Топ-8 правил ведения трудовых книжек

Топ-8 правил ведения трудовых книжек

Каждый работодатель обязан вести и заполнять трудовые книжки для своих сотрудников, в том числе и заниматься их оформлением при необходимости. Однако разбираться во всех тонкостях и нюансах кадрового дела, особенно начинающим предпринимателям, может быть слишком сложно. Мы собрали самые главные правила ведения трудовых книжек, которые позволят вам работать с наемными сотрудниками без каких-либо сложностей и ошибок.

Правило №1 — общие принципы заполнения трудовых книжек

Вести трудовую книжку достаточно просто. Однако есть множество тонкостей и нюансов, совсем не очевидных для начинающего кадровика или предпринимателя. Поэтому в первую очередь нужно узнать главные принципы заполнения этих документов. Выглядят они следующим образом:

  1. У каждой записи должен быть свой порядковый номер, идущий строго за предыдущим.
  2. Даты заполняются арабскими цифрами в формате хх.хх.хххх — день, месяц и год.
  3. Записи должны быть строго синего, чёрного или фиолетового цвета. Допускается использование как шариковых, так и гелевых ручек или перьевых.
  4. Сокращения не используются.
  5. Применяется только русский язык, или иной официальный язык, принятый в субъекте федерации на региональном уровне.
  6. Оформить документ, а также внести в него запись о трудоустройстве, необходимо не позднее, чем в течение семи дней после начала работы.
  7. О каждой записи, внесенной в документ, трудящегося следует уведомить и ознакомить с ней под соответствующую запись в личной карточке.

Зная эти семь основных принципов, можно начинать работать с трудовыми книжками и нанимать сотрудников на работу. Но лучше — ознакомиться со следующими основными правилами использования и ведения этой документации.

Правило №2 — приобретение бланков только у соответствующих компаний

Каждый документ должен строго соответствовать установленной на законодательном уровне форме. При этом каждый работодатель обязан приобретать для сотрудников бланки этих документов сам — у трудящегося может не быть книжки, а приобрести ее самостоятельно просто невозможно. Приобретать данные бланки могут только субъекты хозяйствования.

Но работодатель вправе вычесть расходы на приобретение бланка из заработной платы трудящегося. Либо же — может просто взять данные расходы на себя.

Производятся все трудовые книжки исключительно объединением «ГОЗНАК», то есть — приобретать их можно исключительно у производителей, входящих в данную структуру.

Правило №3 — первый работодатель заполняет титульный лист

Все сведения в рассматриваемый документ вносятся исключительно работодателями. Если человек устраивается на работу впервые — то обязанность заполнения титульного листа возлагается на первого работодателя, который и оформляет рассматриваемый документ для сотрудника. Общий порядок действий в этом случае будет таким:

В титульный лист вносятся ФИО трудящегося в полном виде, в соответствии с тем, как они указаны в паспорте.

  • Далее, указывается дата рождения.
  • Сведения об образовании указываются на основании документа, который трудящийся дал при трудоустройстве.
  • Специальность нужно указывать только в именительном падеже.
  • На титульном листе указывается дата заполнения документа, а также подпись ответственного сотрудника и самого работника, для которого оформляется документ.
  • Правило №4 — заполняем раздел о работе по закону

    В разделе о работе необходимо указывать все записи строго так, как предписывает действующий регламент. А именно — в первой графе фиксируем номер записи по порядку, во второй — день принятия трудящегося в штат, в третьей — наименование субъекта хозяйствования, выступающего работодателем, а в четвертой — дату приказа и его номер.

    В случае, если нужно перевести сотрудника — сначала делается запись о его увольнении. А потом — о переводе на новое место ведения трудовой деятельности.

    Правило №5 — храним трудовые книжки как это положено

    Работодатель обязан хранить трудовые книжки своих трудящихся. При этом обязательно следует завести на предприятии книгу учета движения трудовых книжек, а также обеспечить защиту документов от влаги, огня и иных неблагоприятных факторов. За ведение этой документации должен быть назначен ответственный работник — при его отсутствии вести книжки может и работодатель лично.

