Должен ли работодатель выдать работнику справку 2-НДФЛ

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

  • Назначение справки 2-НДФЛ
  • Регламентация процесса выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику
  • Сроки выдачи сотрудникам справки 2-НДФЛ
  • Кто выдает справку 2-НДФЛ
  • Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче
    • Этап 1. Запрос сотрудника
    • Этап 2. Оформление заявления
    • Этап 3. Сбор данных
    • Этап 4. Подготовка справки
  • Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ
  • Состав справки 2-НДФЛ
  • Суммовые блоки справки 2-НДФЛ
  • Журнал, образец справки: как заполнить правильно

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.

Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.

Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например, ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.

Как бухгалтеру представить стандартный налоговый вычет и не ошибиться в расчетах, разобрано в готовом решении от «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ для просмотра всех заинтересовавших вас материалов.

Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов

Регламентация процесса выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику

Для организации правильного порядка выдачи справки 2-НДФЛ работнику бухгалтерии следует подготовить соответствующий регламент. Он поможет не только самим учетчикам, но и сотрудникам, запрашивающим документ. В регламенте необходимо прописать этапы оформления справки, указать ответственных лиц и оговорить сроки ее подготовки. Данную инструкцию лучше включить в пакет документов, с которыми знакомится сотрудник при устройстве на работу.

Еще один важный нюанс, который нужно зафиксировать по процессу подготовки: кто выдает 2-НДФЛ. Как правило, это бухгалтерия предприятия или кадровая служба. Все это позволит минимизировать количество вопросов от новых работников и поможет им быстрее сориентироваться в бухгалтерских особенностях работы в новой компании.

Сам документ, описывающий, как выдается справка 2-НДФЛ работнику, должен быть утвержден руководством компании и главным бухгалтером. Нелишним будет подготовить лист ознакомления, в котором сотрудники указывают Ф. И. О. и ставят подпись после того, как изучат данные правила. Этот документ можно назвать соответствующим образом: «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».

Сроки выдачи сотрудникам справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – срок выдачи которой строго регламентирован – выдается работникам в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента получения запроса от сотрудника.

На практике бухгалтерии предприятий выдают такие документы прямо в день запроса. Максимум — на следующие сутки. Этот период также можно зафиксировать в регламенте о порядке выдачи. В нем можно указать минимальный и максимальный период, отводимый на подготовку. Например, может быть использована формулировка: «Сроки выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам с даты подачи заявления:

  • минимальный — 1 день;
  • максимальный — 3 дня.

Кто выдает справку 2-НДФЛ

Отметим, что сроки выдачи справки не зависят от того, работает человек в компании или уже уволился. Если действующий или бывший сотрудник оформил правильный запрос, то справку нужно выдать в те сроки, которые утверждены нормативными актами. Иначе компании не избежать проблем с проверяющими органами. Особенно актуально это в случае, когда бывший работник по каким-то причинам обижен на бывшего работодателя, а значит, он не упустит возможности сообщить проверяющим органам о нарушении сроков выдачи «подоходной» справки.

Что касается сроков ее действия, то российскими законами о труде никакие нормативы не установлены. По своей сути 2-НДФЛ является бессрочной. Все потому, что сведения об уже начисленных доходах физического лица неизменны и исправлению не подлежат. Хотя исправления возможны, но только в случае обнаружения ошибки, о чем мы расскажем ниже.

Чтобы уложиться в сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику, компания должна заранее определиться с исполнителями такой задачи. Чаще всего документ готовит бухгалтер, ведущий расчеты с персоналом. В крупных организациях часть бухгалтерского функционала может быть переложена на кадровую службу или HR-отдел.

Во избежание просрочек в представлении справки и конфликтов между подразделениями такой функционал нужно включить в должностную инструкцию исполнителя. В ней фиксируются обязанности по выдаче справки, которые в том числе могут быть основой для его KPI.

Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче

Для того чтобы вы могли вовремя выдать правильную справку, предлагаем вам стандартный набор этапов, которым необходимо следовать для подготовки формы 2-НДФЛ.

Этап 1. Запрос сотрудника

Первое, с чем придется столкнуться бухгалтеру или кадровику, выдающему такие документы, — это запрос сотрудника. Скорее всего, это будет устная просьба, без какого-либо уточнения о периоде и назначении справки 2-НДФЛ. В некоторых компаниях такие просьбы могут отправляться по электронной почте.

Этап 2. Оформление заявления

В этом случае сотруднику необходимо предложить форму для формирования запроса на справку. Лучше, если ему также будет показан образец для заполнения, чтобы он сразу мог сориентироваться и правильно составить такое заявление.

О порядке оформления заявления на выдачу справки 2-НДФЛ читайте здесь.

