Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника

Как отправить сотрудника в командировку

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

что такое командировка;

кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);

приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

протяжность поручения, дата его начала и конца;

название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;

отдел, в каком он работает;

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и представительства заграничных фирм;

организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Тренер (штатный или внештатный работник) является подотчетным лицом при направлении спортсменов на соревнования.
По каким КВР и КОСГУ следует отражать возмещение расходов на проезд, проживание тренерам и спортсменам (при условии, что тренеры и спортсмены могут быть работниками учреждения)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по выплате тренерам и спортсменам суточных, а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) при их направлении на различного рода мероприятия отражаются в следующем порядке:
– по виду расходов 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” в увязке с подстатьей 212 “Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме” КОСГУ в части суточных, с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ в части возмещение расходов на проезд и проживание тренерам и спортсменам, состоящим в штате учреждения;
– по виду расходов 113 “Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий” в увязке с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ в части выплат лицам, привлекаемым к участию в спортивном мероприятии и не состоящим в штате учреждения.

Обоснование вывода:
При определении кода вида расхода (далее – КВР) и кода операций сектора государственного управления (далее – КОСГУ) учреждению следует руководствоваться соответственно Порядком N 85н и Порядком N 209н (письма Минфина России от 29.06.2018 N 02-05-10/45153, от 27.12.2019 N 02-08-10/102939, направленные в целях методологического сопровождения Порядка N 209н).
Порядками NN 85н и 209н предусмотрено разграничение выплат физическим лицам по форме, в которой они осуществляются (денежной или натуральной), типу выплат (социальные и несоциальные), а также по типу получателей (действующие или бывшие работники (служащие), иные категории граждан).
Согласно прямым нормам п. 10.2.6 Порядка N 209н и п. 48.1.1.3 Порядка N 85н выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и тренерам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, иные мероприятия) относятся на КВР 113 “Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий” в увязке с подстатьей 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ (письма Минфина России от 23.12.2016 N 02-05-11/77460, от 23.12.2016 N 02-05-11/77504).
Однако если спортсмены и тренеры являются штатными сотрудниками, то в этом случае применение КВР 113 некорректно. Так, при направлении сотрудника в командировку выплата суточных отражается по подстатье 212 “Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме” КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка N 209н), а возмещение расходов по проезду, найму и прочим расходам, связанным со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ), относится на подстатью 226 КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н) в увязке с КВР 112 “Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда” (п.п. 46.5, 48.1 Порядка N 85н).
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Соответственно, если участие спортсмена в соревновании относится к его служебным обязанностям, предусмотренным условиями трудового договора, соответствующие расходы отражаются в порядке, определенном для отражения расходов на служебные командировки.
При этом ст. 166 ТК РФ предусмотрено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. При этом условия, определяющие разъездной характер работы, являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Трудовое законодательство содержание понятия “разъездной характер работы” не раскрывает. Как правило, под такой работой понимается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В частности, спортсменам, тренерам, направляемым в служебные поездки с целью выполнения непосредственных трудовых функций, может быть установлен подвижный (разъездной) характер работы, так как работник вынужден выезжать к месту работы и при этом не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания*(1).
При отражении в бухгалтерском учете расходов, связанных со служебными поездками, возмещение которых предусмотрено ст. 168.1 ТК РФ, КВР и подстатьи КОСГУ следует применять в порядке, аналогичном порядку, применяемому в отношении расходов, осуществляемых при направлении в служебные командировки (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 N 02-05-10/85400).
Таким образом, если тренеры и спортсмены являются штатными сотрудниками направляющего их учреждения и участие в соревнованиях относится к их служебным обязанностям, предусмотренным условиями трудового договора, соответствующие расходы оплачиваются в общем порядке в соответствии с нормами трудового законодательства РФ и отражаются по КВР 112 в увязке с подстатьей 212 КОСГУ для оплаты суточных, с подстатьей 226 КОСГУ для возмещения иных расходов, связанных с командированием или разъездным характером работы (например, проезд, проживание).
Если тренеры и спортсмены привлекаются для участия в соревнованиях без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера*(2), выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) отражаются по КВР 113 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.
Следует отметить, что при осуществлении расчетов в рамках трудовых отношений в общем порядке предусмотрено перечисление (выдача наличными) средств под отчет непосредственно сотруднику учреждения. В рассматриваемой ситуации расчеты в учреждении происходят через иное лицо (тренер, сопровождающий), назначенное ответственным за подотчетные суммы на всех спортсменов, направляемых для участия в спортивном мероприятии. Учреждение может назначить сотрудника учреждения подотчетным лицом, а может закрепить перечень привлекаемых лиц, не являющихся сотрудниками учреждения, которым вправе выдавать средства под отчет, в связи с реализацией полномочий учреждения.
В таком случае необходимо соблюдение требований, предусмотренных п.п. 212-216 Инструкции N 157н: денежные средства выдаются подотчетному лицу по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается. При этом в документах учетной политики (ином локальном акте учреждения) такое физическое лицо должно быть закреплено в качестве получателя подобных подотчетных сумм. Также данный подход должен быть обоснован в отношении предоставления отчетности и возмещения расходов сотрудников учреждения иному лицу: например, вся сумма выдается ответственному за подотчетные суммы лицу в связи с необходимостью единовременного направления большой группы лиц (спортивной команды) на одно мероприятие (соревнование).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник 1 класса Разрезова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

