Как отказаться от электронной трудовой книжки

Как отказаться от электронной трудовой книжки

В ряде организаций работников поставили перед фактом отказа ведения в 2021 году бумажных версий трудовых книжек, заставив подписать уже готовые бланки о выборе электронного варианта. Вправе ли сотрудники переписать заявления до конца года? Ответ эксперта на этот вопрос опубликовала Гострудинспекция региона.

Завершается срок выбора формата ведения трудовой книжки для россиян. В связи с приближением 31 декабря, когда названный срок истекает, на горячую линию Гострудинспекции стало поступать гораздо больше вопросов, связанных с введением «электронных трудовых книжек» (официальный термин: сведения о трудовой деятельности (или СТД).

Как выясняется, в ряде организаций работников поставили перед фактом отказа ведения в 2021 году бумажных версий трудовых книжек, заставив подписать уже готовые бланки о выборе электронного варианта. Сотрудников интересует, вправе ли они переписать заявления до конца года? Если нет, можно ли при последующем трудоустройстве вернуться к традиционной трудовой?

Работодателей, в свою очередь, волнует, могут ли они уже сейчас выдать сотруднику, сделавшему свой выбор в пользу электронного документа, «бумажную» трудовую на руки или нужно ждать января 2021 года?

Разъяснение дала заместитель руководителя Гострудинспекции Республики Башкортостан Оксана Ванскова.

Она напомнила, что работодатели должны были уведомить сотрудников (каждого персонально, под роспись) о возможности сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку работника в бумажной версии, либо полностью перейти на электронную, в срок до 31 октября. О своем решении (письменно, заявлением, которое можно написать от руки в свободной форме) работники должны сообщить до 31 декабря включительно. Те, кто не имеет возможности это сделать по ряду причин (период временной нетрудоспособности; отпуск по уходу за ребенком; отстранение от работы), вправе написать заявление работодателю по основному месту работы в любое время.

– Отзыв поданного заявления о переходе на «электронную трудовую книжку законодательством не урегулирован, поэтому рекомендуем работникам хорошо подумать перед тем, как сделать выбор. Переход на «электронную трудовую» книжку добровольный, поэтому любое понуждение неправомерно. Но его доказательство возлагается на гражданина – если он поставил свою подпись под документом, значит, несет за это ответственность, будучи дееспособным. Подпись – это волеизъявление, недооценивать данный факт нельзя, – заметила эксперт.

При выборе электронной версии ведения сведений о трудовой деятельности (СТД) работодатель выдает бумажную трудовую книжку работнику на руки и больше не несет за нее ответственность. Сделать это можно в день подачи сотрудником заявления, если в нем не указана другая дата. При этом в бумажную трудовую книжку должна быть внесена запись о подаче работником заявления о предоставлении ему СТД, то есть выборе электронного варианта.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем сделать выбор в пользу «электронной», а вот обратный процесс (с «электронной» на бумажную» не предусмотрен, так как после внесения соответствующей записи в трудовой и выдачи ее сотруднику на руки работодатель снимает с себя ответственность за ведение документа в традиционном формате).

За сотрудником, который не отказался от «бумажной» трудовой книжки, сохраняется это право при последующих трудоустройствах к другим работодателям. При этом заново подавать заявление о традиционном способе ведения трудовой книжки не нужно.

– Как быть, если работник не написал заявление? И таких «молчунов», скорее всего, будет подавляющее большинство. Так вот, в этом случае работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате, – сообщила Оксана Ванскова.

Должен ли работодатель при увольнении выдавать сотрудникам, выбравшим СТД, документ на бумажном носителе. Да, обязанность и сроки предоставления данных сведений те же, что и для бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Согласно статье 66.1 ТК РФ, сотрудник вправе запросить СТД у работодателя (в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя). Кроме того, получить СТД (в том числе на бумажном носителе) можно в МФЦ, Пенсионном фонде, а также через Единый портал госуслуг.

