Образец листа ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Как ознакомить с приказом под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

  • Сокращать ли рабочий день 5 марта
  • Для работодателей установят новую обязанность по размещению вакансий
  • Как и где хранится трудовая книжка работника
  • Как вернуть НДФЛ с платы за обучение
  • Основы делопроизводства: как сокращенно пишется «исполняющий обязанности»

Нормативная база

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.. Используйте эти инструкции бесплатно.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

  • прием на работу;
  • вступление в новую должность;
  • проведение проверки;
  • проведение тестирования подчиненных;
  • перевод на другую должность;
  • предоставление планового или внеочередного отпуска;
  • повышение или понижение оплаты труда;
  • возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

  1. Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
  2. Ф. И. О. сотрудника.
  3. Его должность.
  4. Дата и подпись.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

В отдельных случаях аналогичная отметка ставится непосредственно в распоряжении руководства. Вот как выглядит образец в приказе «с приказом ознакомлены»:

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник отдела продаж ________________________Петров П.П. (дата)

Заместитель начальника отдела продаж____________ Иванов И.И.(дата)

Делопроизводитель _____________________________ Семенова С.С.(дата)

Консультант по юридическим вопросам_____________ Кононов К.К.(дата)

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.

Лист ознакомления с приказом

В обязанности работодателя, согласно Трудовому кодексу (ст.ст. 22, ст. 68 ТК РФ) входит ознакомление работников предприятия с локальными нормативными актами:

  • общего характера (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор);
  • напрямую касающимися их трудовой деятельности (должностная инструкция, инструкции по охране труда, приказы по основной деятельности и т.п.).

Статья 68 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя ознакомить работника с коллективным и договором и ПВТР непосредственно при приеме на работу. Ознакомление с приказами и другими нормативными документами производится в процессе работы.

Одним из способов фиксации факта ознакомления работника с организационно-распорядительным документом является лист ознакомления с приказом.

Основные виды приказов

В общем виде все приказы, издаваемые работодателем, подразделяются на две группы:

  • приказы по основной деятельности, то есть приказы управленческого профиля, касающиеся функционирования отдельных подразделений или работников или всего предприятия. Например, приказы о привлечении к работе в выходной день, об утверждении документов, о назначении ответственных, о создании комиссии и т.п.;
  • приказы по личному составу, то есть касающиеся изменения трудового статуса конкретного работника. Например, приказ о приеме на работу, об отпуске, о поощрении, о переводе на другую должность.

Подробно об оформлении различного рода приказов вы можете прочитать в специальном разделе нашего сайта.

Ознакомление

Сразу отметим, что лист ознакомления является не единственным способом, с помощью которого можно зафиксировать ознакомление работника с приказом или иным нормативным локальным актом. Его составление будет оправдано в случаях, когда с приказом нужно ознакомить большое количество работников, например, все подразделение или всю организацию.

В ситуации, когда приказ касается одного работника, допустимо ознакомление его с документом в графе, внесенной в текст самого приказа.

Кроме того, в организации может существовать отдельный журнал ознакомления работников с приказами.

Кто должен знакомить с приказами

Обязанность по ознакомлению работников с приказом, как правило, делегируется в зависимости от конкретного назначения приказа.

Читайте также:  Как и куда написать жалобу на Леруа Мерлен

С приказами по личному составу и с нормативными локальными актами при приеме на работу работника ознакомляет специалист отдела кадров.

С приказами, касающимися работы подразделения, работника ознакомляет непосредственный начальник или иное назначенное руководителем организации лицо.

Сроки ознакомления

Следует иметь в виду, что для некоторой распорядительной документации законодательно установлены сроки, отведенные на ознакомление. Так, трехдневный ознакомительный срок установлен для:

  • приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);
  • приказа о наложении дисциплинарного взыскания, в т.ч. приказа об увольнении (ст. 193 ТК РФ).

В остальных случаях рекомендуется руководствоваться:

  • Инструкцией по делопроизводству;
  • здравым смыслом (к примеру, очевидно, что с приказом о привлечении к работе в выходной день работник должен быть ознакомлен непосредственно до выхода на смену, а с приказом об отпуске — до ухода в отпуск);
  • сроками, установленными самим приказом. Например, если согласно приказу от руководителей или работников требуется предоставление данных, выполнение мероприятий или разработка документа, срок ознакомления с приказом может быть установлен с учетом объема необходимой для его выполнения работы.

