Оплата проезда к месту отпуска и обратно в 2021 году

Компенсация проезда в отпуск работникам Крайнего Севера: перенос сроков из-за короновируса

Работникам Крайнего Севера сохранили право на компенсацию стоимости поездки в отпуск, которым они не смогли воспользоваться из-за пандемии. Правительство РФ постановлением 19 июня 2020 года № 887 продлило сроки выплаты компенсации. Разберемся подробно.

Оплата дороги в отпуск северян

Лица, работающие на Севере, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными правовыми актами РФ (ст. 313 ТК РФ).

Одной из таких гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Компенсацию данных расходов работающим гражданам производит работодатель один раз в два года (ст. 325 ТК РФ).

Право на компенсацию стоимости проезда распространяется на неработающих членов семьи, несовершеннолетних детей, в том числе усыновленных.

Конкретных правил оплаты дороги в отпуск северянам нет. Поэтому важно прописать в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Что отразить в договоре:

  • виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
  • документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);
  • 30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;
  • количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);
  • вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);
  • форму заявления о возмещении расходов;
  • документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

Дополнительный отпуск для работников Крайнего Севера

Работники-северяне могут отдыхать и заграницей. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы. Обратный маршрут оплачивается по таким же правилам.

Перенос сроков компенсации из-за коронавируса

Как отмечают чиновники, из-за ситуации с пандемией значительная часть жителей северных регионов не может провести отпуск в районах страны с благоприятными климатическими условиями. А выплаты в качестве компенсации расходов на билеты не суммируются, если работник своевременно не воспользовался своим правом на компенсацию.

Поэтому постановлением от 19.06.2020 № 887 Правительство установило особенности правового регулирования трудовых отношений в 2020 году.

Так, граждане, которые не воспользовались правом на указанную компенсацию в 2020 году из-за ограничительных мер, связанных с коронавирусом, могут реализовать это право в 2021 году.

Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году и он его не использовал, право на компенсацию расходов в 2021-2022 годах реализуется в 2022 году.

Возврат компенсации

Работники, оплатившие проездные и перевозочные документы, но не воспользовавшиеся ими в связи с ограничительными мерами, в течение 7 рабочих дней с даты выхода работника из отпуска должны вернуть работодателю деньги. При условии, что транспортная компания возместила их.

Если была пролонгация на 2021, об этом нужно проинформировать своего работодателя.

Работник не должен возвращать компенсацию, если перевозчик продлил действие билетов на следующий год или не вернул за них деньги работнику. Это должно быть подтверждено документально.

При необходимости работодатель вправе запросить у транспортной организации предоставление соответствующих документов.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Как работодателю учесть отдых работников в России: отпуска, туризм, лечение

Пандемия когда-нибудь закончится, тогда мы сможем вернуться к обычной жизни и планировать отпуска. Но куда можно поехать сегодня, когда, в связи с закрытием границ, стали невозможны поездки на отдых за рубеж? Где отдохнуть, на какое море поехать, куда свозить детей?

Отдых северян

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право один раз в два года на оплату за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Из-за пандемии и введенных ограничительных мер, в том числе связанных с передвижением граждан по территории РФ, в 2020 году использовать это право сложно. Часть регионов России ввели 14-дневный карантин для прилетающих и приезжающих.

Возникает ряд вопросов:

  • что будет с этим правом в 2020 году, перенесется ли оно на следующий?
  • как компенсационные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами?
  • можно ли учесть суммы компенсаций для уменьшения налога на прибыль?

Порядок предоставления компенсаций расходов лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, установлен ст. 1 и 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и ст. 325 ТК РФ.

Расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно компенсируются:

  • работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членам их семей — в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455;
  • работающим в государственных органах субъектов РФ, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов РФ — в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ,
  • работникам органов местных самоуправлений, муниципальных учреждений — согласно нормативным правовым актам органов местного самоуправления.

Для остальных работодателей порядок предоставления компенсаций законодательно не определен. Работодатели, не относящиеся к бюджетной сфере и осуществляющие деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, самостоятельно в рамках коллективного договора, локального нормативного акта или трудового договора с работником устанавливают размер, условия и порядок предоставления компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно.

Размер компенсации может отличаться от установленного ч. 1–7 ст. 325 ТК РФ, но должен учитывать целевое назначение данной компенсации и максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны.

В связи с пандемией коронавируса далеко не все лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и имеющие право на оплату проезда 1 раз в 2 года за счет средств работодателя, в 2020 году смогли им воспользоваться.

Исходя из этого, принято Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году», вступившее в силу 23 июня 2020 года и действующее по 31 декабря 2020 года. Согласно Постановлению:

  • если работник не воспользовался своим правом на компенсацию расходов в 2020 году в связи с осуществляемыми в 2020 году ограничительными мерами по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции — право может быть реализовано в 2021 году;
  • если двухлетний период заканчивается в 2020 году и работник его не использовал — право на компенсацию расходов в 2021 — 2022 годах переносится на 2022 год;
  • если работник в 2020 году получил компенсацию на расходы на отпуск авансом , но не смог поехать в отпуск из-за ограничительных мер — полученные работником средства, выплаченные ему работодателем в 2020 году в качестве предварительной компенсации расходов, не подлежат возврату работодателю в случаях, когда транспортная организация предусмотрела:
  • пролонгацию на 2021 год срока выполнения обязательств по перевозке пассажира, исходя из суммы ранее внесенной провозной платы;
  • либо пролонгацию действия проездных и перевозочных документов на 2021 год;
  • либо не возмещает средства за проездные и перевозочные документы.