Этап 3. Сбор данных

После получения оформленного запроса бухгалтер готовит данные для составления справки. При наличии автоматизированных систем учета собрать такую информацию не составит труда. Как правило, в программах ведется персонализированный учет во всех разрезах, который позволяет нажатием пары кнопок сформировать нужный документ. Если же автоматизированная система учета отсутствует, то исполнителю придется потратить больше времени на сбор данных.

Этап 4. Подготовка справки

Как только данные будут подготовлены и сверены, необходимо распечатать справку и подписать ее. Проставлять печать на справке не требуется.

Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ

Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были два экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.

Передачу документа на руки работнику следует зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.

Если в справке допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.

Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.

Состав справки 2-НДФЛ

Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ ранее были утверждены сразу два вида справок о доходах физического лица. Первый — из приложения 1 к приказу — предназначался для представления справок в налоговую службу. Второй вид — из приложения 5 — был необходим для выдачи работникам. Эти формы использовались для отчетности и для представления данных работникам за 2020 г. С 2021 года действует новый приказ ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@. Начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года справка 2-НДФЛ войдет в состав единого отчета вместе с расчетом 6-НДФЛ. А на руки работникам нужно будет выдавать справку по форме из приложения №4 к указанному приказу. Рассмотрим ее более подробно.

Справка содержит в себе следующие разделы:

  • данные о налоговом агенте;
  • данные о физическом лице — получателе дохода;
  • доходы, облагаемые по ставке;
  • стандартные, социальные и имущественные вычеты;
  • общие суммы дохода и налога.

Как оформить 2-НДФЛ для налоговой службы за 2020 год, читайте в готовом решении от К+. Получите для этого бесплатный пробный доступ к системе.

Рассмотрим каждый из разделов подробнее.

Раздел «Данные о налоговом агенте» включает в себя поля: код по ОКТМО, телефон, ИНН и КПП компании, название налогового агента с указанием правовой формы. При наличии — форма реорганизации (ликвидации) с кодом, а также ИНН и КПП реорганизованного предприятия.

Следующий раздел «Данные о физическом лице — получателе дохода». Здесь указывается ИНН в Российской Федерации гражданина, запросившего справку, а также ИНН в стране жительства, если такой имеется. Обязательным реквизитом является фамилия, имя и отчество сотрудника в полном формате. Также нужно указать статус налогоплательщика, его дату рождения и гражданство с помощью кода. Далее прописывается документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, его серия и номер.

Суммовые блоки справки 2-НДФЛ

В блоке «Доходы, облагаемые по ставке» проставляется ставка налогообложения. В разделе «Стандартные, социальные и имущественные вычеты» вписываются коды и суммы вычетов. Тут же делаются специальные отметки: «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» с указанием номера, даты и кода ИФНС.

В пункте «Общие суммы дохода и налога» нужно указать общую сумму дохода, налоговую базу, исчисленную сумму налога, удержанную и перечисленную, а также размер фиксированных авансовых платежей.

Справка заверяется подписью налогового агента.

Журнал, образец справки: как заполнить правильно

Ниже рассмотрим примеры заполнения самой справки и журнала ее выдачи.

По письменному заявлению организация должна не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего запроса выдать гражданину выписку из трудовой книжки либо ее заверенную копию, а также копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, также должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно. Именно в эту категорию попадает справка 2-НДФЛ, о чем должен помнить каждый бухгалтер.

В журнале выдачи справок и прочей документации отражаются факты выдачи:

  • справок 2-НДФЛ;
  • копий приказов о приеме на работу и переводах;
  • копий приказа об увольнении с работы;
  • выписок из трудовых книжек;
  • справок о заработной плате;
  • данных о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, а также выписок из отчетности, касающейся персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 ЕРСВ и т. д.);
  • справок о периоде работы у данного работодателя либо выписки из электронной трудовой по форме СТД-Р и др.

Журнал выдачи справок составляется в хронологическом порядке, для более достоверного учета может прошнуровываться — для этого делаются сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Помните, что работодатель несет ответственность не только за правильность представляемых данных и актуальность формы документа, но и за срок предоставления справки 2-НДФЛ работнику. В случае его нарушения работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, сообщив о том, что справка не была выдана в установленный срок. В этом случае высока вероятность появления проверяющих из данного ведомства на территории работодателя и тщательная проверка документации.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».

Работодатель не выдал работнику необходимые документы при увольнении: каковы последствия?

Автор: Будакова Н. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Какие документы необходимо выдать работнику при увольнении? К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику? Всегда ли работодатель должен выплачивать работнику компенсацию в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки? Обязан ли работодатель выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов? Должен ли он возместить убытки, если уволенному работнику вовремя не была выдана справка о заработке для постановки на учет в органах службы занятости?

