алгоритм отмены дистанционной работы по инициативе нанимателя выглядит следующим образом (см. схему 1).

Инициатива отмены исходит от работника

Возможна ситуация, когда работник сам изъявил желание вернуться на работу в офис и обращается к нанимателю с соответствующим заявлением. Наниматель вправе с учетом сложившихся обстоятельств и возможности пойти навстречу работнику или отказать ему.

При принятии решения нанимателю следует учитывать, что переход обратно в офис по инициативе работника имеет определенные преимущества, поскольку в этом случае нанимателю не нужно обосновывать ИСУТ конкретными причинами, предупреждать работника об этом в установленные сроки и т.д.

Алгоритм отмены дистанционной работы по инициативе работника выглядит следующим образом (см. схему 2).

Оформление документов

Приведенные выше алгоритмы подразумевают оформление необходимых документов. Перечень этих документов содержится в приведенной ниже таблице. Необходимость их оформления привязана к инициатору отмены дистанционной работы.

Документ, оформляемый при отмене дистанционной работыПо инициативе
нанимателяработника
Заявление работника (об отмене дистанционной работы)+
Приказ о мероприятиях по отмене дистанционной работы+
Предупреждение работника об отмене дистанционной работы+
Письменный ответ работника на предупреждение+
Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)++
Приказ об изменении условий трудового договора++

Далее подробно остановимся на каждом документе:

1. Заявление работника (об отмене дистанционной работы).

— просьба об отмене дистанционной работы и переходе обратно на работу в офис;

— дата, с которой работник хочет вернуться на работу в офис;

— причина перехода (указывать ее, на наш взгляд, не обязательно).

Получив заявление, наниматель оформляет на нем письменное указание о порядке исполнения документа — резолюцию .

2. Приказ о мероприятиях по отмене дистанционной работы. На наш взгляд, в приказе следует указать:

— конкретные обоснованные причины, повлекшие ИСУТ;

— суть вводимых ИСУТ (отмена дистанционной работы);

— дату, с которой вводятся изменения (дату выхода на работу в офис);

— перечень подготовительных и организационных мероприятий с указанием исполнителей, ответственных лиц и срока исполнения по каждому мероприятию;

— порядок предупреждения работников об отмене дистанционной работы (в том числе процедуру разъяснения работнику правовых последствий отказа от продолжения работы с изменившимися условиями труда).

Сведения о проведении этих мероприятий целесообразно включить в данный приказ, чтобы не издавать отдельный. Также следует указать лицо, ответственное за подготовку и направление предупреждений.

3. Предупреждение об отмене дистанционной работы (возвращении на работу в офис).

Конкретный порядок предупреждения работников законодательство не регламентирует. Оно только предусматривает его обязательную письменную форму. На практике, как правило, используются следующие варианты:

1) ознакомление работников с текстом приказа о предстоящем ИСУТ под подпись с собственноручным указанием даты ознакомления;

2) оформление индивидуального письменного предупреждения для каждого работника (этот вариант предпочтительнее, т.к. предполагает возможность получения на бланке предупреждения от работника отметки о согласии (несогласии) на работу с изменившимися условиями труда).

В предупреждение, полагаем, следует включить следующую информацию:

— суть предстоящих изменений — отмена дистанционной работы и возвращение на работу в офис;

— причины, их вызвавшие;

— дату введения изменений;

— сроки принятия решения работником о согласии (несогласии) продолжить работу с изменившимися условиями труда;

— правовые последствия согласия (несогласия) работника;

— место для отметки о вручении работнику предупреждения;

— место для отметки о согласии (несогласии) работника продолжить работу с изменившимися существенными условиями труда.

4. Письменный ответ работника на предупреждение.

Ответ работника может быть выражен:

— в предупреждении в виде отметки о согласии (несогласии) продолжить работу;

— отдельном заявлении работника.

Обратите внимание!
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися условиями труда, т.е. от возвращения с дистанционной работы в офис, он подлежит увольнению по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка .

5. Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

— перечень положений (пунктов) трудового договора, касающихся дистанционной работы, которые подлежат исключению из трудового договора;

6. Приказ об изменении условий трудового договора. Изменение условий трудового договора оформляют, как правило, приказом . Отметим, что название приказа наниматель определяет самостоятельно.

— название действий (например, отменить дистанционную работу и внести изменения в трудовые договоры);

— дата отмены дистанционной работы и внесения изменений;

— Ф.И.О. работника(ов), должности (профессии) с наименованием структурного подразделения, в отношении которых эти действия направлены.

Основанием для издания приказа являются:

— предупреждение с согласием работника или его заявление (в зависимости от того, кто был инициатором ИСУТ);

— дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

Данный приказ относится к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет, и его регистрационный номер дополняется литерой «к» . Приказ объявляется работнику под подпись.

Порядок обмена документами

Для дистанционной работы законодатель упростил порядок обмена документами между нанимателем и работником. Основное условие: порядок обмена документами должен быть обязательно прописан в трудовом договоре о дистанционной работе .

Так, документами, не требующими ознакомления работника под подпись, можно обмениваться путем направления файлов с текстами документов в электронном виде. К примеру, свое заявление об отмене дистанционной работы работник может отправить по электронной почте и таким же образом получить ответ от нанимателя (заявление с резолюцией). Но при условии, что указанный способ обмена документами прописан в трудовом договоре .

Для документов, которые требуют ознакомления с ними работника под подпись, законодатель порядок обмена усложнил. С данными документами работник может быть ознакомлен путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде (например, путем направления по электронной почте). Однако в течение двух рабочих дней наниматель должен направить работнику копии этих документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении . Такой порядок обмена следует применять в отношении приказов, предупреждения и дополнительного соглашения к трудовому договору.

В целях минимизации расходов на почтовые отправления целесообразно одним почтовым отправлением направить работнику сразу весь пакет необходимых для ознакомления документов.

Если наниматель определил срок дистанционной работы

При временном переходе на дистанционную работу наниматель может установить конкретный ее срок. То есть помимо даты ее начала определить, когда она заканчивается. Эти даты обычно указывают в приказе о переходе на дистанционную работу (установлении дистанционной работы), дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту), предупреждении и доводят до сведения работников. В ситуации, когда срок дистанционной работы подошел к концу и продлевать его наниматель не намерен, окончание дистанционной работы происходит автоматически. Соответственно, работники на следующий день после даты окончания срока дистанционной работы должны выйти на работу в офис. Необходимость в совершении каких-либо дополнительных действий у нанимателя отсутствует. В частности, ему не нужно издавать отменяющий дистанционную работу приказ, заключать новые дополнительные соглашения к трудовому договору (контракту) и т.д.

Обратите внимание!
В ситуации, когда срок дистанционной работы был установлен, но нанимателем было принято решение о досрочной отмене дистанционной работы либо работник выступил с инициативой выйти на работу в офис ранее срока ее окончания, автоматической отмены дистанционной работы не происходит. В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться требованиями законодательства об ИСУТ.

Ссылка на основную публикацию