Работник, оплативший проездные и перевозочные документы, но не воспользовавшийся ими в связи с ограничительными мерами, в течение семи рабочих дней с даты выхода из отпуска , либо окончания периода осуществления мер, если они распространялись на него:

  • возвращает работодателю средства , полученные на приобретение проездных и перевозочных документов, в случае их возмещения в денежной форме транспортной организацией, исходя из возмещенной суммы;
  • информирует работодателя о пролонгации транспортной организацией на 2021 год срока выполнения обязательств по перевозке пассажира, исходя из суммы ранее внесенной провозной платы, либо о пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год;
  • информирует работодателя о том, что транспортная организация не возвращает средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по перевозке, с приложением соответствующих документов.

Если работник воспользовался приобретенными проездными и перевозочными документами для проезда к месту использования отпуска и (или) обратно, отчет о произведенных расходах с приложением проездных и перевозочных документов представляется работником работодателю в течение трех рабочих дней с даты выхода работника из отпуска, с учетом периода осуществляемых по месту использования отпуска или по месту работы работника ограничительных мер, если они на него распространялись.

Кэшбэк за поездки по России в 2020 году

Кроме государственных гарантий и компенсаций для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в этом году Правительство объявило программу поддержки внутреннего туризма , на которую из резервного фонда выделено 15 млрд рублей.

Средства должны быть направлены на частичный возврат денег за покупку туров по стране. Участниками программы могут стать все граждане РФ, а также члены их семей, зарегистрировавшие карту «Мир» в программе лояльности. Сумма кэшбэка варьируется от 5000 до 15000 рублей, в зависимости от стоимости приобретенного тура. Программа стартовала в августе и действует до 20 декабря 2020 года.

Пока не ясно, повлияет ли как-то использование кэшбэка на компенсации, выплачиваемые работодателями. Скорее всего — нет, т.к. работодатель не вправе требовать каких-то дополнительных документов от работника, кроме тех, что подтверждают право на получение компенсации.

Налогообложение компенсаций расходов на отпуск для северян

Налог на доходы физических лиц

Согласно абз. 2 и 10 п. 1 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с оплатой работодателем своим работникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях:

  • стоимости проезда работника в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно;
  • стоимости провоза багажа весом до 30 кг;
  • стоимости проезда неработающих членов его семьи, фактически проживающих с работником, и стоимости провоза ими багажа обложению НДФЛ не подлежат.

Исходя из пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами:

  • компенсация проезда к месту отдыха и обратно (как для работника, так и для челенов его семьи);
  • в случае использования отпуска за пределами территории РФ — стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи, включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг, рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ .

Учет компенсаций в целях налога на прибыль

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда учитываются:

  • фактические расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ;
  • фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Учет расходов производится в порядке, предусмотренном действующим законодательством — для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем — для иных организаций.

Т.е, компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно могут учитываться в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в том случае, если такая обязанность предусмотрена трудовым законодательством РФ (Письмо Минфина России от 24.03.2020 № 03-04-06/22703).

На основании п. 25 ст. 255 НК РФ для целей налогообложения прибыли организаций учитываются все расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные коллективным, трудовым или локальным нормативным правовым актом организации, при условии, что такие расходы являются элементом системы оплаты труда , а также при условии их соответствия критериям ст. 252 НК РФ.

Для целей принятия в расходы по упрощенной системе налогообложения, применяются те же правила и ограничения, что и для ОСНО. Чтобы включить их в расчет налогооблагаемой базы на режиме «доходы минус расходы», необходимо четко прописать порядок компенсации во внутренних положениях, за основу часто берут действующие бюджетные документы и рекомендации.

Внутренние поездки на отдых и лечение по России за счет работодателя

Внутренний туризм решили поддержать еще в 2018 году — внесенные правки в статью 24.2 НК РФ позволяют работодателям с 2019 года оплачивать путевки сотрудникам и членам их семей.

При этом сотрудник не может (как в случае с отпусками жителей северных районов России) сам приобрести путевка, а потом предъявить ее для оплаты своему работодателю. Организация (или ИП) должна сделать это самостоятельно, заключив договор с турагентом или туроператором.

Читайте также:  Как исчислять страховые взносы предпринимателям на ОСНО

Также туристические услуги компенсируются при оказании их:

  • супругу;
  • родителям;
  • детям (в том числе усыновленным) в возрасте до 18 лет;
  • детям (в том числе усыновленным) в возрасте до 24 лет, обучающимся очно в образовательных организациях;
  • подопечным в возрасте до 18 и бывшим подопечным (после прекращения опеки или попечительства) в возрасте до 24 лет, обучающимся очно в образовательных организациях.