    Правило №6 — не совершите ошибку при увольнении

    Самая популярная ошибка при увольнении сотрудника — это неточное внесение записи о прекращении трудовых взаимоотношений. Необходимо избегать сокращений и писать полностью, например:

    «Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

    Также следует помнить о том, что при увольнении нужно выдать документ трудящемуся на руки и внести сведения о выдаче документации в книгу учета ее движения.

    Правило №7 — не путаем копии, дубликаты и вкладыши

    Законодательство не позволяет работнику получать рассматриваемые документы на руки, за исключением некоторых ситуаций. Даже запись о совместительстве вносится исключительно по основному месту трудовой деятельности. При необходимости получить копию документа, работодатель обеспечивает копирование всех его страниц, начиная с титульной страницы.

    На каждой копии ответственный работник должен написать «верно», проставить дату выдачи копии и печать организации, если она есть. Кроме этого, на каждой копии должно фиксироваться место хранения оригинала.

    В случае порчи или утери документа, должен быть оформлен дубликат, но сведения о предыдущих местах ведения трудовой деятельности в него могут быть внесены в общем виде. При оформлении дубликата работодатель вправе требовать иные документы, способные подтвердить стаж сотрудника, а также может содействовать ему в получении этих документов, например, направив запрос в ФСС.

    Вкладыш — это специальный документ, подшиваемый в случае, если все страницы трудовой книжки уже заполнены и в ней нет места для внесения записей. Вкладыш приобретается так же у объединения компаний ГОЗНАК, а информация о нем должна быть отражена в книге учета движения данной документации.

    Правило №8 — награждать можно, наказывать — нельзя

    Несмотря на то, что сотрудник может получать как поощрения от работодателя, так и иметь дисциплинарные взыскания, в трудовую книжку могут заноситься только сведения о поощрениях, которые указываются в отдельном разделе документа. Дисциплинарные взыскания указывать в основном документе трудящегося запрещено.

    Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

    Автор: Шадрина Т. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

    Масштабный переход на электронные трудовые книжки закончился. Те, кто хотел оставить бумажный вариант, свой выбор уже сделали, за небольшим исключением. И таких, по информации ПФ РФ, намного больше, чем желающих вести электронную трудовую. Поэтому нормативные акты, устанавливающие порядок ведения и хранения трудовых книжек, еще будут действовать долго. Но поскольку они уже требуют обновления, Минтруд разработал проект нового порядка ведения и хранения трудовых книжек (далее – Проект) и представил его для общественного обсуждения (ID проекта – 02/08/11-20/00110740). Какие изменения планирует внести Минтруд?

    В Проекте регламентированы:

    форма трудовой книжки и вкладыша в нее;

    порядок ведения и хранения трудовых книжек.

    В отношении формы трудовой книжки и вкладыша ничего не изменилось, поэтому приобретенные ранее бланки трудовых книжек и вкладышей будут действовать и далее.

    Если говорить о порядке ведения трудовых книжек, в Проекте объединены нормы из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, эти акты, соответственно, будут отменены.

    Согласно Проекту отменяются устаревшие требования, актуализированы в соответствии с изменениями законодательства процедура записи в трудовую книжку и некоторые другие положения в области ведения и хранения трудовых книжек.

    Что отменили?

    Отменены следующие требования:

    вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее и скреплять эти книги сургучной печатью или пломбировать;

    ознакамливать работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;

    вносить в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, в том числе лицам, отбывшим исправительные работы без лишения свободы, о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;

    заверять подписью работника при его увольнении (расторжении трудового договора) все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя;

    заполнять трудовую книжку лица, принятого на работу впервые, в его присутствии.

    Что изменили?

    1. В положениях, устанавливающих требование о проставлении печати работодателя, предусмотрена возможность проставлять печать работодателя или кадровой службы и уточняется, что печать проставляется при ее наличии.

    2. При внесении записи об увольнении предусматривается требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 ТК РФ и других федеральных законов.

    3. Внесено положение о заполнении трудовой книжки о дистанционной работе при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником.

