Сотрудник не вернул подотчет

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации” (далее – Положение N 373-П).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

поддерживают позицию налоговых органов (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29, ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1);

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

10 января 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Погашение долга по подотчету при увольнении

Сотрудник не вернул долг по подотчету: общая информация

С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Если сотрудник не вернул неиспользованный аванс или его оставшуюся часть в установленный работодателем срок, то согласно ст. 137 ТК РФ организация или ИП может вычесть сумму этого аванса из зарплаты, но не позднее месяца со дня окончания срока для его возврата и если сотрудник согласен с размером и основанием удержания. В письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 говорится о том, что необходимо получить письменное согласие работника на удержание. Удержание производится на основании приказа, утвержденного руководителем.

Еще одна возможность вернуть долг подотчетника — удержать его из суммы окончательного расчета при увольнении. При увольнении сотрудник чаще всего получает обходной лист, в котором должны стоять подписи ответственных лиц, подтверждающие факт того, что за сотрудником не числится никаких задолженностей. Так бухгалтер, ответственный за расчет, будет в курсе долга сотрудника или не забудет это проверить самостоятельно. Удержание из окончательного расчета работника возможно только с согласия работника, так же как и удержание из ежемесячной зарплаты (ст. 137 ТК РФ).

Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.

Как удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные суммы, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Если увольняющийся не согласился вернуть долг, а сумма расчета не покрыла его полностью, то организация вправе подать на этого сотрудника в суд. Подать иск нужно успеть в течение года с даты, когда закончился срок, на который давались деньги под отчет (ст. 392 ТК РФ). Если суд не увенчался успехом либо организация решила туда не обращаться, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчету списывается в состав прочих расходов в бухгалтерском учете, а в налоговом может быть учтена во внереализационных расходах согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ).

Налоговые последствия невозврата подотчетных сумм

В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.

Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.

Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».

Также сумма неудержанного НДФЛ должна быть показана в строке 080 формы 6-НДФЛ.

О правилах заполнения строки 080 расчета 6-НДФЛ читайте в статье «Порядок заполнения строки 080 формы 6-НДФЛ».

С отчетности за 1 квартал 2021 года справку 2-НДФЛ подавайте в составе 6-НДФЛ. Подробнее об объединении 2-х отчетов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

В письме Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать. В дальнейшем, если, например, в результате решения суда сотрудник произведет возврат средств организации, то излишне удержанную сумму НДФЛ он сможет вернуть в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страхвзносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

Бухучет невозвращенных подотчетных сумм

Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

Те расходы, которые нельзя произвести безналичными расчетами, а также расходы по командировкам организация может оплатить через своих работников. Для этого она должна выдать им под отчет денежные средства. Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось по ранее выданному авансу и не вернуло подотчетные суммы в установленный срок? Об этом в статье.

Срок, на который предприятие может выдать наличные деньги под отчет, определяет ее руководитель. Лица, получившие такие деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении установленного промежутка времени или со дня возвращения из командировки отчитаться по ранее полученным суммам. Для этого им следует предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).

Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет

Рисунок 1. ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СРОКОВ, НА ВЫДАЧУ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ

Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»

Об утверждении сроков, на которые могут быть выданы

наличные деньги под отчет

г. Ярославль 11.01.2011

С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия

Утвердить на 2011 год следующие сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет:

Цель выдачи денег

Сроки в календарных днях

Покупка хозяйственного инвентаря

21 день со дня выдачи

Покупка канцелярских принадлежностей

7 дней со дня выдачи

Оплата мелкого ремонта офисной техники

28 дней со дня выдачи

Оплата почтово-телеграфных расходов

7 дней со дня выдачи

Генеральный директор Веселов А.А. Веселов

Помимо приказа о сотрудниках, имеющих право получать деньги под отчет, руководителю предприятия имеет смысл издать приказ об утверждении сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет. Ведь не исключено, что кто-нибудь из подотчетных лиц будет затягивать с отчетом по израсходованным суммам и осуществлением окончательного расчета по ним. А если работник не отчитался по ранее полученному авансу, то, согласно названному выше пункту 11 Порядка, он не может получить под отчет следующую сумму наличных денег. Данный приказ помогает организовать работу с наличными и дисциплинировать трудовой коллектив.

Обратите внимание, что сроки, на которые работнику могут быть выданы наличные деньги под отчет, руководитель предприятия назначает по своему усмотрению. Никаких ограничений в законодательстве нет.

Устанавливать срок, на который работникам выдаются подотчетные деньги, – это право, а не обязанность руководителя предприятия. Однако если указанный промежуток времени не определен, то сотрудник должен отчитаться в день получения подотчетных сумм. Это следует из письма ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Руководитель ЗАО «Перун» не установил срок, на который сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги для осуществления хозяйственных расходов.