Форма листа ознакомления

Законодательно не установлено унифицированной формы листа ознакомления с приказом. Организации разрабатывают его сами и включают с Инструкцию по делопроизводству или оформляют в свободной форме. Вы можете воспользоваться приведенной ниже структурой для оформления листа ознакомления.

Лист ознакомления должен содержать в себе следующие структурные элементы:

  1. заголовок — «Лист ознакомления работников ООО __________ »;
  2. название приказа и его реквизиты;
  3. ФИО, структурное подразделение работника, ознакомившегося с приказом;
  4. дату ознакомления;
  5. подпись.

Что делать с листом ознакомления дальше

Листы ознакомления хранятся вместе с приказами или в отдельных папках в структурном подразделении. Срок хранения листов ознакомления законодательно не установлен, однако рекомендуется хранить его в течение срока действия документа, ознакомление с которым он подтверждает.

Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Что такое лист ознакомления с приказом?

Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.

Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.

Когда нужен документ

Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.

Листок ознакомления выступает приложением к приказу.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.

Что будет, если лист не подписан

Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.

Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.

Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:

В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.

Правила ознакомления работников с приказом

Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.

К правилам его составления относится:

  • оформляется исключительно в письменной форме;
  • содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
  • может относиться к разным сферам работы компании;
  • формируется от лица руководителя фирмы;
  • в него могут вноситься изменения;
  • не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.

Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.

Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.

Когда ставится подпись

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.

Нюансы ознакомления

Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.

Кем составляется лист ознакомления с приказом

Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.

Бланк листа ознакомления.

Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.

Образец

Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.

Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.

В него обязательно вносятся следующие сведения:

  • полное наименование компании;
  • название документа;
  • дата его формирования;
  • номер и содержание приказа;
  • номера всех сотрудников;
  • ФИО работников предприятия;
  • занимаемые ими должности;
  • дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
  • подписи всех наемных специалистов.

Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.

Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.

Правила оформления

При оформлении этой документации учитываются следующие правила:

  • листок делается исключительно в одном экземпляре;
  • для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
  • вносится информация от руки или с помощью компьютера;
  • требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
  • отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
  • листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.

Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:

Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.

Как хранятся бланки

Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.

Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.

Когда не требуется составлять

По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.

В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.

К ним относится:

  • в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
  • используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
  • оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
  • на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.

Образец листа ознакомления с приказом.

Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.

Заключение

Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.

Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете здесь.

Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.

Лист ознакомления с приказом: образец

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

Читайте также:  Кадастровая карта Калуги

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Макрос

портал для бухгалтеров

С приказом ознакомлены, образец

  • 02.07.2019
  • от автора admin

Ознакомление с приказом под роспись

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для каких документов обязательно ознакомление под роспись;
  • с какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись;
  • как происходит ознакомление с приказом о поощрении.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф.

Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Существуют три вида приказов:

  • по основной деятельности (издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании);
  • по личному составу (отражает все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем);
  • по административно-хозяйственным вопросам (касаются таких вопросов, как эксплуатация здания, транспорта, вопросов безопасности и пр.).

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Разберемся, кто является фигурантами распоряжений.

Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа. За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены. Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно.

С какими приказами нужно ознакомлять под роспись

Существует как минимум два документальных основания для ознакомления работников с приказами.

  1. Требование Трудового кодекса РФ (приказ о приеме на работу — ст. 68 ТК РФ, об увольнении — ст. 84.1 ТК РФ, о взыскании — ст. 193 ТК РФ);
  2. Виза ознакомления заложена в саму унифицированную форму приказа (это касается таких приказов, как о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, поощрения, командировании, предоставлении отпуска.).

Кроме того, приказы часто ведут к изменению рабочей деятельности, поэтому работники должны не только ознакомиться с нововведениями, но и подписать свое согласие с новым приказом. Все подписи должны храниться в папках с соответствующими документами.

Само ознакомление с приказом может быть сделано либо в самом приказе, либо на отдельном листе, который носит название «лист ознакомления с приказом». В лист ознакомления с приказом обязательно вносится информация о названии и дате приказа, ФИО сотрудника, ставится подпись и дата подписания, могут указываться должности сотрудников.