25 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите материалы информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”:
– Вопрос: Можно ли установить разъездной характер работы спортсменам и тренерам, чья работа связана с постоянными поездками на различные тренировки, которые проходят в различных городах и имеют длительный период? Возможность ежедневного возвращения домой отсутствует;
– Вопрос: Может ли характер работы тренеров-преподавателей в детской юношеской школе олимпийского резерва считаться разъездным, если тренеры-преподаватели регулярно выполняют свои должностные обязанности за пределами стационарного места работы (спортивного зала школы)? Может считаться служебными командировками направление тренеров в служебные поездки со спортсменами школы с целью выполнения непосредственных трудовых функций (на соревнованиях, учебно-тренировочных сборах, в спортивно-оздоровительных лагерях)?
*(2) Оплата услуг привлекаемых специалистов по договорам гражданско-правового характера отражается по КВР 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг” (п. 46.4 Порядка N 85н) в увязке с соответствующими подстатьями группы 200 “Расходы” (п. 10 Порядка N 209н).

Читайте также:  Растаможивание электромобилей в России

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Порядок оплаты командировочных расходов внештатным сотрудникам

07 апреля

Автор: Брызгалин Аркадий Викторович,

генеральный директор Группы компаний «Налоги и финансовое право», кандидат юридических наук

заместитель генерального директора Группы компаний «Налоги и финансовое право» по экономическим проектам

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается:

«поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Порядок направления работников в служебные командировки определен в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее по тексту – Положение № 749).

Согласно п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Таким образом, в служебную командировку может быть направлено только лицо, с которым у организации заключен трудовой договор.

Вместе с тем во многих организациях работают не только лица, с которыми заключены трудовые договоры, но и лица по гражданско-правовым договорам. Это так называемые внештатные сотрудники. При этом возникают ситуации, когда внештатному сотруднику для выполнения задания, обусловленного гражданским договором, необходимо ехать в другой населенный пункт.

Как следует из приведенных выше нормативных положений, на отношения «внештатника» и организации правила трудового законодательства не распространяются. Поэтому командировкой такая поездка являться не будет, и возмещать подрядчику командировочные расходы, как штатным работникам, организация не обязана.

Так, например, ФАС ВВО в Постановлении от 09.04.2010 № А79-3654/2008 сделал вывод, что, исходя из положений ст. 168 ТК РФ, суточные выплачиваются только работникам организации, поэтому при направлении для участия в судебном заседании представителя, состоящего не в трудовых, а в гражданско-правовых отношениях с организацией, основания для выплаты ему суточных отсутствуют. Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 02.11.2005 № А33-402/05-Ф02-4932/05-С1.