12 мая 2011 года офис-менеджер ЗАО «Перун» В.П. Ласточкина получила деньги на покупку канцтоваров. В этот же день она обязана выполнить задание, сдать авансовый отчет и вернуть неизрасходованный остаток подотчетных денег в кассу.

Организациям, не пересматривающим в течение года сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет для осуществления хозяйственных расходов, целесообразно прописать эти сроки в учетной политике.

Удержание неизрасходованных подотчетных сумм

Итак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.

В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.

Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.

Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.

Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.

Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абзац 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.

Порядок удержания

Согласно части 3 статьи 137 Трудового кодекса для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, ранее выданного сотруднику в подотчет, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Условие — работник не должен оспаривать оснований и размеров удержания.

Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Для удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие. Такие выводы приведены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Отметим, что удержания из заработной платы можно производить в ограниченном размере. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — статья 138 Трудового кодекса.

Менеджер ООО «Ярило» Н.К. Разин получил 16 мая 2011 года в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.

В ООО «Ярило» наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Согласно пункту 11 Порядка, отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Ярило». Разин должен до 15 июня 2011 года включительно.

15 июня 2011 года Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО «Ярило». В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (4000 – 2500) — Разин не вернул.

27 июня 2011 года Разин дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы. В этот же день руководитель ООО «Ярило» издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний.

Зарплата Н.К. Разина за июнь 2011 года составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО «Ярило» вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Разина за июнь 2011 года.

Рисунок 2. ПИСЬМЕННОе СОГЛАСИЯ РАБОТНИКА НА УДЕРЖАНИЕ

В связи с невозвращением мною в установленный срок неизрасходованных подотчетных сумм в размере 1500 руб. не возражаю против их удержания из моей зарплаты.

27 июня 2011 года Разин Н.К. Разин

Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»

Об удержании из заработной платы

неизрасходованных подотчетных сумм

г. Ярославль 27.06.2011

1. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на ремонт принтера, удержать из заработной платы менеджера Н.К. Разина денежную сумму в размере 1500 руб.

2. Бухгалтеру З.П. Степановой провести удержание из заработной платы указанного сотрудника начиная с июня 2011 года.

Генеральный директор Веселов А.А. Веселов

Исполнитель бухгалтер Степанова З.П. Степанова

С приказом ознакомлен: Разин Н.К. Разин

Рисунок 3. ПРИКАЗ ОБ УДЕРЖАНИИ

В бухгалтерском учете ООО «Ярило» были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

1500 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 24 000 руб. – начислена зарплата за июнь 2011 года Н.К. Разину;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДФЛ»

— 3120 руб. (24 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Н.К. Разина;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

— 1500 руб. — удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 19 380 руб. (24 000 – 3120 – 1500) – выплачена зарплата Н.К. Разину.

Допустим, руководитель организации пропустил срок, отведенный для принятия решения об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного им аванса. Или данный работник оспаривает основания и размеры удержания. В этом случае организации придется обращаться в суд.

Если задолженность по ранее полученной подотчетной сумме работник погашает самостоятельно, то неизрасходованную и не возвращенную в срок подотчетную сумму в бухгалтерском учете также следует списать на счет недостач проводкой по дебету счета 94 и кредиту счета 71. Затем при возвращении суммы задолженности, например, в кассу предприятия необходимо сделать бухгалтерскую запись по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по недостачам».

Сумма числится за уволившимся сотрудником

Если сотрудник, который не вернул подотчетные суммы, был уволен, то по истечении срока исковой давности организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:

— либо за счет резерва по сомнительным долгам (если организация создавала такой резерв). При этом оформляется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов 71;

— либо на финансовые результаты деятельности организации бухгалтерской записью по дебету счета 91 и кредиту счетов 71.

Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

ООО «Ярило» выдало под отчет 18 мая 2011 года офис-менеджеру Шоркиной 3000 руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Напомним, что, согласно приказу руководителя, в указанной организации наличные деньги под отчет для названных целей выдаются на срок, равный 21 календарному дню, начиная со дня выдачи.

25 мая М.А. Шоркина уволилась, по подотчетным суммам не отчиталась, денежные средства в кассу предприятия не вернула.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, ООО «Ярило» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 8 июня 2011 года.

8 июня 2014 года ООО «Ярило» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания.

Налоговый учет

Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.

Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.

Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.

Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).

Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Удержание НДФЛ

При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Что делать работодателю, если работник не вернул подотчетные деньги?

Риски: при соблюдении ряда условий работодатель вправе удержать невозвращенную сумму из зарплаты работника. В противном случае взыскание возможно только в судебном порядке.