В статье 22 ТК РФ описываются обязанности работодателя, и среди них есть пункт «знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью». Следовательно, все приказы по личному составу должны быть подписаны, включая приказы о премировании, командировках, штрафах.
Для начисления любой разовой премии основанием является приказ руководителя, оформленный по унифицированным формам № Т-11 и № Т-11а или по разработанной форме в учреждении. В унифицированных бланках уже заранее есть специальные строки, где должен поставить свою подпись ознакомившийся работник. Следовательно, аналогичным образом необходимо расписываться в приказах, оформленных на бланках произвольной формы.

Ознакомление с приказом о поощрении

Чаще всего возникают вопросы о необходимости росписи под приказами о поощрениях работников. Согласно приведенным в постановлении Госкомстата РФ N 1 указаниям, такие приказы подписываются руководителем организации и объявляются работнику под роспись. Это предполагает внесение в приказ каждого премируемого работника и ознакомление каждого сотрудника под роспись с приказом о премировании. Ознакомление в некоторых случаях необходимо только для доведения до сведения работников принятия решений о премировании и размеров поощрения.

Если премия выдается каждому сотруднику за определенный период времени, например – ежемесячно, то есть если поощрение носит массовый и регулярный характер, производится по общим стандартным основаниям и в стандартных размерах, указанным в локальных нормативных актах, то собирать дополнительные подписи работников не обязательно. Достаточно указать регулярность и размер премиальных выплат в локальном акте.

Но при этом работник под подпись должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом, на который имеется ссылка в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)).

Кого нужно ознакомить с приказом?

В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Исполнители задания могут быть указаны в документе обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений представить информацию до 01.09.2018». Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения.

Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт (ЛНА), который касается всех, ознакомить нужно всех работников. В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением. Тогда на документе под словами «С приказом ознакомлен» распишетесь только вы, а затем вам нужно создать лист ознакомления с приказом и либо подойти лично к каждому из коллег, либо действовать через начальников отделов.

В любом случае, если в документе есть задание, то у него должен быть исполнитель и срок выполнения: не просто «Довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся», а «Секретарю Кузнецовой П. А. довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся в срок до 01.09.2018».

Ознакомление работника с документом оформляют по аналогии с реквизитом «виза». Виза ознакомления содержит слова «С приказом ознакомлены», должность работника, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату ознакомления.

Как составить лист ознакомления с приказом?

Стандартной унифицированной формы листа ознакомления с приказом не существует. Лист составляется секретарем в произвольной форме или по шаблону, принятому в делопроизводстве компании.

Во избежание проблем в суде или трудовой инспекции рекомендуем придерживаться стандартной структуры документа.

«Шапка» листа содержит:

  • наименование организации;
  • название деловой бумаги (лист ознакомления с приказом);
  • информацию о приказе, его номер и дату подписания.

Основная часть листа оформляется в виде таблицы со следующими графами:

  • номер сотрудника по порядку;
  • ФИО сотрудника;
  • должность сотрудника;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись сотрудника.

В случае необходимости добавьте в таблицу информацию о структурном подразделении, к которому принадлежит сотрудник и примечания.

Если работников, упомянутых в приказе, много, то для оформления их ознакомления и подписей используйте несколько листов. Листы пронумеруйте и скрепите степлером или суровой нитью.

Образец заполненного листа ознакомления с приказом

Как оформить лист?

Лист ознакомления работников с приказом оформляется либо на фирменном бланке организации, либо на пустом листе формата А4. Лист составляется в одном экземпляре. Бланк документа распечатайте на принтере или напишите от руки. Главное условие легитимности листа — наличие подлинных подписей сотрудников.

Если локальным нормативным актом организации не закреплен порядок удостоверения документов печатью или штампом, то оттиск печати не нужен. Напомним, что с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для визирования документации.

После сбора всех подписей и оформления листа, зарегистрируйте его в Журнале учета внутренней документации компании.

Лист ознакомления с приказом является подтверждением того, что сотрудник, упомянутый в распоряжении, знаком с его содержанием и готов его выполнять. В случае возникновения трудовых споров лист ознакомления будет служить доказательством в суде или трудовой инспекции. Форма листа является свободной, но содержит ряд обязательных элементов: название предприятия, информацию о приказе, фамилии и подписи сотрудников, упомянутых в распоряжении.

Читайте также:  Заработок во ВКонтакте

Узнайте, как с помощью одного простого документа избежать штрафа ГИТ и доказать, что работника вовремя ознакомили с распоряжением.