Однако стороны вправе закрепить в договоре (или дополнительном соглашении к договору) обязанность организации оплатить расходы, связанные с такой поездкой (например, стоимость проезда, номера в гостинице и т.п.). В итоге «внештатник» получит и вознаграждение по договору, и компенсацию расходов, связанных с поездкой.

Данные затраты будут для организации экономически обоснованными, поэтому она вправе учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.

Налог на доходы физических лиц

О налогообложении НДФЛ указанной компенсации отметим следующее. Указанный вопрос является спорным.

Согласно ст. 41 Налогового кодекса РФ (далее по тексту – НК РФ):

«доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организаций» настоящего Кодекса».

В соответствии с п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по НДФЛ:

«учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ».

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

По нашему мнению, в ситуации, когда физическому лицу (внештатному сотруднику) возмещаются документально подтвержденные расходы, осуществленные им в целях исполнения договора подряда (то есть фактически в интересах заказчика, а не в своих собственных интересах), то такое возмещение не должно признаваться экономической выгодой налогоплательщика – физического лица и, соответственно, его доходом в целях исчисления НДФЛ.

Аналогичной точки зрения поддерживается ФНС России, которая разъясняет, что компенсация расходов исполнителя, произведенных в интересах заказчика, не является облагаемым НДФЛ доходом, так как эта компенсация вообще не является доходом (Письмо ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926).

В письме от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633, рассматривая вопрос о налогообложении доходов иностранных исполнителей, приглашенных для выступления в российскую организацию, ФНС России сделала следующие выводы: если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, то согласно положениям подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги). При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору (например, оплата гостиницы и проезда) не являются объектом обложения НДФЛ.

Схожей позиции придерживаются и арбитражные суды.

По мнению судов, возмещение затрат на проезд и проживание исполнителя по гражданско-правовому договору не является его вознаграждением, а направлено на компенсацию расходов, понесенных им в связи с исполнением договора. Значит, такие выплаты не облагаются НДФЛ.

Так, в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 № Ф03-5362/2008 (Определением ВАС РФ от 26.03.2009 № ВАС-3334/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора) суд установил, что требования налогового органа о доначислении НДФЛ, а также соответствующих пеней и штрафа с сумм компенсации за проживание в гостинице и перелет неправомерны. В ходе судебных разбирательств установлено, что с физическим лицом был заключен договор гражданско-правового характера, по которому исполнитель оказывал определенные услуги, за которые он получал вознаграждение. Кроме вознаграждения в договоре было оговорено возмещение организацией-заказчиком расходов, связанных с оказанием предусмотренных договором услуг, таких как затраты на проезд (перелет) и командировочные расходы. Таким образом, оценивая указанный договор, суд признал его соответствующим в силу ст. 702, 709 ГК РФ гражданско-правовому договору, предусматривающему как выплату вознаграждения за выполнение работ (доход), так и компенсацию издержек, то есть реально понесенных расходов, связанных с переездом исполнителя в другую местность. При таких обстоятельствах, указал суд, налоговой инспекцией были неверно применены нормы материального права в части п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 211 НК РФ. Из всего вышесказанного следует, что данные суммы не учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ.

Другим примером может служить Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.05.2007 № А43-7991/2006-30-215 (Определением ВАС РФ от 26.09.2007 № 11085/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора). В этом деле налоговый орган доначислил НДФЛ, а также пени и штрафы в результате занижения налоговой базы на суммы возмещения командировочных расходов физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам.

Однако суд указал, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе возмещением командировочных расходов.

Таким образом, не подлежат обложению НДФЛ суммы выплат, носящих компенсационный характер и связанных с возмещением расходов при выполнении трудовых обязанностей физическими лицами, состоящими как в трудовых, так и в гражданско-правовых отношениях с организацией, осуществляющей такие выплаты. При данных обстоятельствах суд сделал вывод о том, что спорные выплаты не должны включаться в налогооблагаемую базу по названному налогу, а также признал незаконным доначисление, а также начисление пеней и штрафа.