Выдаем документы при увольнении

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:

На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)

На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

справка о заработной плате;

справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Читайте также:  Прописка после смерти нанимателя квартиры

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:

Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию

К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику?

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Обязанность возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки, предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Также положения о том, чтоработодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок при несвое­временной выдаче трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, содержатся в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

К сведению: период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В Апелляционном определении от 27.10.2015 № 33-18051/2015 Санкт-Петербургский городской суд пришел к выводу, что период вынужденного прогула, за который выплачивается средний заработок, исчисляется со дня, следующего за днем, когда работнику должна быть выдана трудовая книжка или должно быть направлено уведомление о необходимости ее получения, по день вручения трудовой книжки или день отправки уведомления.

Напомним, что единый порядок исчисления средней заработной платы для всех предусмотренных им случаев установлен в ст. 139 ТК РФ. Особенности расчета среднего заработка за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки, регулируются, в частности, п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Ответственность за несоблюдение срока выдачи справки 2-НДФЛ.

В Налоговом кодексе не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи физическому лицу такой справки. Вместе с тем несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.

Так, в силу ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере:

на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Статьей 5.39 КоАП РФ установлено, что неправомерный отказ в предоставлении гражданину или организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Ответственность за непредоставление сведений о страховом стаже застрахованного лица, сведений из реестра застрахованных лиц, сведений о застрахованном лице, персонифицированных сведений.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работникудокументы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В данном случае применяется ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом на основании п. 1 ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работникам), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей). Если справка, выданная организацией, содержит недостоверные сведения, организация будет возмещать ущерб, причиненный ФСС в результате выплаты пособия в большем размере. Убытки возмещаются в порядке, установленном ст. 15 ГК РФ. Таким образом, с организации будет взыскана та сумма пособия, которая была выплачена бывшему работнику на основании справки с недостоверными данными.

Ответственность за невыдачу справки для службы занятости.

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Арбитры об ответственности работодателя за невыдачу работнику документов при увольнении

Работодатель не обязан выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов.

Санкт-Петербургский городской суд в Апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отказал бывшему работнику организации, который после увольнения потребовал предоставить ему копии коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Суд отметил, что документы, которые предоставляет работодатель, должны касаться работы конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении). Коллективный договор и локальные нормативные акты к таким документам не относятся.

Ранее в Апелляционном определении от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016 Московский городской суд обратил внимание на тот факт, что у работодателя отсутствует обязанность в силу положений ст. 62 ТК РФ выдавать работнику локальные акты организации, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под подпись, кроме того, часть запрашиваемых истцом документов, являясь внутренней документацией работодателя, также не должна предоставляться работнику. Вывод о том, что работодатель не обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, содержится в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017(33-23590/2016).

Вместе с тем есть решения, согласно которым работодатель обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, если они не содержат персональных данных иных работников. В Апелляционном определении от 19.01.2015 по делу № 33-368 Архангельский областной суд, сославшись на ст. 62 ТК РФ, указал, что приведенный в этой статье примерный перечень документов не является исчерпывающим. Помимо перечисленных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав, в том числе локальные акты. Такого же мнения придерживаются арбитры в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.

К сведению: в Апелляционном определении по делу № 2-6498/2017 Санкт-Петербургский городской суд указал, что на основании ст. 62 ТК РФ организация должна выдавать копии документов только работникам. Одним из доводов в пользу организации при принятии решения было то, что в момент обращения к бывшему работодателю истец уже не был сотрудником организации. Вместе с тем в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят с работодателем в трудовых отношениях, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , ч. 2 ст. 391 ТК РФ, ст. 392 ТК РФ . Есть примеры судебных решений, где указано на незаконность бездействия работодателя по невыдаче уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи им соответствующего заявления (определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 № 33-13272/2010, Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, от 26.08.2010 по делу № 33-27002).

Работодатель должен возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке.

К такому выводу пришел Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 22.05.2018 по делу № 33-8682/2018.

Суть дела заключалась в следующем. После увольнения сотрудник обратился к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была ему нужна для постановки на учет в качестве безработного и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенный работник не смог своевременно получить пособие по безработице, хотя имел на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работником пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка по вышеуказанному основанию, являются:

факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;

факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Позиция суда: работник должен доказать, что не мог трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки

Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе говорит о том, что у работника нет возможности трудиться

– Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018;

– Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018;

– Определение Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017;

– Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016;

– Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016

– Апелляционное определение Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017;

– Апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017;

– Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016;

– Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016;

– Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016

По общему правилу сотруднику в последний день работы в организации необходимо выдать трудовую книжку, документы (или их копии), выдача которых при увольнении предусмотрена законодательством, а также документы, связанные с работой данного сотрудника, в отношении которых он представил соответствующее заявление. Если работодатель не выдаст работнику вовремя трудовую книжку, впоследствии ему придется возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка. Следует отметить, что судебная практика по вопросу возмещения такого ущерба противоречива. Есть решения, согласно которым основанием для возмещения ущерба является факт задержки выдачи трудовой книжки. Вместе с тем в некоторых случаях судьи указывают, что работодатель будет возмещать ущерб, только если работник докажет, что именно задержка выдачи трудовой книжки помешала ему устроиться на работу к другому работодателю. Возместить ущерб придется в случае невыдачи справки о среднем заработке, необходимой для постановки на учет в органах службы занятости и получения пособия по безработице. При несвоевременной выдаче других документов при увольнении работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа, размер которого составляет от 30 000 до 50 000 руб.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Кто должен предоставлять справку 2-НДФЛ работнику? Каков порядок выдачи справки 2-НДФЛ? Этим вопросам будет посвящена данная статья.

Кто должен предоставлять справку 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ – это документ, где содержится следующая информация:

  • источник дохода;
  • размер заработной платы;
  • объём удержанных налогов.

Данные сведения предоставляются в отношении следующих категорий граждан:

  • работники;
  • подрядчики;
  • граждане, получающие дивиденды.

Работодатель или налоговый агент обязан оформлять персональные справки 2-НДФЛ.

Кому необходимо предоставлять справку 2-НДФЛ?

Cправка 2-НДФЛ будет содержит сведения о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц за налоговый период.

Налоговый агент предоставляет в ИФНС справки 2-НДФЛ в следующие сроки:

Особенность справкиПризнакСрок предоставления
Отражены доходы независимо от удержания НДФЛ1До 1 апреля года, следующего за отчётным
Отражены доходы, по которым не удержан НДФЛ2До 1 марта года, следующего за отчётным

Помимо ИФНС налоговый агент или работодатель обязан предоставлять справку 2-НДФЛ работнику по его письменному запросу.

Для чего необходима справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ необходима ИФНС. Из данного документа налоговые органы получают следующие сведения:

  • размер заработной платы работника;
  • налоговые вычеты;
  • удержания, которые были произведены у работника.

Помимо ИФНС, куда справку 2-НДФЛ предоставляет работодатель или налоговый агент, данный документ может быть запрошен у налогоплательщика в следующих случаях:

Во всех случаях форма справки 2-НДФЛ является неизменной, особенностей заполнения справки в зависимости от ситуации нет.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

В соответствии со ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.

Срок предоставления справки 2-НДФЛ регулируется ст. 62 ТК РФ и составляет не более 3 дней со дня предоставления письменного заявления работника.

Бывают случаи, когда работнику требуется справка 2-НДФЛ за предыдущие годы – работодатель обязан её предоставить. Не установлен срок давности, определяющий ограничение выдачи справки.

Итак, для того, чтобы получить справку 2-НДФЛ:

РаботникРаботодатель
Должен предоставить письменное заявление о предоставлении справки 2-НДФЛОбязан в течение трёх дней предоставить справку 2-НДФЛ

Действия работника в случае отказа работодателя в выдаче справки 2-НДФЛ

В некоторых случаях работодатель отказывается предоставлять работнику по его письменному заявлению справку 2-НДФЛ. Вероятнее всего причина кроется в наличии налоговых или административных правонарушений. В данном случае рекомендуется направить заявление о предоставлении справки 2-НДФЛ заказным письмом с уведомлением в адрес работодателя и при отсутствии справки обратиться в трудовую инспекцию.

Следует помнить, что непредоставление работодателем справки 2-НДФЛ по письменному заявлению работника относится к нарушению трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

Категория нарушителяАдминистративное наказание
Должностное лицоПредупреждение или штраф 1000-5000 рублей.
Индивидуальный предпринимательШтраф 1000-5000 рублей
Юридическое лицоШтраф 30000-50000 рублей
При повторном нарушении
Должностное лицоШтраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года
Индивидуальный предпринимательШтраф 10000-20000 рублей
Юридическое лицоШтраф 50000-70000 рублей

В случае, если обратившийся гражданин не является действующим работником предприятия – в отношении данного случая действие ст. 5.27 КоАП РФ не распространяется, но вступает в силу ст. 5.39 КоАП РФ. Согласно ст. 5.39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Как получить справку 2-НДФЛ в случае ликвидации организации?

В случае ликвидации организации работнику не удастся получить справку 2-НДФЛ у бывшего работодателя.