Не все услуги работодатель может оплатить. Вернее, оплатить он может и все, но под действие закона попадают только некоторые, в частности:

  • проезд по территории РФ до пункта назначения и обратно (допускается согласование иного маршрута, указанного в договоре);
  • проживание туриста и членов его семьи в гостинице (гостиницах) или иных местах размещения (например, мотелях, кемпингах и т.п.), а также объекте санаторно-курортного лечения и отдыха;
  • питание туриста и членов его семьи, если услуга включена в состав услуг по проживанию;
  • санаторно-курортное обслуживание;
  • экскурсионные услуги.

Налогообложение оплаты отдыха на территории РФ

Налог на прибыль

Включить в расходы можно не более 50 000 рублей за налоговый период, на каждого работника и его родственника по отдельности (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). При этом стоимость услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории РФ, учитывается в целях налогообложения прибыли в размере, не более, чем 6% от расходов на оплату труда. В это же ограничение включаются взносы по договорам ДМС и расходы по договорам на оказание медицинских услуг, заключенные в пользу работников на срок не менее года.

Оплата туристических путевок в пользу работников не является реализацией и не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость.

Оплата путевки относится к доходам на оплату труда и облагается НДФЛ по ставке 13%. Но это касается только сотрудников организации. У членов семьи, если они не являются работниками данного работодателя или не получают от него каких-либо иных доходов, удержать НДФЛ будет невозможно. В этом случае налоговый агент сообщает о невозможности удержания налога до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Оплата турпутевок сотрудникам не учтена в перечнях, не облагаемых страховыми взносами выплат (статья 422 НК РФ) и облагается страховыми взносами в обычном порядке. А вот члены семьи не являются застрахованными лицами для работодателя и оплату услуг для них взносами облагать не нужно.

Упрощённая система налогообложения

Все сказанное выше по оплате турпутевок справедливо и в отношении упрощенной системы — затраты принимаются в пределах 50000 рублей на работника и каждого члена его семьи (с учетом ограничения в 6% от расходов на оплату труда). В расходы указанные оплаты включаются как часть оплаты труда.

Оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии в 2021 году

Одним из видов льгот, предусмотренных для сотрудников полиции, МВД и Росгвардии является компенсация проезда к месту отдыха. Однако оплата проезда имеет и определенные ограничения. В статье рассмотрим порядок, по которому производится оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии.

Важно! Регламентируется право на оплату проезда в отпуск Трудовым кодексом РФ (325 ТК РФ), приказ МВД РФ №514. Такие документы содержат порядок предоставления данной льготы как для сотрудников полиции, так и для их родственников.

  1. Кому компенсируется проезд в отпуск
  2. Когда компенсацию за отдых получить нельзя
  3. Порядок возмещения расходов за проезд к месту отдыха
  4. Порядок подачи рапорта
  5. Документы, подтверждающие расходы на проезд
  6. Размер компенсации за проезд
  7. Оплата проезда в отпуск семье умершего сотрудника
  8. Законодательная база

Кому компенсируется проезд в отпуск

Право на компенсацию проезда к месту отпуска имеют следующие граждане:

  • Работники госорганизаций, трудящиеся районах Крайнего Севера, а также приравненных к нему регионах;
  • Учащиеся в средне-профессиональных заведениях с госаккредитацией;
  • Пенсионеры, имеющие «северный» стаж (раз в 3 года);
  • Сотрудники МВД, Росгвардия.

Для сотрудников МВД оплата проезда к месту их отдыха предусмотрена ежегодно. Кроме самих сотрудников, такое право также предоставляется и их родственникам, но только в то случае если они нетрудоустроены (Читайте также статью ⇒ Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий в 2021. Кому и когда полагается?).

Когда компенсацию за отдых получить нельзя

Важно! Компенсация проезда к месту отдыха производится только в том случае, если отпуск планируется в России.

При некоторых обстоятельствах компенсация оплаты проезда не предусматривается. К ним относятся:

  • Сотрудник указал несколько мест для отпуска. Оплата нескольких мест отдыха не предусмотрена, указывать необходимо определенный маршрут, имеющий один конечный пункт. Например: Москва – Сочи. Если же указываются сразу несколько пунктов назначения, то компенсация будет предоставлена только по первому.
  • Отдых за границей. Оплата проезда производится из средств бюджета, а значит и компенсации подлежит только проезд по России. Государство таким образом также оказывает поддержку туротраслям нашей страны.
  • Оплата проезда работающим членам семьи. Оплата проезда предусмотрена только для неработающих членов семьи получателя льготы.

Порядок возмещения расходов за проезд к месту отдыха

Для того, чтобы получить компенсацию за проезд к месту отдыха, необходимо следовать определенному алгоритму:

  • Первым делом необходимо подать рапорт и приложить к нему подтверждающие документы;
  • Рапорт утверждается отделом кадров и руководителем отдела;
  • Работнику выплачивают предварительную стоимость проезда;
  • Вернувшись из отпуска, сотрудник подает подтверждающие расходы документ;
  • После этого бухгалтерия осуществляет перерасчет стоимости, после чего по необходимости сотруднику доплачивают до полной стоимости, либо им возвращается неизрасходованный аванс.