Схожие выводы сделаны в том числе и в Постановлениях ФАС Уральского округа от 21.03.2007 № Ф09-11047/06-С3, ФАС Московского округа от 01.03.2007, от 09.03.2007 № КА-А40/1026-07.

Однако организации необходимо учитывать, что вышеописанная позиция является источником налогового риска, о чем свидетельствует наличие судебных споров по рассматриваемому вопросу, а также мнение Минфина РФ, изложенное в его нескольких письмах (Письма от 22.09.2009 № 03-04-06-01/245, от 24.06.2009 № 03-04-06-01/145, от 02.06.2009 № 03-04-06-02/40, от 19.11.2008 № 03-04-06-01/344).

Согласно точке зрения финансового ведомства, по смыслу ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство не распространяется на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Как указывалось выше, понятие служебной командировки, определенное в ст. 166 ТК РФ, распространяется только на работников – сторон трудового договора. Компенсациями, в свою очередь, являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Таким образом, с точки зрения Минфина РФ суммы оплаты организацией расходов физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовому договору, на проезд, проживание, а также суточных признаются их доходами, полученными в натуральной форме, подлежащими обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Так, в Письме от 20.03.2012 № 03-04-05/9-329 Минфин РФ указал на то, что компенсации по гражданско-правовому договору непосредственно связаны с получением дохода. Следовательно, возмещение таких сумм осуществляется в интересах физического лица – исполнителя и признается его доходом в натуральной форме, облагаемым НДФЛ.

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина РФ от 12.08.2009 № 03-04-06-01/207, где сделан вывод, что суммы оплаты организацией расходов физических лиц, являющихся исполнителями по договору оказания услуг, по проезду и проживанию, а также суммы выплаченных суточных признаются их доходом, полученным в натуральной форме, подлежащим налогообложению НДФЛ. Указанный вывод мотивирован тем, что расходы по проезду и проживанию физических лиц при оказании ими услуг организации по договору гражданско-правового характера непосредственно связаны с получением ими дохода по этому договору. Следовательно, оплата организацией данных расходов физических лиц осуществляется в их интересах и является их доходом.

Следует признать, что позиция финансового ведомства, хоть и не бесспорна, однако может быть обоснована в том числе пунктом 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ, согласно которому и вознаграждение подрядчика, и компенсация его расходов – все это есть цена договора подряда.

Вместе с тем финансовое ведомство допускает возможность, при которой из состава налогооблагаемой базы по НДФЛ исключаются расходы на оплату проезда и проживания: если такие выплаты прямо предусмотрены гражданско-правовым договором. Такой вывод сформулирован в Письме Минфина РФ от 20.08.2012 № 03-04-06/6-251.

Следует отметить, что если организация решит придерживаться менее спорной точки зрения (т.е. включит суммы компенсаций в налоговую базу по НДФЛ), то согласно п. 2 ст. 221 НК РФ налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, будут иметь право на профессиональные налоговые вычеты:

«в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг)».

То есть физическое лицо (подрядчик) будет вправе реализовать свое право на получение профессиональных налоговых вычетов путем подачи налоговой декларации в налоговый орган по окончании налогового периода.

Таким образом, по нашему мнению, суммы компенсации командировочных расходов (расходов по проезду (перелету) и проживанию в гостинице) физического лица, являющегося исполнителем по гражданско-правовому договору, могут не включаться в налоговую базу по НДФЛ при условии документального подтверждения понесенных затрат, однако организации следует быть готовой к защите данной позиции в судебных органах.