Подготовили для вас идеальный образец:

Когда понадобится лист ознакомления с приказом

Приказы — письменные распоряжения, в которых закрепляют принятые работодателем решения. С помощью распорядительных документов регулируют самые разные аспекты трудовых отношений, от переводов и назначений на должности до предоставления ежегодных отпусков и декретов, направления в командировки, пересмотра размера зарплаты и не только.

Закон требует знакомить персонал со всеми нормативными документами, имеющими непосредственное отношение к трудовой деятельности. Это относится ко всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, привлекающим наемную рабочую силу.

ТК РФ обязывает знакомить работников под подпись:

  • с приказами о приеме на работу;
  • с приказами об увольнении;
  • с приказами о применении дисциплинарных взысканий.

С остальными приказами также целесообразно знакомить сотрудников под подпись, поскольку факт неознакомления говорит о том, распоряжение не довели до сведения работника, и, следовательно, у того есть право не исполнять задачу работодателя. Обязанность доводить до сведения персонала содержание важных документов, как правило, поручают сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство: ознакомление с приказами — важная часть работы кадровика.

★ Всегда подтверждайте факт ознакомления письменно, с указанием точной даты. Только так в случае конфликта или судебного спора работодатель сможет доказать, что работника действительно уведомили о принятом решении и сделали это в положенный срок. Узнайте, на каких документах подпись работника не нужна, где без нее не обойтись, из статьи журнала «Кадровое дело».

Форма ознакомления с приказом бывает разной. Можно предусмотреть специальное поле для подписи работника на бланке приказа, завести отдельный журнал или использовать лист ознакомления с приказом (бланк для таких случаев не утвержден, поэтому каждая организация вправе разработать собственный вариант).

Последний способ — самый практичный и удобный, если действие приказа распространяется на нескольких сотрудников или целое структурное подразделение компании. Оставляя свою подпись на бланке, работник тем самым подтверждает, что готов приступить к выполнению распоряжения работодателя.

★ Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами лучше отражать в специальном журнале, особенно если предприятие крупное — ведь в этом случае с положениями и прочими документами, устанавливающими нормы поведения на работе, знакомятся десятки или сотни сотрудников. Подробнее о порядке разработки и согласования локальных актов читайте в журнале «Кадровое дело».

Общий протокол ознакомления с приказом

Персонал знакомят только с завизированными руководством (а в некоторых случаях — еще и предварительно согласованными с профсоюзом) приказами. Детали процедуры работодатель может закрепить отдельно — например, разработать локальный акт или издать приказ об ознакомлении с документами. Как бы там ни было, применяемый порядок не должен противоречить нормам трудового законодательства.

  1. Пропускать кого-либо из упомянутых в приказе работников.
  2. Фальсифицировать подписи.
  3. Путем шантажа и угроз заставлять сотрудников, не согласных с распоряжением, подписывать и выполнять его.

Если в день ознакомления сотрудник, на которого распространяется действие распоряжения, отсутствует на работе, например, болеет, взял отпуск за свой счет или находится в командировке — следует дождаться его возвращения и провести процедуру в обычном порядке. В случае отказа от ознакомления — а так часто бывает, если речь идет о неприятном для работника решении, например, выговоре или увольнении — составляют соответствующий акт, желательно в присутствии свидетелей.

Акт об отказе сотрудника подписать приказ о наложении дисциплинарного взыскания

★ К сотруднику, который без уважительных причин отказывается подписывать и выполнять распоряжение работодателя, можно применить дисциплинарное взыскание. Выбор меры наказания определяют с учетом обстоятельств. Как правило, к злостным нарушителям дисциплины применяют более строгие меры, чем к остальным сотрудникам. Но в любом случае арсенал применяемых работодателем способов воздействия ограничен статьей 192 ТК РФ. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как определить тяжесть проступка и применить дисциплинарное взыскание, не нарушая закон.

Как оформить лист ознакомления с приказом

Поскольку унифицированной формы нет, каждый работодатель вправе разработать собственный лист ознакомления с приказом под роспись (образец документа во многом похож на лист ознакомления с локальным нормативным актом, графиком сменности или графиком отпусков, разница только в названии). Сама по себе формулировка ознакомления с приказом может быть любой, достаточно даже одного слова «ознакомлен» или простой таблицы, в которой есть соответствующая графа. Главное — предусмотреть поля для всех необходимых реквизитов:

  • подписей сотрудников;
  • порядковых номеров, проставляемых по мере ознакомления персонала с распоряжением;
  • дат ознакомления;
  • сведений о работнике: фамилии, имени, отчества, табельного номера и структурного подразделения, в котором он числится.