Порядок подачи рапорта

Важно! Рапорт необходимо подать до отъезда в отпуск, за 3 дня до его начала.

При этом он должен содержать такие сведения, как ФИО сотрудника, вид отдыха, его продолжительность и место назначения, дату отъезда, вид проезда. Кроме этого, к рапорту прилагаются документы о других членах семьи, направляющихся в отпуск. Это должны быть копии свидетельства о браке и о рождении детей. Но такие документы, как правило, уже хранятся в отделе кадров, поэтому к рапорту может прикладываться справка о составе семьи. Первыми отметку на рапорте проставляет отдел кадров. Она подтверждает, что в отпуск сотрудник уходит в соответствии с составленным ими графиком. После этого рапорт утверждает непосредственный начальник сотрудника. Бухгалтерия производит расчеты предполагаемой суммы проезда, исходя из вида транспорта и места отдыха (Читайте также статью ⇒ Отпуск муниципального служащего за выслугу лет в 2021).

Документы, подтверждающие расходы на проезд

В зависимости от того, какой вид транспорта предпочтет сотрудник для направления к месту отдыха и обратно, будет зависеть и перечень подтверждающих расходы документов (Приказ №514). Например:

  • Направляясь в отпуск на личном автомобиле, работнику необходимо будет предоставить чеки за топливо, справку с места назначения, а также копию техпаспорта и прав;
  • Проезд на поезде подтверждается билетами;
  • Поездка на самолете – посадочными талонами, билетами и платежными документами, подтверждающими оплату.

Размер компенсации за проезд

Первоначально стоимость проезда рассчитывается в предварительном размере. По возвращении сотрудника из отпуска, по его подтверждающим расходы документам будет производится окончательный расчет компенсации проезда.

Отдельно стоит выделить проезд на личном транспорте сотрудника. Сотруднику важно во время поездки собирать все чеки с АЗС, так как при их отсутствии компенсации в полном объеме представлена не будет. В том случае, если сотрудник автомобиль арендует, компенсация будет предоставлена только за топлива. Стоимость аренду машины оплачена не будет.

Рассмотрим за что будут производиться доплаты по возвращении из отпуска:

  • За пользование в поезде постельными принадлежностями;
  • За услуги, предоставляемые за стоимость проезда в плацкартном вагоне;
  • Оплата за проезд в вагоне повышенной комфортности;
  • Страховка и допсборы.

В зависимости от категории сотрудников производится оплата проезда на самолете. Например, высшему составу сотрудников оплачиваются авиабилеты в бизнес-классе, а остальным сотрудникам – эконом. Такие же правила действуют и при проезде на поезде. Высшему составу будет компенсирована поездка в купе мягкого вагона, а остальным – обычные купе.

Оплата проезда в отпуск семье умершего сотрудника

Если сотрудник умер, это не означает, что члены его семьи утрачивают право на компенсацию проезда в отпуск. Для этого им нужно будет предоставить в учреждение определенные документы:

  • Подтверждающие родственную связь с умершим сотрудником;
  • Путевки;
  • Билеты или иные документы, подтверждающие проезд, а также его оплату.

Оплата проезда пенсионерам к месту отдыха и обратно

Компенсация проезда пенсионерам к месту отдыха и обратно предусмотрена только для лиц, проживающих в районах Крайнего Севера, либо приравненных к ним местностях. Данная льгота может быть использована не чаще одного раза в два года, а выплата средств осуществляется по линии ПФР. В этой статье рассмотрим правила получения компенсации, и действующие ограничения по сумме выплат.

Когда возникает право на оплату

Претендовать на выплату компенсации за отдых могут не все категории пенсионеров. С 2018 года эта льгота распространяется только на получателей страховой пенсии, а также выплат по инвалидности. Иные категории граждан не приобретают такое право (например, отказ в выплате получат лица, получающие выплаты по случаю потери кормильца).

Выделим ключевые условия, которые нужно соблюсти для получения компенсации из бюджета:

  1. оплате подлежат только затраты на проезд к месту отдыха, поэтому на возмещение расходов за проживание или питание пенсионер не сможет рассчитывать;
  2. оплачивается только проезд в отпуск, если место его проведения находится на территории РФ;
  3. льгота предоставляется один раз в два года, при неиспользовании права на оплату, перенести ее на последующие периоды нельзя.

Реализация льготы возможна двумя способами – оплатой фактически понесенных затрат, либо выдачей проездных документов. На практике, используется только первый вариант, когда пенсионер представляет проездные документы для оплаты.

Обратиться за выплатой можно через территориальный отдел ПФР по месту жительства, либо через учреждения МФЦ. Если гражданин получает пенсию не по месту регистрации, для выплаты компенсации будет запрошено его пенсионное дело.