В соответствии с законодательством РФ есть возможность получить справку 2-НДФЛ следующим образом:

Кто запрашивает справку 2-НДФЛ?Порядок действийКомментарий
Новый работодательНаправление запроса в ПФР и ИФНСНовый работодатель обязан пояснить необходимость получения справки 2-НДФЛ без участия работника (исчисление размера пособия по временной нетрудоспособности, налоговых вычетов, отпускных)
Застрахованное лицоНаправление запроса в ПФРФорма утверждена Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 24 января 2011 г. № 21н «Об утверждении формы заявления застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации»
Застрахованное лицоПолучение сведений через Личный кабинет налогоплательщикаНа сайте Федеральной налоговой службы

Как индивидуальному предпринимателю предоставить справку 2-НДФЛ?

Индивидуальный предприниматель в случае выплаты дохода, подлежащего обложением НДФЛ, наряду с организациями обязан предоставлять справку 2-НДФЛ как в ИФНС, так и лично физическому лицу.

Законодательством не предусмотрена определённая форма справки 2-НДФЛ, предназначенная для ИП в случае подтверждения собственного дохода. Индивидуальный предприниматель имеет право составить справку 2-НДФЛ, т.к. производит исчисление и уплату налога в бюджет. При этом ИП может подтвердить свой доход предоставлением копии налоговой декларации или иных документов, содержащих сведения о получении дохода.

Читайте также:  Как вернуть айфон в магазин в течение 14 дней?

Как получить справку 2-НДФЛ в случае задержки заработной платы?

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных настоящим пунктом.

Таким образом, до выплаты заработной платы НДФЛ не удерживается, но начисляется. Исчисление НДФЛ не означает его уплату и, соответственно, данный доход не может фигурировать в справке 2-НДФЛ.

Как получить справку 2-НДФЛ людям, находящимся на пенсии или безработным?

Безработные, состоящие на учёте в Центре занятости населения, могут получить справку о доходах обратившись с письменным заявлением непосредственно в Центр занятости.

В случае, если гражданин не работал, не состоял на учёте в качестве безработного в Центре занятости населения – на получение справки о доходах рассчитывать не стоит по одной простой причине – доход отсутствовал и, соответственно, НДФЛ не исчислялся и не уплачивался.

Граждане, получающие государственные пенсии, не могут претендовать на получение справки 2-НДФЛ, т.к. пенсионные пособия не облагаются НДФЛ.

Вопросы и ответы

  1. Мы предоставили в ИФНС и работнику справку 2-НДФЛ. При проверке обнаружились ошибки, о чём мы уведомили налоговые органы, отправив корректировочную справку. Есть ли необходимость в предоставлении новой справки работнику?

Ответ: Да, в случае обнаружения ошибки в справке 2-НДФЛ необходимо предоставить работнику новую справку, где ошибки устранены.

2. Я получал доход, но нигде его не фиксировал. Как мне быть, чтобы получить справку 2-НДФЛ?

Ответ: В данном случае Вам необходимо заполнить форму 3-НДФЛ, самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ. Налоговая декларация будет тем документом, который подтвердит Ваш доход и уплаченный налог.

Обязал ли работодатель предоставлять справки 2-НДФЛ бывшим сотрудникам?

Добрый день! Недавно уволилась с работы. Мне понадобилась справка 2НДФЛ от работодателя, для налоговой инспекции.Очень сомневаюсь, что они мне ее дадут) Вопрос: Обязал ли работодатель предоставлять справки бывшим сотрудникам по требованию. И Имеется ли другая возможность получить ее?

Ответы юристов ( 3 )

  • 4565 ответов
  • 1935 отзывов

Добрый день! В силу ч. 3 ст. 230 НК РФ

налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Поскольку работодатель являлся Вашим налоговым агентом и в данной статье ничего не говорится о том, что справки выдаются только при условии, если налоговый агент и сейчас является таковым для физлица, то, полагаю, Вы можете затребовать эти сведения.

Кроме того, Вы можете направить запрос в налоговую по почте. На письменные запросы они отвечают

Уважаемая Татьяна, спасибо за ответ.

Т.е насколько я поняла, мне можно не обращаться к бывшему работодателю, а напрямую письменно сделать запрос в налоговой инспекции? Если не затруднит есть ли какая-нибудь форма для запроса и еще сопутствующий вопрос: Может Вы знаете, они обязаны отправлять в налоговую инспекцию по месту жительства? Заранее благодарю Вас.

Т.е насколько я поняла, мне можно не обращаться к бывшему работодателю, а напрямую письменно сделать запрос в налоговой инспекции?
Елена

Да. По крайней мере я так запросы для клиентов направляла — проблем не было. Но направлять запрос нужно не в налоговую по месту жительства, а в налоговую, где на учете состоит работодатель

? Если не затруднит есть ли какая-нибудь форма для запроса
Елена

Кроме того, можете узнать сведения об удержанных налогах можно получить в «личном кабинете налогоплательщика для физических лиц»

  • 7,9 рейтинг
  • 6755 отзывов эксперт

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

С Уважением Елена.