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника

В командировку едет внештатник

В компании могут трудиться и лица, с которыми заключены не трудовые, а гражданско-правовые договоры. При этом может возникнуть ситуация, когда внештатнику для выполнения задания требуется съездить в другой город.
В таком случае стороны договариваются, что компания берет на себя необходимые расходы (приобретение билетов, оплата номера в гостинице), и закрепляют эти условия в договоре.
В итоге внештатник получит свое вознаграждение и ему будут оплачены расходы, связанные с выполнением задания.
Рассмотрим вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов, заменивших с 2010 г. ЕСН. В ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ дан перечень сумм, которые не подлежат обложению страховыми взносами. В этот перечень входят “законодательные” выплаты, связанные с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера. Пунктом 2 ст. 709 ГК РФ определено, что цена в договоре включает компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) и причитающееся ему вознаграждение.
Поэтому суммы расходов на проезд и проживание по месту оказания услуг являются компенсационными выплатами и не подлежат обложению взносами. Такой же вывод, правда, в отношении ЕСН, делали и представители Минфина России (Письма от 12.08.2009 N 03-04-06-01/207, от 02.06.2009 N 03-04-06-02/40).
В отношении НДФЛ чиновники сделали прямо противоположный вывод.
Они посчитали, что оплата компанией указанных расходов есть не что иное, как получение физическим лицом дохода в натуральной форме. Ведь согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ оплата организацией товаров, работ, услуг в интересах налогоплательщика (т.е. физического лица) относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.
С такой позицией автор не согласен. Ведь оплату проезда и проживания в гостинице компания осуществляет прежде всего в своих интересах: она привлекла гражданина не просто так, а в целях оказания им определенных услуг для компании.
И принятие заказчиком на себя расходов на проезд и проживание в гостинице исполнителя является лишь условием договора оказания услуг и не свидетельствует о получении гражданином дохода. Судебная практика подтверждает вывод о том, что оплата расходов на проезд и проживание внештатника не является его доходом, облагаемым НДФЛ (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 по делу N А56-10568/2005, Дальневосточного округа от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008).
Таким образом, удерживать НДФЛ с рассматриваемых расходов, по мнению автора, не нужно, а в случае возникновения претензий со стороны налоговых органов компании могут оспорить действия последних в арбитраже. Шансы на выигрыш в этом случае высоки.

А.З.Островская
Ведущий налоговый консультант
ООО “Консалтинговая группа
“Такс Оптима”
Подписано в печать
18.01.2010

Меню пользователя Nadia
Посмотреть профиль
Отправить личное сообщение для Nadia
Найти ещё сообщения от Nadia

“ГроссМедиа”, 2010
“РОСБУХ”, 2010

Читайте также:  Как вернуться на должность

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

9.6. Компенсация проезда и проживания лицам, работающим
по гражданско-правовому договору