Как происходит выплата

При подаче заявления пенсионеру нужно представить документы, подтверждающие место проведения отдыха, а также понесенные затраты. Оплата допускается при использовании любого средства передвижения (железнодорожный транспорт, авиаперевозки и т.д.), в том числе и личный автотранспорт. При расчете компенсации используются следующие правила:

  • в расчет принимаются затраты на поездку только до одного места назначения (если билеты содержат несколько мест назначения, пенсионер должен выбрать один населенный пункт или местность);
  • для подтверждения расходов представляются билеты – оплата возможна при проезде в плацкартном вагоне поезда, перелете в экономическом классе самолета, и т.д.;
  • если для проезда использовался личный транспорт, для расчета используются представленные чеки на приобретение ГСМ, однако максимальный размер выплаты будет зависеть от нормативов расхода топлива.

Если гражданин представил билеты более высокой комфортности (например, при проезде в купе), оплата будет осуществляться по справке от перевозчика. Такой вариант может оказаться выгоднее при перелетах, поскольку в сфере авиаперевозок отсутствует монополист.

Закон содержит правило о подтверждении факта нахождения в месте проведения отдыха. Для этого можно представить туристическую путевку, справку о регистрации по месту пребывания, выписку о датах проживания в гостинице и т.д. Однако даже сам факт представления билетов позволяет рассчитывать на компенсацию.

При поступлении заявления сотрудники ПФР проверят, не использовалось ли право на льготу в пределах последних двух лет. Эти сведения содержатся в пенсионном деле. При необоснованном отказе в компенсации затрат, либо занижении суммы выплат, оспорить такое решение можно через судебные инстанции.

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат на поездки, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, установленной Трудовым кодексом РФ, либо по собственной инициативе, когда такая компенсация предусмотрена трудовым или коллективным договором.

  • Сокращать ли рабочий день 5 марта
  • Для работодателей установят новую обязанность по размещению вакансий
  • Как и где хранится трудовая книжка работника
  • Как вернуть НДФЛ с платы за обучение
  • Основы делопроизводства: как сокращенно пишется «исполняющий обязанности»

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Читайте также:  При создании сайтов можно применять ПСН

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Правомерность предоставления компенсации проезда в льготный отпуск

Сотрудник устроился на предприятие в марте 2016 года. В июне 2018 года воспользовался правом на проезд в льготный отпуск. В июле 2019 года желает воспользоваться правом на проезд в льготный отпуск следующего 2-х летнего периода (2019-2020г). Имеем ли мы право отказать в выплате компенсации и оплатить проезд только в 2020 году?

Ответы юристов ( 4 )

  • 3747 ответов
  • 2556 отзывов

Согласно ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Один раз в два года — это значит, что работник может воспользоваться этой компенсацией или в 2019 г., или в 2020 г.

Уточните, какая организация: бюджетная или небюджетная?

  • 7,9 рейтинг
  • 1019 отзывов

Здравствуйте, Оксана! В соответствии со ст.325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

При этом указывается, что порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Поэтому имеет значение, о какой организации идет речь: финансируемой из бюджета или небюджетной?

Так, согласно п.4 Постановления Правительства РФ от 12.06.2008 N 455

«О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.
При этом, как указано в п.4 вышеуказанного Постановления Правительства РФ в дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годыначиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения.

Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию.

Что касается небюджетной (коммерческой) организации, то часть 8 статьи 325 ТК РФ обязывает работодателей, не относящихся к бюджетной

сфере установить в коллективных договорах, локальных нормативных актах или трудовых договорах размер, условия и порядок компенсации вышеуказанных расходов:

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих . у других работодателей, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

При этом отсутствие такого порядка не освобождает работодателя от обязанности компенсировать работнику расходы на проезд к месту использования отпуска и обратно, что подтверждено Постановлением Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 № 2-П.

Конституционный Суд указал, что работник коммерческой организации вправе рассчитывать на данную компенсацию, работодатель не может лишить работников предусмотренной законом гарантии и уклониться от установления компенсации и ее выплаты. Таким образом, проезд
к месту проведения отпуска и обратно должны оплачивать все организации, находящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в том числе и коммерческие.

Если отталкиваться из исходных данных о том, что речь идет о работнике бюджетной сферы, то получаем следующий расклад.

Сотрудник устроился на предприятие в марте 2016 года.
Оксана

Если сотрудник устроился, предположим 15 марта 2016 года, то дня него

15.03.2016 г. — 14.03.2017 г. — это первый год работы;

15.03.2017 г. — 14.03.2018 г. — это второй работы.

Получается, исходя из ст.325 ТК РФ и п.4 Постановления Правительства РФ от 12.06.2008 N 455, если сотрудник по результатам первого года работы не воспользовался правом на компенсацию, такое право он сохраняет по результатам второго года работы:

В июне 2018 года воспользовался правом на проезд в льготный отпуск.

Далее, для этого сотрудника:

15.03.2018 г. — 14.03.2019 г. — это третий год работы;

15.03.2019 — 14.03.2020 — это четвертый год работы.

Таким образом, Ваш сотрудник прав, он имеет право на компенсацию за третий год работы, т.е. когда по итогам этого года наступает его отпуск в июле 2019 года:

В июле 2019 года желает воспользоваться правом на проезд в льготный отпуск следующего 2-х летнего периода (2019-2020г). Имеем ли мы право отказать в выплате компенсации и оплатить проезд только в 2020 году?