Т.е насколько я поняла, мне можно не обращаться к бывшему работодателю, а напрямую письменно сделать запрос в налоговой инспекции?
Елена

нет, т.к. налоговым агентом является именно работодатель. поэтомy запрос к немy

  • 19623 ответа
  • 7805 отзывов эксперт

Согласно ст.84.1 ТК РФ В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Согласно ст.60 ТК рФ По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Напишите заявление о выдаче документов связанных с работой. В течение 3х рабочих дней бывший работодатель обязан выдать вам их. Если откажут, то обращайтесь в трудовую инспекцию с жалобой на действия работодателя по ст.5.27 КоАП РФ.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

  • Кто выдает справку 2-НДФЛ
  • Кому предоставляется справка и в какие сроки
  • Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ
  • Что делать, если работодатель отказывается выдать справку
  • Как поступить, если предприятие ликвидировано
  • Справка 2-НДФЛ от ИП
  • Если имеется задержка по выплате зарплаты
  • Где взять справку безработному и пенсионеру
  • Что нового в порядке оформления справки
  • Корректировка данных для справки
  • Итоги

Кто выдает справку 2-НДФЛ

В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.

С 2019 года действует бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что новым Приказом установлены два бланка: один для сдачи в налоговую (приложение № 1), второй для выдачи работникам (приложение № 5). Не ошибитесь! Об отличиях справок и порядке их оформления читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! С доходов за 2021 год справка 2-НДФЛ для налоговой отменена. Сведения из справки будут подаваться в составе 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

Скачать бланк справки 2-НДФЛ, выдаваемый работникам в 2020 – 2021 годах, можно по нашей ссылке ниже:

Эксперты системы К+ подготовили образец справки о доходах и суммах НДФЛ за 2020 г. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к образцу.

Налоговым агентом для работника выступает работодатель, который удерживает из его зарплаты и иных выплат налоги и перечисляет их в бюджет. При этом налоговым агентом для работника могут выступать не только юридические лица, но и иные работодатели (самозанятые лица, а также физлица, не входящие в число самозанятых).

Налоговым агентом для военнослужащих является государство, поскольку контракт на военную службу заключается от его имени. Соответственно, получить справку о своих доходах и удержаниях военнослужащие смогут в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Минобороны России.

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:

  • В отношении налога, удержанного у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
  • В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).

ВАЖНО! Чиновники сократили срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 на 1 месяц. Теперь формуляр вне зависмости от установленного признака нужно сдать до 01 марта. Для отчета за 2020 год срок не переносится, т.к. 01.03.2021 – рабочий понедельник. Подробности см. в материале “Сократили срок сдачи 6-НДФЛ и 2-НДФЛ”.

О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

  • По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.

ВНИМАНИЕ! 2-НДФЛ для работника можно заверить ЭЦП. Подробнее см. здесь.

В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.

Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.

В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.

В какой срок нужно выдать 2-НДФЛ увольняющемуся работнику, а также физлицу (не вашему работнику), которое получало от вас доход, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Переходите к разъяснениям, оформив бесплатный пробный доступ к системе.

Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ

Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:

  • для получения кредита, оформления ипотеки;
  • для заполнения декларации 3-НДФЛ;
  • при трудоустройстве на новое место работы;
  • для оформления пособия по безработице, пенсии;
  • для получения государственной материальной помощи;
  • для оформления визы;
  • в других ситуациях.

О документах, которые могут оказаться нужными при подаче декларации о доходах, читайте в материале «Какие документы необходимы для подачи декларации 3-НДФЛ?».

Что делать, если работодатель отказывается выдать справку

Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.

Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.

О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство».

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Справка 2-НДФЛ от ИП

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц, поскольку ИП при выплате вознаграждения физическому лицу тоже удерживает из него налог и перечисляет его в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.

Сам себе ИП обычно справку о доходах по утвержденной форме не предоставляет. Такая возможность в налоговом законодательстве нигде не упомянута. В то же время заполнение такой формы и самоличное ее подписание не будет нарушением.

Особенности справки 2-НДФЛ для ИП рассмотрены в этой статье.

Но во многих ситуациях предпринимателю бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы предпринимателя (это не подходит для ИП, работающих на ЕНВД или патенте), выписки из книги учета доходов и расходов, из кассовой книги либо копий подтверждающих получение дохода первичных документов.

ВНИМАНИЕ! С 2021 года ЕНВД отменен.

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Что нового в порядке оформления справки

Как уже упоминалось выше, с 2019 года 2-НДФЛ оформляется на новом бланке. А точнее, на двух бланках:

  • Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

  • Второй бланк, который выдается работнику, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

С доходов за 2021 год 2-НДФЛ как самостоятельный отчет отменен.