    4. Порядок внесения сведений об образовании работника приведен в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

    Кроме этого, установлено, что работодатели, как и раньше, обязаны вести учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, самих трудовых книжек и вкладышей в них, но вот формы книг (журналов) учета работодатель будет разрабатывать и утверждать самостоятельно. Приведем выдержку из Проекта:

    42. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

    а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в рамках которого фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

    б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.

    43. Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек, в которой в обязательном порядке указывается дата приема трудовой книжки и ее номер, а также при увольнении работника дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, свидетельствующая о получении им трудовой книжки. Формы указанных книг (журналов) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) .

    Также в Проекте закреплены порядок действий работодателя при выборе работником электронной трудовой книжки и срок передачи работнику трудовой книжки, приведены формулировка записи и порядок ее заверения.

    38. При подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

    При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата подачи работником заявления, в графе 3 делается запись «подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер .

    Правила ведения трудовых книжек

    Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути – это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2020 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

    Для чего существует

    Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

    • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
    • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
    • для учета награждений.

    Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

    Правила ведения и оформления, кто оформляет

    Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2020 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

    Общие правила

    Содержание и правила

    Номер по порядку

    Должен быть у каждой записи

    Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

    Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

    Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

    Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

    Строгое соответствие записи приказу

    Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

    Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

    Ознакомление работников и заверение

    Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

    Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

    Титульный лист: правила заполнения

    Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

    Сведения, указываемые в титульном листе:

    • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
    • дата рождения;
    • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
    • специальность указывается в именительном падеже;
    • дата заполнения;
    • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

    Ведение раздела о работе

    Алгоритм действий, общие правила:

    • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
    • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
    • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
    • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

    При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

    При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

    Читайте также:  Кредит для ИП в Сбербанке: условия, процентные ставки

    Ведение раздела о награждениях

    Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

    Как и где должны храниться

    Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

    Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

    Копия: правила выдачи

    Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

    Как получить и заверить копию:

    • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
    • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
    • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
    • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

    Дубликат: правила заполнения

    Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

    Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

    Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

    Вкладыш

    Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

    Когда выдается при увольнении

    Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

    Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец

    Трудовая книжка — основной документ работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2020 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

    Основные требования при оформлении трудовой книжки

    Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция). Перечислим ключевые положения.

    Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

    ВАЖНО. Нужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии.

    Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

    В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью.

    В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

    Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

    ВНИМАНИЕ. С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя.

    Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

    Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

    Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

    Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

    Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

    Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

    Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

    ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

    На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

    Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

    Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

    Изменение титульного листа

    Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

    Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

    Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

    СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

    Сведения о приеме на работу

    Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.

    Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

    Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

    Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

    ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.

    Заполнение трудовой книжки при увольнении

    Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

    В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

    В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

    ВАЖНО. В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

    В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

    После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник

    Примеры записей об увольнении

    Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Как исправить ошибку в трудовой книжке

    Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

    Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

    При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

    При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

    В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

    В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

    ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

    Как заверить копию

    Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

    Читайте также:  Что означает гриф коммерческой тайны - образец

    Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

    На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

    Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

    Дубликат трудовой книжки

    Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

    Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

    Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

    В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

    Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

    После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

    Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

    Правила и нормативные рекомендации по ведению и хранению трудовых книжек работников в соответствии с нормами законодательства

    Являясь главным документом учета трудовой деятельности и стажа гражданина, трудовая книжка раскрывает всю его профессиональную биографию. Здесь отображаются такие данные, как опыт работы в конкретных должностях, карьерный рост, длительность пребывания на службе, причины увольнения и прочие сведения, которые, в свою очередь, могут пролить свет на “светлые” и “темные” пятна в профессиональной жизни сотрудника.

    На данный момент трудовая книжка является первым документальным основанием начисления страховой пенсии по достижении человеком соответствующего стажа и возраста. Рассмотрим ключевые законодательные нормы ее оформления и ведения.