Следовательно, отказать вашему сотруднику в компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно в июле 2019 года Вы не можете. А вот по результатам 4-го года работы, т.е. в 2020 г. сотрудник не будет иметь более права на компенсацию, поскольку право на ее получение возможно только 1 раз в 2 года.

При этом речь идет о работнике бюджетной организации либо коммерческой, где условия и порядок предоставления компенсации не регламентированы в локальных нормативных акта, трудовом договоре или коллективных договорах. Если они локальными актами и договорами регламентированы, то необходимо ориентироваться на них.

Что касается коммерческой (небюджетной) организации), то Верховный Суд РФ разъяснил, что в их локальных актах, договорах могут быть предусмотрены иные от установленных законом условия, размер и порядок предоставления компенсации расходов на оплату проезда в период отпуска:

«Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 2 (2016)»
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 06.07.2016)

7. Работодатели, осуществляющие предпринимательскую и (или) иную экономическую деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, вправе в рамках коллективного договора, локального нормативного акта или в трудовом договоре устанавливать размер, условия и порядок предоставления работникам компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, отличные от того, как это предусмотрено для работников организаций, финансируемых из бюджета.

  • 8,4 рейтинг
  • 1678 отзывов

Оксана, добрый вечер!

Отвечая на Ваш вопрос, нужно знать кто Ваш работодатель: частная организация или государственное учреждение.

Приведу пример из судебной практики.

Октябрьский районный суд города Мурманска в Решение от 31 марта 2011 года, рассмотрев дело № 2-1001/2011по иску Чернышова А.В. к Управлению Судебного департамента в Мурманской области о взыскании расходов по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно, пришел к следующим выводам:

Анализируя положения статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 4 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 года № 455, суд приходит к выводу об установленном нормативном ограничении права работника на получение от работодателя компенсации проезда к месту использования отпуска и обратно — один раз в два года.
По мнению суда, толкование указанного нормативного ограничения исключает возможность предоставления указанной льготы работнику два года подряд, то есть, например, в том случае, если работник за первый и второй год работы использовал льготу, начиная со второго года работы, и претендует на использование льготы за третий и четвертый год работы в третий год работы.
В данном случае, истец фактически, использовав льготу по компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно за второй год работы в период второго года работы, претендовал на получение такой же льготы за третий год работы в период предоставления ему ежегодного очередного отпуска за третий год работы, то есть два года подряд, что противоречит действующему законодательству.

В представленном судебном деле работодателем выступало государственное учреждение и суд, анализируя положения законодательства о предоставлении компенсации по оплате проезда к месту проведения отпуска, решил не в пользу работника, трактовав законодательство так, что два года подряд компенсация не предоставляется, т.е. она должна предоставляться в году, следующем за годом, в котором не предоставлялась.

Читайте также:  НДФЛ на декретные в 2021 году

Если же Ваш работодатель негосударственное учреждение (организация), то размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа в соответствии с ч. 8 ст. 325 ТК РФ устанавливаются локальным актом работодателя, коллективным договором либо трудовым договором. Если же размер, условия и порядок компенсации не установлены в конкретном документе работодателя либо из него не следует конкретно в каком порядке предоставляется компенсация, то нужно руководствоваться положениями ТК РФ.

Минфин РФ в Письме от 03.07.2006 N 03-05-01-04/200 дал свои разъяснения о порядке предоставлении компенсации:

По нашему мнению, условие оплаты работодателем проезда к месту использования отпуска и обратно «один раз в два года» следует понимать как обязанность работодателя оплатить проезд в каждом втором календарном году, а не через 24 месяца.

Таким образом, при не регулировании в частной организации порядка предоставления компенсации локальными документами, коллективным, трудовым договорами, нужно исходить из норм трудового законодательства, в частности ст. 325 ТК РФ и, если следовать вышеприведенными мною решением суда и Письмом Минфина, компенсировать расходы на проезд не в 2019 году, а в 2020 году.

Коллега, позволю не согласиться с представленными Вами мнениями Минфина (к тому же оно достаточно устаревшее — 2006 г., и эти мнения Минфина бывают весьма противоречивы, в том числе в разные промежутки времени), а также Октябрьского районного г. Мурманска:

По мнению суда, толкование указанного нормативного ограничения исключает возможность предоставления указанной льготы работнику два года подряд, то есть, например, в том случае, если работник за первый и второй год работы использовал льготу, начиная со второго года работы, и претендует на использование льготы за третий и четвертый год работы в третий год работы.

то есть два года подряд, что противоречит действующему законодательству.

Если ч.1 ст.325 ТК РФ может вызвать неоднозначное толкование фразы «один раз в два года», то обратившись к абз.2 п.4 Постановления Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей»,

4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.

В дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годыначиная с пятого года работы и т.д.

вполне логично прийти к выводу, что компенсацию за проезд работник вправе получить в любое время в двухгодичный период времени, ключевое слово в данном Постановлении Правительства — начиная с… года. То есть работник вправе требовать компенсации при условии предоставлении отпуска хоть в начале двухгодичного промежутка времени, хоть в середине, хоть и в конце — это его право. При этом никаких противоречий с ч.1 ст.325 ТК РФ не возникает: компенсация осуществляется один раз в 2 года.