Корректировка данных для справки

При обнаружении неточностей (при проведении налоговой или самостоятельной проверки) налоговый агент должен предоставить уточненный вариант справки в ИФНС. И сделать это как можно скорее, чтобы не попасть под ответственность за искажение поданных в ИФНС сведений (ст. 126.1 НК РФ). Исправления, сделанные до момента выявления нарушения налоговым органом, избавят от ответственности.

Читайте также:  Как ускорить оформление наследства?

См. также:

Кроме того, правильный вариант справки надо передать и работнику.

Необлагаемые доходы в справку вноситься не должны. Если в этом при оформлении исходной справки была допущена ошибка, работодателю следует устранить данное нарушение.

Если изменения связаны с пересчетом НДФЛ в сторону увеличения налоговых обязательств, то в исправленной справке излишне уплаченный налоговым агентом, но не удержанный с работника налог не указывается, поскольку ФНС России не считает такую переплату налогом.

Если в предыдущей справке был указан излишне удержанный с работника налог, а впоследствии он был возвращен физическому лицу, то в новой справке следует указать правильную сумму. После обнаружения ошибки в виде излишне удержанного НДФЛ возврат должен быть произведен в течение 3 месяцев.

Итоги

Справка по форме 2-НДФЛ формируется налоговым агентом, осуществляющим выплату доходов физлицам, по каждому физическому лицу, получившему доход, подлежащий обложению НДФЛ. В качестве обязательной отчетности такие справки сдаются в ИФНС до 01 марта года, следующего за отчетным.

Однако чаще всего такие справки создаются работодателями по запросу работника. Количество экземпляров справки, выдаваемых работнику, равно как и число обращений за этим документом, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.

На изготовление работодателем документов, запрашиваемых у него работником, отводится 3 дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Также он доступен для скачивания на всех бухгалтерских порталах (в т. ч. на нашем). Кроме того, можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.

Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка 2-НДФЛ требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику в 2018 году

В этой статье будет раскрыта информация о том, кто выдает и порядок выдачи справки по форме 2-НДФЛ, когда работник вправе ее получить, что происходит, если сотрудник уже давно не работает в данной организации, каковы сроки предоставления, а также какие особенные случаи существуют и изменения, произошедшие в порядке оформления в 2018 году.

Кто выдает?

Справка по форме 2-НДФЛ содержит информацию о начисленной заработной плате работнику, а также вычетах и удержаниях из нее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 19 июля 2000 года, сведения о доходах и удержанных из них суммах оформляется и выдается налоговым агентом по требованию физического лица.

В случае с работником налоговым агентом выступает работодатель, который удерживает из начисленной зарплаты налоги и перечисляет их в государственный бюджет.

Если же речь идет об индивидуальном предпринимателе, который не вправе выдавать самому себе такого рода сведения, то тут форма 2-НДФЛ заменяется формой 3-НДФЛ, которая известна всем, как налоговая декларация.

Когда сведения о полученных доходах и удержанных с них выплат необходимы безработному человеку, он может получить справку по прежнему месту работы либо в центре содействия занятости, где подтвердят получение пособия по безработице.

Пенсионеры могут запросить такую информацию в Пенсионном фонде. Здесь следует учитывать, что пенсии, выплачиваемые государством, не облагаются налогом.

Когда сотрудник может получить справку?

В соответствии с действующим фискальным законодательством справка 2-НДФЛ оформляется на каждого работника в течение календарного года. Все собранные на служащих организации бланки необходимо предоставить в налоговую инспекцию в целях отчетности не позднее конца апреля года, следующего за отчетным.

Что касается служащих, то они могут потребовать предоставление справки неограниченное число раз и в любое время.

Потребоваться такая информация согласно установленной форме может в следующих случаях:

  • для того, чтобы получить кредит либо оформить ипотеку;
  • при заполнении налоговой декларации;
  • при оформлении на новом месте работы;
  • при подаче документов на получение пенсии и пособия по безработице;
  • для получения материальной помощи от государства;
  • при оформлении визы и ряде других ситуаций.

В данном случае работодатель не вправе отказать служащему в оформлении такого документа, только если он необходим за последние 4 года, так как подобную информацию фискальный орган хранит в течение 4 лет. Если необходимы сведения за более продолжительный срок, то подготовить их становится несколько проблематично.

Оформление документа занимает не более 3 дней после того, как соответствующее заявление было подано со стороны работающего по найму. При этом справка может быть подготовлена в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Также справка по форме 2-НДФЛ в обязательном порядке выдается работнику предприятия или организации при увольнении.

Если сотрудник уже не работает?