    • Основные правила заполнения и хранения трудовой книжки
    • Как сменить фамилию в трудовой книжке?
    • Законодательное регулирование вопроса
    • Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

    Основные правила заполнения и хранения трудовой книжки

    Российское законодательство обязывает работодателя вести трудовые книжки каждого сотрудника, для которого данное место работы является основным. Оформление трудовой книжки в соответствии с нормативными требованиями происходит на первом месте работы гражданина — он должен предоставить в отдел кадров, бухгалтерию или же непосредственно руководителю чистый бланк документа, в котором работодатель обязан в течение 7-дневного срока с момента заключения трудового контракта внести базовые сведения о сотруднике. Данная информация заполняется на основании представленных им оригиналов личных документов.

    В то же время записи в трудовой книжке отражаются исключительно на основании внутреннего приказа на предприятии. Речь идет о таких сведениях, как прием в должность, перевод на другую позицию в компании, повышение категории, награждения и отличия, увольнение.

    Работодатель также обязан вести учет трудовых книжек в виде специальной приходно-расходной книги по учету их бланков и вкладышей к ним, а также книги учета движения данных документов.

    Вкладыш в трудовую книжку заводится работодателем в том случае, если все ее страницы являются заполненными в момент приема на работу.

    Как сменить фамилию в трудовой книжке?

    Изменение фамилии владельца трудовой книжки производится работодателем на основании приказа об изменении персональной информации, который, в свою очередь, готовится после предоставления работником соответствующих актуальных документов, содержащим такие изменения, и в некоторых случаях — заявления об изменении фамилии. Получив копию внутреннего приказа, кадровая служба корректирует данные сотрудника в его трудовой книжке и личной карточке.

    Законодательное регулирование вопроса

    Нормативный регламент ведения и хранения трудовых книжек граждан излагается в ряде документов:

    • статье 66 Трудового кодекса РФ, дающей определение документа учета трудовой деятельности и стажа человека, декларирующей обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек;
    • статьях 5.27 и 13.20 КоАП РФ, регулирующих меры ответственности за нарушения регламента ведения документа, прописанного в Трудовом кодексе РФ;
    • постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», предписывающем правила оформления, заполнения и хранения документов, устанавливающем их образец, а также стандарт вкладыша в трудовую книжку;
    • постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об инструкции по заполнению трудовых книжек». Директива содержит четкие указания, как правильно вести трудовую книжку, как и в каком порядке вносить записи и возможные правки.

    Чиновники уже анонсировали ряд изменений, направленных на упрощение некоторых норм оформления бланков трудовых книжек.

    Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

    Принятая Постановлением Минтруда РФ в 2003 году Инструкция по заполнению трудовой книжки содержит практические рекомендации по внесению в документ всей необходимой информации. Согласно ее нормативным положениям, содержательная часть трудовой книжки условно делится на такие блоки, как личные данные сотрудника, информация об образовании, сведения о работе (переводе, награждении, увольнении). Рассмотрим практические особенности заполнения данных в каждом из них:

    1. Личная информация о работнике: на первой странице документа указываются ФИО (без сокращения) и дата рождения человека.
    2. На первой странице (титульной) отражаются также сведения об образовании, специальность сотрудника — эти данные вносятся на основании оригиналов или заверенных копий соответствующих документов. После внесения записи ставится дата заведения трудовой книжки, а также подпись самого работника, удостоверяющая вышеизложенное. Данные первой страницы документа также визирует уполномоченное на предприятии лицо, сюда же ставится и печать организации.
    3. Сведения о работе — этот блок начинается с разворота следующей страницы, содержащим четыре графы: порядковый номер, дату совершения того или иного действия, графу с непосредственной информацией о трудовой деятельности, графу с реквизитами документа, на основании которого вносится запись.

    Записи вносятся последовательно: каждая запись приема, перевода или увольнения с рабочего места должна быть пронумерована по порядку.

    Ключевые сведения отображаются в графе 3 — здесь уполномоченное лицо указывает информацию о принятии (переводе, увольнении) на ту или иную должность в конкретной организации. Изложенное визируется подписью сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии или непосредственно самим руководителем, указываются его ФИО и должность, ставится печать учреждения.

    В разделе «Сведения о награждении» по такой же схеме вносится и информация о наградах за те или иные трудовые достижения с указанием даты награждения и документа, являющимся для этого основанием.