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

– в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;

– в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);

– в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам – это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев срок возврата подотчетных средств нужно установить в ЛНА (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Невозвращенными подотчетными суммами считают:

– суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок;

– суммы, авансовый отчет по которым обоснованно не утвержден руководителем;

– неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета, который не сдан в кассу в установленный срок.

  • Удержание невозвращенных сумм из зарплаты

Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:

  1. составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
  2. получить согласие работника на удержание. Работник должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Согласие оформляется в произвольной форме. Например, подпись работника под согласием можно предусмотреть в приказе руководителя об удержании. Если согласие работника на удержание отсутствует, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.

Максимальный размер удержаний из заработной платы работника – 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Поэтому если невозвращенная подотчетная сумма превышает 20% начисленной зарплаты за минусом НДФЛ, то удерживать ее придется в течение нескольких месяцев.

Если работник не возвратил подотчетную сумму, но она удерживается из его зарплаты, то на нее не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы.

В целях налогообложения прибыли в этом случае у организации не возникает ни доходов, ни расходов.

  • Как списать задолженность работника по возврату подотчетных сумм, которые не были взысканы

Обложение просроченной суммы страховыми взносами и НДФЛ, учет этой суммы в составе расходов в целях налогообложения прибыли и отражение операции по списанию в бухгалтерском учете зависят от обстоятельств ее списания (в частности, от причины списания). Такими причинами могут быть:

– добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику;

– отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;

– отсутствие имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;

– истечение срока исковой давности.
Об обложении списанных подотчетных сумм страховыми взносами и НДФЛ, а также про их отражение в бухгалтерском и налоговом учете читайте в Готовом решении: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2019).

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.

К таким средствам относят:

  • деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
  • остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2020 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000×13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2020 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  • день, когда истек срок давности;
  • день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

  • списания задолженности, прощения долга;
  • истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • истек срок давности (3 года);
  • исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

В налоговом учете резерв по задолженности подотчетника создать нельзя: она не считается сомнительной, поскольку не связана с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

  • отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
  • создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
  • списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
  • списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
  • списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

В том случае если работник не вернул средства, выданные ему в подотчет, их удерживают из зарплаты. Но для этого от работника необходимо получить согласие, в противном случае работодатель вернуть свои средства сможет вернуть только через суд. В статье рассмотрим что делать, если работник не отчитался за подотчетные деньги.

  1. Порядок удержания подотчетных денег
  2. Срок для возврата подотчетных денег
  3. Проводки при удержании подотчетных денег
  4. НДФЛ и страховые взносы
  5. Что делать если работник отказывается от удержания средств из зарплаты
  6. Пример удержания
  7. Когда можно списать подотчетные суммы
  8. Что делать если за подотчетные деньги не отчитался директор
  9. Законодательная база

Порядок удержания подотчетных денег

Средства, которые работнику выданы в качестве подотчетных, в случае из невозвращения работником удерживают из зарплаты. Для этого издают приказ об удержании подотчетных средств в свободной форме. Оформить такой приказ нужно в определенный срок, а именно, не позднее одного месяца с даты окончания срока, который работнику был установлен для отчета. Взыскать эти средства можно только в том случае, если работник не оспаривает ни их размер, ни основание. В связи с этим необходимо получить письменное согласие работника, в котором он подтвердит, что не против удержаний. Если такого согласия нет, взыскать средства можно только через суд (137 ТК РФ).

Важно! Размер удержаний из месячной зарплаты сотрудника не должен превышать 20%.

Срок для возврата подотчетных денег

Законодательство срок по выдаче подотчетных средств не устанавливает, работодатель должен это сделать самостоятельно. Срок этот указывается в заявлении работника на выдачу денег в подотчет. Не позднее трех дней после установленного такого срока работнику нужно за полученные средства отчитаться. Если речь идет о деньгах, выданных работнику в командировку, то отчет нужно предоставить в срок до трех дней со дня возвращения из командировки (Постановление Правительства №749 от 13.10.2008).

Если при выдаче подотчетных денег не был установлен срок по предоставлению авансового отчета, то предоставить его работник обязан в день выдачи денежных средств. Однако лучше, чтобы таких ситуаций не возникало и не было претензий со стороны проверяющих органов, устанавливать срок для отчета или возврата денежных средств.

Важно! Размер подотчета и срок, на который он выдается определяется работодателем. Отчитаться по выданным средствам работник должен не позднее 3-х дней с момента окончания этого срока.

Если работник не возвращает вовремя неизрасходованные средства, то это является нарушением кассовой дисциплины. Но ответственности именно за такое нарушение не предусмотрено.