Иногда в процессе работы возникает ситуация, когда необходимо направить в командировку не штатного работника, а сотрудника, работающего по договору гражданско-правового характера. Направляя внештатного сотрудника в командировку, необходимо помнить о специфике налогообложения возмещения его затрат.
Отметим, что поездка такого сотрудника не признается служебной командировкой, на это указывает ст. 166 ТК РФ. Поездки, осуществляемые физическим лицом в рамках гражданско-правовых отношений, не основанные на трудовых отношениях с организацией, не могут рассматриваться ни как поездки работников, связанные с выполнением трудовых обязанностей, ни как служебные командировки. Аналогичное мнение высказано Минфином России в Письме от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844.
В связи с этим использование ст. 168 ТК РФ для возмещения затрат невозможно. Однако возместить расходы на поездку внештатного сотрудника организация вправе на основании самого гражданско-правового договора с физическим лицом.
При этом в зависимости от цели поездки такого работника компенсация предусматривается либо на основании договора подряда (гл. 37 “Подряд” ГК РФ), либо на основании договора возмездного оказания услуг (гл. 39 “Возмездное оказание услуг” ГК РФ).
Причем чтобы признать данные расходы для целей налогообложения прибыли, организации необходимо обговорить в договоре порядок выплаты расходов на проживание, проезд и так далее.
Если в договоре расходы на проезд и проживание учитываются как вознаграждение, то эти суммы организация может учесть в составе расходов на оплату труда при наличии соответствующих подтверждающих первичных документов (п. 21 ст. 255 НК РФ). Если же в договоре будет определено, что суммы выплачиваются в виде компенсации, то учесть их для целей налогообложения прибыли не удастся. Такое мнение изложено в Письме Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844.
В части НДФЛ отметим, что в Письме Минфина России от 21 апреля 2008 г. N 03-04-06-01/96 отмечено, что согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Учитывая, что расходы по проезду, проживанию, производимые физическим лицом при оказании организации услуг по гражданско-правовому договору, непосредственно связаны с получением дохода физическим лицом, следовательно, возмещение организацией сумм таких расходов физическому лицу осуществляется в интересах налогоплательщика.
Таким образом, суммы возмещения организацией указанных расходов признаются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ.
При этом, согласно п. 2 ст. 221 НК РФ, налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, при исчислении налоговой базы по НДФЛ имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг).
Учитывая, что физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, не оплачивают самостоятельно стоимость проезда и проживания, то такие лица не вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом, предусмотренным п. 2 ст. 221 НК РФ, в размере произведенных ими расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 20 апреля 2007 г. N 21-11/037533@).
Однако арбитры считают иначе, в качестве примера можно привести Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14 мая 2007 г. по делу N А43-7991/2006-30-215. По мнению арбитров, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц суммы выплат, носящих компенсационный характер и связанных с возмещением расходов при выполнении трудовых обязанностей физическими лицами, состоящими как в трудовых, так и в гражданско-правовых отношениях с организацией, осуществляющей такие выплаты.
Аналогичный вывод содержится и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 6 марта 2007 г. по делу N А56-10568/2005.
Относительно налогообложения ЕСН заметим, что в Письме УФНС России по г. Москве от 31 июля 2007 г. N 21-11/072704@ разъясняется, что согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения ЕСН для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.
В соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой данные выплаты осуществляются.
В пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ установлено, что не облагаются ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).
При этом в п. 2 ст. 709 ГК РФ определено, что цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.
Вместе с тем компенсация издержек лица, выполняющего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов, документально подтвержденных и произведенных подрядчиком в интересах заказчика работ, и, соответственно, не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы.
Следовательно, выплаты, направленные на компенсацию издержек, в частности оплаты проезда, проживания и прочих расходов в местах проведения работ, не подлежат налогообложению ЕСН.
В связи с этим объектом налогообложения ЕСН являются только вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а не все выплаты по таким договорам.
Для этого из общей суммы выплат по каждому конкретному договору необходимо исключить фактически произведенные расходы на переезд и проживание по месту осуществления работ по данному договору, если этим договором предусмотрена оплата упомянутых расходов. При этом все произведенные расходы должны быть подтверждены оправдательными документами. Такое же мнение выражено в Письмах Минфина России от 13 декабря 2007 г. N 03-04-06-02/219, от 14 июля 2006 г. N 03-05-02-04/189.
Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что при составлении гражданско-правового договора работодателю необходимо учесть различия понятий “вознаграждение” и “компенсация”, так как это непосредственно связано с налогообложением.

Расходы на командировки «чужих» работников. Если суммы компенсации не установлены трудовым законодательством

Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.

Основные положения

Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Договор подряда

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.

Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.

Читайте также:  Понятие семейного права и семейного законодательства

У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.

Если подрядчик — иностранная организация

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.

Компенсационные выплаты физическому лицу

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. «Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить. Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение». Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip. При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

  1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
  2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
  3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

  1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
  2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
    • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
    • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
    • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

  • затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
  • затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
  • затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

  1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
  2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
    • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
      • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
      • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
    • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
      • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
    • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций. ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске). В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

  • оплата транспорта командированным (ст. 168);
  • расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
  • при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
  • работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
  • проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

  • компенсация расходов на основании проездных документов;
  • покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
  • выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

  • 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
  • 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
  • 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

  • Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
  • Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
  • Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

  • Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
  • Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
  • Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
  • Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
  • Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Ссылка на основную публикацию