В противовес я тоже приведу Вам пример из судебной практики:

Постановление Президиума Сахалинского областного суда от 19.04.2013 N 44Г-16/2013

Как следует из материалов дела, за периоды непрерывной работы в Межрайонной Инспекции федеральной налоговой службы N 3 по Сахалинской области с 26 февраля 2008 года по 25 февраля 2010 года (за первый и второй годы) и с 26 февраля 2010 года по 25 февраля 2012 года (за третий и четвертый годы) В. использовал право на компенсацию расходов по проезду в отпуск в октябре 2008 (за первый и второй годы), и в октябре — декабре 2011 года(за третий и четвертый годы работы).
В соответствии с установленным Правительством Российской Федерации Порядком компенсации расходов следующее право на компенсацию расходов по проезду к месту проведения отпуска (за третью двухлетку) возникло у В. начиная с пятого года непрерывной работы, т.е. с 26 февраля 2012 года. Отсюда следует, что законных оснований для отказа В. в выплате компенсации стоимости проезда к месту проведения отпуска, предоставленного с 14 мая 2012 года, у представителя нанимателя не имелось.

Обратите внимание, что в приведенной ситуации работник использовал свое право на компенсацию в октябре-декабре 2011 года, т.е. за третий и четвертый годы работы, а уже с 26 февраля 2012 года у него начался пятый год работы (третья двухлетка), и именно с этого момента, как прямо указывает Президиум Сахалинского областного суда, и начался отсчет права требования компенсации работником, в частности он его реализовал (не без поддержки суда) с 14 мая 2012 года.

Поэтому в приведенной клиентом ситуации сотрудник прав, он имеет право требования компенсации в июле 2019 года, когда ему предоставят отпуск, а вот в 2020 году уже нет (право предоставляется только 1 раз в 2 года, т.е. в пределах каждого двухгодичного промежутка).

Отпуск: особенности начисления компенсации за проезд

Для отдельных категорий работающих граждан трудовым законодательством предусмотрена оплата (компенсация) проезда на курорт или в другое место для отдыха. Эти средства выплачиваются из бюджета организации или предприятия, то есть, начисляются работнику его работодателями.

Возможность такой компенсации заложена в трудовые отношения 325-й статьёй федерального законодательства (закон номер 197, принятый в декабре 2001 года). Об этом же говорится в Законе РФ под номером 4520-1 от 31 декабря 2014 года (33-я статья).

  • Кто имеет право на оплату?
  • Кто не может претендовать на оплату?
  • Документальное оформление
  • Особенности выплаты
  • Личный автотранспорт

Кто имеет право на оплату?

Претендовать на оплату проезда в обе стороны (на отдых и обратно к месту постоянного жительства) имеют следующие категории работников:

  • Лица, осуществляющие трудовую деятельность в сложных климатических условиях Севера и приравненных к нему территорий, предприятия или организации которых финансируются за счёт государственной казны (325-я статья ТК). Кроме того, для этих граждан проезд не засчитывается в общее количество отпускных дней.
  • Лица, получающие среднее профессиональное образование и имеющие аккредитацию от государства (174-я статья ТК). Речь в этом нормативном документе идёт, прежде всего, о заочном обучении в техникумах.
  • Лица с государственной аккредитацией, получающие образование в высших учебных заведениях заочно (173-я статья ТК).
  • Лица, находящиеся на пенсии и имеющие стаж работника Севера. Им оплачивается отдых (проезд на курорт) раз в три года.
  • Действующие сотрудники Министерства внутренних дел и профессиональные военные, служащие по контракту.

Что касается студентов, обучающихся заочно, им вместо отпускного периода засчитывается период учёбы, то есть, время, проведённое в учебном заведении с конкретной целью (промежуточная аттестация, сдача экзаменов). Оплата за проезд осуществляется один раз в году. То же правило действует и для лиц, получающих среднее профессиональное образование, но оплата для них производится в половинном размере (компенсируется только 50% стоимости билетов).

Причём оплата для учащихся работников осуществляется по тем же нормативным актам, что и оплата периодов нахождения в служебных командировках. Порядок начисления компенсации должен отражаться в локальных документах, например, коллективных или трудовых договорах. Также работодатель может издать отдельный приказ, ссылаясь на статьи Трудового кодекса.

Для работников, трудящихся в условиях Крайнего Севера и других, сложных по климатическим условиям регионах, компенсация выплачивается раз в два года.

Правило касается бюджетных организаций и предприятий. Право на получение такой компенсации возникает у сотрудников уже в первый рабочий год. Кроме оплаты проезда для них предусмотрена компенсация за транспортировку багажа весом более 30 килограмм.

Следует отметить, что компенсация распространяется на членов семьи уезжающего в отпуск сотрудника. К ним относят неработающих детей, жён или мужей.

Кто не может претендовать на оплату?