Проводки при удержании подотчетных денег

Если срок для отчета работника за полученные им средства прошел, то необходимо указать недостачу по матценностям (Читайте также статью ⇒ Максимальная сумма удержания из заработной платы в 2021). Проводка при этом будет следующей:

Д94 К71 – средства, выданные в подотчет отражены как недостача;

Д70 К94 – из зарплаты удержаны подотчетные деньги.

НДФЛ и страховые взносы

Если работодатель удерживать с работника подотчетные деньги отказался, у сотрудника появился доход. С этого дохода соответственно нужно удержать НДФЛ и оплатить страховые взносы. Если в будущем работник долг возвращает, уплаченные взносы и НДФЛ можно пересчитать.

Что делать если работник отказывается от удержания средств из зарплаты

Если работник отказывается от удержаний выданных ему денег в подотчет из зарплаты, работодатель насильно их удержать не может. В этом случае он может обратиться только в суд. Если и по суду долг не возвращен, то списывается она как безнадежная «дебиторка» в связи с истечением срока исковой давности.

Важно! Если работник отказывается от удержания невозвращенных им подотчетных денег из аванса, то взыскать их можно только в суде.

Пример удержания

Бухгалтеру ООО «Континент» Петровой О.П. 1 февраля 2018 года был выдан аванс в размере 4 000 рублей на приобретение канцтоваров для отдела бухгалтерии на срок 25 дней. Петрова приобрела канцтовары только на 2 500 рублей, о чем составила авансовый отчет, к которому приложила подтверждающие документы: кассовый и товарный чек. Оставшуюся сумму подотчетных денег – 1 500 рублей (4 000 – 2 500) Петрова не вернула в положенный срок, а написала заявление на взыскания с нее этой суммы с заработной платы за февраль 2018 года.

Зарплата Петровой за февраль составляет 35 000 рублей. Детей у сотрудницы нет, поэтому вычет по НДФЛ предоставлять ей не требуется.

Максимальная сумма удержаний из заработной платы за месяц составляет 20%:

35 000 х 20% = 7 000 рублей.

Сумма, которую необходимо удержать с Петровой меньше 20% от зарплаты, поэтому удержать мы ее можем в полном объеме.

Проводки будут следующими:

Хозяйственная операцияДКСумма, рублей
Средства, выданные в подотчет отражены как недостача94711 500,00
Петровой начислена заработная плата447035 000,00
С зарплаты Петровой удержан НДФЛ (35 000 х 13%)70684 550,00
С Петровой удержана подотчетная сумма70941 500,00
Петровой перечислена зарплата705128 950,00

Когда можно списать подотчетные суммы

Списать подотчетные суммы можно только в связи с истечением срока исковой давности (ИД). Для этого используют следующий порядок:

  • Устанавливают дату, с которой отчитывают срок ИД. Его начинают вести со дня, который следует за крайней датой возврата подотчета (191 ГК РФ). К примеру, работник должен был вернуть неизрасходованный подотчет в срок до 10 февраля, соответственно, с 11 февраля начинаю отсчет срока ИД. ;
  • Отсчитывают 3 года с начала срока ИД. Срок ИД составляет 3 года (196 ГК РФ). Срок именно для такого случая законодательством не установлен, поэтому принимается срок для ИД. Но учитывать при этом следует такие обстоятельства, которые могут стать причиной прерывания ИД. В этом случае отсчет ИД начинают заново.

Что делать если за подотчетные деньги не отчитался директор

До недавнего времени считалось, что невозвращенных подотчетных сумм необходимо удержать НДФЛ. Но в настоящее время дело обстоит по-другому. Если работник не отчитался, то его собственностью деньги признать нельзя, за ним так и будет числится этот долг. Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы нужно только в том случае, если долг работника будет прощен. При этом у работника появляется доход, а у компании – убыток. Поэтому с любым сотрудником, даже с

директором, стоит договориться о предоставлении отчета о выданных авансах. Но если долг компания не списывает и с работника не удерживает, то его можно будет списать только после истечения срока ИД, который равен 3 годам (Читайте также статью ⇒ Удержания излишне выплаченных отпускных).

Что делать, если подотчетное лицо не отчиталось в срок?

Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.

К таким средствам относят:

  • деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
  • остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы (читать далее…).

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Пример

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2020 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000 х 13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2020 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  • день, когда истек срок давности;
  • день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

  • списания задолженности, прощения долга;
  • истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • истек срок давности (3 года);
  • исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

  • отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
  • создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
  • списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
  • списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
  • списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.

Подводим итоги

  • Если подотчетник не вернул деньги в срок, можно по его согласию удержать их из зарплаты, в противном случае — взыскать по суду.
  • На невозвращенную сумму, ставшую доходом работника, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также:  Пример заполнения раздела 4 расчета рсв 1
Ссылка на основную публикацию