Вполне закономерен вопрос о том, каким образом следует поступить, если сотрудник уже не числится в штате организации. Если предприятие функционирует на текущий момент и со дня увольнения прошло не более 4 лет, то бывший сотрудник вправе обратиться с заявлением о предоставлении такой справки, написав заявление в произвольной форме. Если же юридическое лицо прекратило свою деятельность и запись о нем отсутствует в реестрах, то существует несколько вариантов оформить документ.

В случае первого варианта, нынешний работодатель может направить запрос в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Обязательно должна быть указана причина, по которой возникла необходимость в запрашиваемых сведениях.

Помимо того, можно создать личный кабинет на официальном сайте федеральной фискальной службы и самостоятельно просмотреть сведения об НДФЛ. Подобная возможность стала доступной для российских граждан с 2014 года.

Если работодатель отказывается выдавать справку?

В соответствии с действующим налоговым законодательством, выдавать справку по форме 2-НДФЛ обязан каждый работодатель. Однако бывают случаи, когда он отказывает в ее оформлении.

Первое, что может сделать в сложившейся ситуации сотрудник, это обратиться с письменной жалобой в трудовую инспекцию. В этом случае работодателю грозят штрафные санкции.

В случае, если с момента отказа в выдаче указанной справки прошло более 3 месяцев, сотрудник организации может обратиться в суд с иском. В результате, по решению суда налоговый агент все же будет обязан в принудительном порядке оформить требуемый документ.

Суду очень трудно будет принять решение в пользу истца, если тот обратился с запросом намного позже после окончательного расчета либо отсутствуют доказательства, подтверждающие, что работник на самом деле потребовал такой документ еще на момент работы на данном предприятии.

В некоторых случаях работодатель имеет формальное право отказать сотруднику в удовлетворении требований, когда запрашиваемый в заявлении период превышает 4 года.

Сроки предоставления

Если говорить о сроках предоставления или сроках действия такой справки, то законодательством они не предусмотрены. Таким образом, получая подобный документ, работник может его использовать в той или иной ситуации спустя даже месяцы и годы.

Тем не менее финансово-кредитные учреждения, например, могут самостоятельно установить срок действительности подобного документа.

Практика показывает, что сотрудники не злоупотребляют правом получить справку по форме 2-НДФЛ, а бухгалтерская служба в течение часа оформляет ее по устному требованию работника.

Особенные случаи

Бывают особенные ситуации, когда осуществляется выдача справки о доходах. Это может быть случай, например, с военнослужащими. Эта категория граждан получает такой документ от Единого расчетного центра Министерства обороны РФ, так как в данной ситуации в качестве работодателя выступает государство.

Если случилось так, что на протяжении отчетного периода военнослужащий получал зарплату от нескольких подразделений одной и той же организации, то форма справки в такой ситуации будет несколько отличаться.

Помимо того, может сложиться ситуация, когда нынешний работодатель затребовал такой документ от работника с предшествующего места. Это необходимо для того, чтобы оформить налоговый вычет, произвести начисление по больничным листам и начислить отпускные.

Что нового в порядке оформления справки в 2018 году?

Что касается изменений, произошедших в порядке оформления справки 2-НДФЛ в 2018 году, то тут, в первую очередь, необходимо отметить, что в бланке документа появились новые графы, включая форму реорганизации и ИНН реорганизованной компании. Ответственность за заполнение новых строк лежит на организации, являющейся правопреемником.

Также из образца справки были исключены такие строки, как адрес места жительства сотрудника и код страны проживания.

Заключение

Сотрудники компаний имеют полное право, данное им российским законодательством, на получение справки 2-НДФЛ в любое время и в неограниченных количествах. Самое главное, чтобы как сотрудники, так и работодатели, знали об имеющихся у них правах и обязанностях.

Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов

При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.

Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.

Обязательные документы для выдачи сотруднику

Трудовая книжка

Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.

В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Медицинская книжка (если имеется)

Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.

Расчётный листок

В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.

Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.

Справка о сумме заработка 182н

Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).

Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника

Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора . В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.

Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Выписка изформы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.

Выписка из формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.

Выписку из формы ДСВ-3

В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдают по заявлению сотрудника

Справка 2-НДФЛ

В справке указывают сведения о доходах с начала года по дату увольнения. Согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ организация заполняет две справки по форме 2-НДФЛ. Одну из них направляют в налоговую инспекцию, вторую выдают при увольнении.

Справка о среднем заработке

Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.

Копия формы СПВ-2

В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.

Копии кадровых приказов

Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.

При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.

Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.

Подведём итоги

Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:

  • на организацию от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей.

Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:

  • организация выплатит от 50 000 до 70 000 рублей;
  • должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет;
  • индивидуальный предприниматель от 10 000 до 20 000 рублей.

Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Ссылка на основную публикацию