Так выглядит типовой лист ознакомления с приказом (образец), скачать документ подписчики «Системы Кадры» могут бесплатно.

Смотреть образец от эксперта

Прежде чем начать ознакомление с приказом под роспись, образец ознакомительного листка следует озаглавить. Укажите, с каким конкретно распорядительным документом знакомите сотрудников: напишите его полное наименование, регистрационный номер, дату оформления и название компании. Некоторые работодатели в особо важных случаях дополнительно издают приказ об ознакомлении сотрудников, образец составляется в свободной форме.

Если издается дополнительный приказ ознакомления, приложение к нему обычно оформляют в одном экземпляре, в виде листа для подписей формата А4. Но можно приложить ознакомительный лист и к основному распоряжению, содержание которого будет доводиться до сведения персонала.

★ Ни в первом, ни во втором случае самостоятельным документом такой листок не считается, поэтому подшивается и хранится вместе с приказом в течение всего срока, установленного законодателем для данного типа распорядительной документации. Например, приказы о приеме на работу и увольнении хранятся как минимум 75 лет, а приказы о предоставлении отпуска вместе со всеми приложениями — не менее 5 лет. О правилах, условиях и сроках хранения разных типов кадровых документов, в том числе — организационно-распорядительных, расскажет эксперт «Системы Кадры».

Ознакомительный лист прилагают к распорядительному или нормативному документу, с которым работодатель обязан ознакомить персонал. Оформить его можно в виде таблицы или списка, строгих требований к виду и содержанию бланка законодатель не предъявляет. Проще всего скачать лист ознакомления с приказом и адаптировать его к конкретной ситуации, добавив все недостающие реквизиты. Убедитесь, что все упомянутые в приказе сотрудники поставили подпись и дату в документе, заполненный бланк храните вместе с приказом (как приложение)

Образец листа ознакомления с приказом

Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.

  1. Зачем знакомить работников с приказами
  2. Способы довести информацию
  3. Образец листа ознакомления с приказом
  4. Какие сведения необходимо указывать
  5. Бланк
  6. Обязательно ли его составлять
  7. Срок и место хранения
  8. Вывод

Зачем знакомить работников с приказами

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.

Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:

  • 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
  • За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.

В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.

Способы довести информацию

Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.

В основном применяются два способа:

  1. Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
  2. Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.

Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.

Образец листа ознакомления с приказом

Поскольку законодательство не регламентирует способ доведения информации до людей, то и соответственно нет утвержденного образца листа ознакомления с приказом.

Какие сведения необходимо указывать

Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:

  • Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
  • ФИО и должность человека, поставившего подпись;
  • Непосредственно подписи ознакомившегося;
  • Дата ознакомления.

Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.

Обратите внимание! Если кто-то из работников отказывается ставить подпись, то необходимо составить акт об отказе в виде отдельного документа, а в листе поставить пометку о составлении. Только в этом случае можно будет доказать факт того, работодатель выполнил свою обязанность и ознакомил работника с документом.

Бланк

Этот документ можно составить следующими способами:

  • Разработать общий бланк, в котором оставить место под необходимые реквизиты;
  • Напечатать бланк для конкретного документа и сразу внести список людей, которые должны поставить подписи. Сотрудникам останется только поставить подпись и дату;
  • Взять чистый лист, на котором все сотрудники поочередно напишу свои данные, и поставят подписи.

Примерный бланк будет выглядеть следующим образом:

Обязательно ли его составлять

Лист ознакомления не является документом, который должен быть у работодателя в обязательном порядке, поэтому его отсутствие само по себе не несет никаких штрафных санкции. Ответственность наступит только в случае, если компания не ознакомила своих сотрудников с тем или иным приказом. Поэтому он составляется не по требованию закона, а для удобства работодателя.

Срок и место хранения

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Срок хранения равен сроку хранения приказа, к которому он прилагается. Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Вывод

Лист ознакомления с приказом не является обязательным для составления, его используют как один из способов фиксации факта ознакомления сотрудников с документацией на предприятии.

Ссылка на основную публикацию