    Подытожив, отметим: в российском законодательстве предусмотрен целый перечень нормативов, которые устанавливают строгий порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек граждан на основном месте их работы. Соблюдение работодателем всех регламентных правил работы с документами учета трудовой деятельности и стажа работника является неукоснительным требованием трудового законодательства во избежание тех или иных нарушений, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

    8 самых важных правил ведения трудовых книжек

    Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

    В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
    • трудовые книжки образца 1938 года;
    • трудовые книжки колхозников;
    • бланки 1974 года и вкладыши в них;
    • двуязычные трудовые книжки;
    • современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

    Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

    Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

    Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

    При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

    Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

    Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

    Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

    Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

    Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г.).

    Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

    На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

    Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

    Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

    При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

    Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

    В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

    Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05.01.2002».

    Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

    В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

    В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
    • переводах,
    • переименовании организации,
    • присвоении разрядов,
    • прекращении трудового договора.

    При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

    После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

    Читайте также:  Выплаты военнослужащим при увольнении со службы по ОШМ

    Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

    Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

    В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

    При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

    Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

    Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

    Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек

    Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году:

    • внести порядковый номер записи;
    • вписать дату;
    • указать событие и ссылку на статью ТК РФ;
    • привести номер и дату приказа;
    • заверить данные подписью уполномоченного лица с ее расшифровкой.

    Это документ строгой отчетности, ошибки и отклонение от регламента оформления не допускаются.

    • Сокращать ли рабочий день 5 марта
    • Для работодателей установят новую обязанность по размещению вакансий
    • Как и где хранится трудовая книжка работника
    • Как вернуть НДФЛ с платы за обучение
    • Основы делопроизводства: как сокращенно пишется «исполняющий обязанности»

    Скачать образец записи в трудовой о приеме на работу в 2021 году

    Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. В прошлом году их перевели в электронный формат, но многие работники не захотели отказываться от привычных бумажных документов о стаже. Теперь Минтруд все равно намерен обновить порядок их ведения, сделав его более простым и современным.

    Новые правила заполнения и ведения трудовых книжек

    Минтруд опубликовал проект ведомственного приказа, обновляющего порядок:

    • ведения и хранения трудовых книжек;
    • выдачи дубликата или самой трудовой книжки при увольнении;
    • выдачи документов при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о работе в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

    Приказом введутся в действие обновленная инструкция по ведению трудовой книжки с комментариями и изменения в бланке. Документ станет объемнее — для сведений о работе предлагают выделить 14 разворотов, а не 10. Вот так выглядит проект титульного листа:

    Главных изменений в порядке оформления несколько:

    1. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
    2. Записи разрешат вносить не только от руки, но и с помощью технических средств: штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
    3. При увольнении работникам не придется ставить подпись.

    Предусмотрено, что работодатель обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления при отказе от ведения бумажного бланка.

    Ведение учета заполненных трудовых книжек (вкладышей) и пустых бланков сохранится. Работодателям разрешат использовать самостоятельно разработанные формы учетных книг (журналов).

    Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

    Обязанности работодателя

    Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в соответствии со статьей 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной. Они обязаны соблюдать методические рекомендации по заполнению трудовых книжек в 2021 году и правила их хранения и учета.

    Где купить бланк

    У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей. При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 постановления правительства от 16.04.2003 № 225.

    Законодательная база

    Разъясняют и регламентируют администрирование правила, утвержденные постановлением правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

    Правила состоят из восьми разделов:

    1. Общие положения.
    2. Ведение документов.
    3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
    4. Выдача при увольнении.
    5. Вкладыш.
    6. Учет и хранение.
    7. Ответственность за соблюдение порядка ведения.
    8. Изготовление бланков и обеспечение ими работодателей.

    Утвержденная Минтрудом инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним содержит соответствующие предписания по каждому из направлений. Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

    Общие положения

    Записи следует делать аккуратно, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры. Графы заполняются прописными буквами. Есть только одно исключение: при проставлении работником подписи на титульном листе разрешается написать полную фамилию печатными буквами, чтобы избежать путаницы и возможных вопросов.

    Заполнение сведений о сотруднике

    При заполнении книжки в первый раз на титульном листе указывают следующие данные:

    • фамилия, имя, отчество работника;
    • полная дата рождения;
    • данные о полученном образовании;
    • диплом специалиста (если имеется).

    Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

    Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

    Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    Заполнение сведений о работе

    В соответствии со статьей 66 ТК РФ), работодатель обязан вести книжки о стаже работы на каждого работника, проработавшего более пяти дней, и когда работа является основной. В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

    Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

    В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

    Если, в соответствии с Федеральными законами, с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

    При приеме на работу книжка заполняется в следующем порядке:

    • 1 графа — проставляется порядковый номер текущей записи;
    • 2 графа — дата, с которой работник зачислен в штат;
    • 3 графа — полное и сокращенное название организации-работодателя, точное наименование должности по штатному расписанию, квалификация;
    • 4 графа — номер и дата приказа о зачислении в штат.

    Заполнение сведений о награждении

    Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек, в этот раздел вносят информацию о присвоенных сотруднику званиях, дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных законодательством РФ и внутренними нормативными документами организации. Обязательными для внесения являются:

    • вручение государственных наград;
    • награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;
    • поощрения, прописанные в ТК РФ.

    Соответствующую запись с указанием, кем, когда и за какие заслуги наградили работника, делают в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». Реквизиты документа-основания указывают в специальном поле.

    Еще одним видом награждения является «Благодарность». Ее заносят в документ только в том случае, если она оформлена соответствующим приказом в организации.

    Заполнение сведений об увольнении

    В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Для этого дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2020 с комментариями и примерами. При прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на пункт указанной статьи. Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

    Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

    При переходе сотрудника с одной занимаемой должности на другую соответствующую отметку делают в трудовой книжке. Важно отметить, что перевод признается законным, только если есть согласие самого сотрудника.

    Существуют два типа переводов с одной должности на другую:

    • внутренний — работодатель остается прежним;
    • внешний — контракт с текущим работодателем расторгается и заключается новый трудовой договор.

    Также перевод может быть постоянным или временным — при замещении временно отсутствующего сотрудника. В таком случае в третьей графе:

    • при внешнем переводе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей необходимо в обоих случаях;
    • при внутреннем переводе прописывают так: «переведен на должность» с указанием оной, названием отдела, если необходимо.

    Особенности заполнения дубликата

    Фактически положения этого раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

    Методические указания содержат форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Кто вносит сведения в книжки

    В соответствии с пунктом 45 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, ведение, хранение, учет и выдачу документов о стаже работников осуществляет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    Инструкция по заполнению трудовых книжек с примерами

    Где найти образцы записей в трудовой? Все варианты есть в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

    Образец записи в трудовой при переводе

    Образец записи в трудовой при увольнении

    Пример записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение», указанной как конкретный вид работы

    Пример записи при приеме на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству в филиал организации

    Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

    Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

    Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

    Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

    Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

    Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях

    В соответствии с пунктом 5 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

    Если работник потерял трудовую

    Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, по пункту 31 постановления от 16.04.2003 № 225, обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

    Если банк просит копию трудовой

    В соответствии с пунктом 7 постановления от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать ему копию книжки или заверенную выписку.

    Как быть с совместителями

    Инструкция по заполнению трудовой книжки гласит, что для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей запись вносится по основному месту его работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

    Если совместитель принес свою книжку

    Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на статью 66 ТК РФ, по требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

    А если совместитель уволен с основного места работы

    С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

    Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

    Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

    Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

    Оформление вкладыша

    Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

    1. Вкладыш заполняется работодателем.
    2. Проставляется дата на титульнике.
    3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
    4. Запись заверяется личной подписью заполнившего и печатью.

    Если произошло переименование организации-работодателя

    Изменение названия организации не влечет за собой изменение условий труда работника. Но в соответствии с пунктом 2.2 инструкции, эту информацию вносят в трудовую книжку. Порядок заполнения таков:

    • графа 1 и графа 2 не заполняются;
    • графа 3 — вносится информация об изменении названия организации, указывается прежнее и настоящее названия в полном и сокращенном видах;
    • графа 4 — указываются дата и реквизиты документа-основания.
    Ссылка на основную публикацию