Рассчитывать на компенсацию не могут:

  • Лица, решившие отдохнуть в двух разных местах. Для оплаты необходимо указать в заявлении на один конечный пункт дороги (например, Мурманск — Сочи).
  • Лица, решившие провести отдых за рубежом. Для них компенсируется только часть дороги до границ России. Например, невозможно получить компенсационные выплаты за передвижение по территории Египта.
  • Лица, работающие на государственных предприятиях или в бюджетных организациях, не могут претендовать на получение ежегодной компенсации. Она доступна только для сотрудников частных предприятий и коммерческих организаций, если такая возможность изначально заложена в коллективный договор или трудовой контракт.
  • Члены семьи, официально трудоустроенные или достигшие восемнадцати лет. При этом не имеет значения, едут ли они на отдых вместе со льготником.
  • Члены семьи, находящиеся на пенсии. В трудовом законодательстве не идёт речи об оплате проезда для мужа или жены льготника, уже находящейся на пенсии.

Документальное оформление

Большинства спорных моментов в отпускной сфере можно избежать благодаря правильному оформлению коллективных договоров или трудовых контрактов. Работодатель должен максимально точно и полно раскрыть в этом документе все вопросы, касающиеся оплаты за проезд на отдых.

Уходить в отпуск работник может согласно отпускному графику либо по собственному желанию. Основанием для издания соответствующего приказа служит составленное работником заявление. Это основной документ, к которому прилагается подтверждающая документация (например, квитанция по оплате путёвки).

Заявление не имеет единой (унифицированной) формы. Она не предусмотрена трудовым законодательством.

Поэтому документ составляется работником в свободной форме и содержит следующие пункты:

  • обращение к руководству (фамилия непосредственного руководителя, его имя и отчество, а также занимаемая им должность);
  • в самом документе излагается просьба предоставить отпускной период с компенсацией транспортных расходов за проезд (даётся отсылка на соответствующую статью, например, на 325-ю для работников Севера) и указывается размер компенсации (в цифрах и прописью);
  • ниже вписывается перечень всех прилагаемых документов, подтверждающих размеры транспортных расходов (посадочные талоны, билеты, квитанции за багаж, оплату путёвок и т. п.);
  • на документе ставится дата его составления и подпись сотрудника с расшифровкой.

К заявлению присовокупляются подтверждающие документы. Их перечень зависит от того, каким именно транспортом работник добирался до места отдыха.

Если речь идёт о личном автомобиле, необходимо приложить:

  • водительские права и технический паспорт (предъявляются ксерокопии);
  • чеки за оплаченное топливо;
  • документ, подтверждающий нахождение работника по месту, указанному в заявлении (обычно это справка).

При использовании поезда прилагается:

  • отчёт по стоимости, оплачиваемой авансом;
  • билеты (их оригиналы).

При перелёте на самолёте необходимо предоставить:

  • посадочный талон и билет;
  • любые платёжные документы, подтверждающие этот перелёт.

Если сотрудник отправляется за рубеж, он обязан приложить к заявлению:

  • подписанный с туристической фирмой договор;
  • составленную оператором справку, подтверждающую стоимость дороги;
    посадочный талон и билет;
  • заграничный паспорт (его ксерокопию).

При этом необходимо понимать, что компенсацию работодатель выплатит только за переезд до (от) государственной границы.

На основании полученного и зарегистрированного в учётной книге заявления руководитель издаёт приказ, согласно которому производится начисление отпускных средств и компенсации, а также их выплата работнику.

Особенности выплаты

Выплата компенсации перед началом отпускного периода производится в приблизительном размере, так как работник не всегда может представить в бухгалтерию и кадровый отдел документы, подтверждающие его расходы.

А основанием для перерасчёта являются все подтверждающие документы, которые работник предъявил работодателю.

Также в отдельных случаях коллективным договором предусмотрена оплата по факту, то есть, после возвращения с отдыха и предъявления всех необходимых документов. При этом компенсационные суммы не облагаются налогами, но отражаются в бухгалтерских документах в качестве расходов (в отчётности указывается дебет и кредит для начисленной компенсации).

Как было сказано выше, если работник уже воспользовался в текущем году своей льготой, компенсация ему не начисляется.

Работающие лица и студенты заочных отделений для получения компенсации обращаются к своему работодателю, а пенсионеры пишут заявление в Пенсионный фонд (для них поездка компенсируется из государственного бюджета).

Оплачиваются ли 2 недели отработки после увольнения — узнайте у нас всю информацию.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале.

Если вам платят зарплату “в конверте” то наша статья, расположенная здесь, вам должна быть очень полезна!

Личный автотранспорт

Многих работников, относящихся к льготной категории и отправляющихся на отдых, интересует вопрос, как именно учитывается переезд на личном автомобиле при начислении компенсации.

Как правило, оплата, производится авансом. При этом учитывается кратчайший маршрут следования, а корректировка выплат производится уже после завершения отпускного периода и возвращения сотрудника на рабочее место.

В качестве подтверждения расходов водитель должен предоставить все чеки с автозаправочных станций. При их отсутствии на полную компенсацию рассчитывать нельзя.

При расчёте учитываются минимальные показатели расхода топлива для конкретной модели на каждые 100 километров. Аренда транспортного средства в сумму компенсации не включается! При передвижении на таком автомобиле работодателем будет компенсирована только стоимость топлива.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Ссылка на основную публикацию