Гострудинспекция обратила внимание, что с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки на впервые поступающих на работу «заводиться» не будут. Вместо них работодатель будет формировать СТД в соответствии со ст. 66.1 Трудовым кодексом.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

17 сентября Государственная дума РФ на пленарном заседании рассмотрит в первом чтении законопроекты о переходе на электронные трудовые книжки. Документ, внесенный в Госдуму в июле нынешнего года, ранее был поддержан профильным комитетом и трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений. В случае принятия закона с 1 января 2020 года в стране начнется переход на электронные трудовые книжки.

Что изменится для владельцев бумажных трудовых книжек?

Изменения предлагается внести в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также в КоАП в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности либо за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений.

В проекте говорится, что с 1 января 2020 года в стране начнется переход на электронные трудовые книжки. Он предполагает полный отказ от бумажного носителя и ведение данных о трудовой деятельности гражданина только в цифровом формате. Получать информацию из электронной трудовой книжки россияне смогут при обращении к работодателю по последнему месту работы, в многофункциональных центрах предоставления госуслуг, в территориальном отделении Пенсионного фонда, на портале Госуслуг и в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ. При этом данные можно будет запросить как в электронной форме, так и в виде бумажной выписки.

Поправки предлагают с 1 января 2020 года обязать работодателей передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности граждан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении эта информация будет предоставляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Какие данные будут содержаться в электронных трудовых книжках?

Электронная трудовая книжка не будет значительно отличаться от бумажной. В ней будут содержаться следующие сведения:

— место работы;
— периоды работы;
— должность (специальность, профессия);
— квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
— даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
— основания прекращения трудового договора.

Можно ли будет отказаться от электронной трудовой книжки?

Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным для уже работающих граждан. В течение 2020 года работодатели в письменном виде проинформируют работников о новом формате ведения трудовых книжек, а также уведомят их о праве сохранить бумажную версию данного документа. Для этого работникам потребуется подготовить заявление о сохранении бумажной трудовой книжки в произвольной форме. В этом случае работодатель продолжит заполнять бумажный документ, а также будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном формате.

Все остальные сотрудники, не написавшие соответствующее заявление до конца 2020 года, получат свои трудовые книжки на руки. С 2021 года сведения об их трудовой деятельности будут находиться только в цифровом формате.

Кто не сможет отказаться от перехода на электронную трудовую книжку?

Права выбора формата не будет только у тех россиян, которые не имеют трудового стажа и впервые начнут работать с 1 января 2021 года. Работодатель не будет заводить для таких сотрудников бумажные трудовые книжки, а данные об их трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

kak_otkazatsya_ot_elektronnoy_trudovoy_knizhki.jpg

Похожие публикации

Вопрос, можно ли отказаться от электронной трудовой книжки, интересует граждан, не желающих переходить на цифровой аналог этого документа. Люди опасаются, что вирусы, хакерские атаки, технические ошибки могут уничтожить или исказить информацию о том, где, кем и как долго они работали. Привычный бумажный бланк трудовой книжки, заполненный от руки, многим кажется более надежным способом фиксации данных. По желанию сотрудника работодатель продолжит вести ее и дальше, однако вносимые в нее сведения будут дублироваться в электронном варианте.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от ведения электронной трудовой книжки (сокращенно – ЭТК) россияне не смогут. Во-первых, такого понятия в действующем законодательстве не существует. Есть «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, ведение или неведение ЭТК ни от работника, ни от работодателя не зависит. ЭТК занимается Пенсионный фонд России на основе отчетов по форме СЗВ-ТД, которые сдают организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал. Форма отчетности СЗВ-ТД утверждена Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019.

Читайте также:  Взял деньги под ПТС, теперь угрожают отобрать авто

Отказ от электронной трудовой книжки невозможен еще по одной причине – это действие не предусмотрено правовыми актами. Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 позволяет работнику полностью отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке (п.2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Он пишет на имя работодателя соответствующее заявление, и затем документ выдается ему на руки. После этого работодатель перестанет отвечать за ведение и хранение бумажной трудовой книжки сотрудника. Когда в отношении работника будут совершаться какие-то кадровые действия, например, увольнение или перевод на другую работу, они будут фиксироваться кадровиком в форме СЗВ-ТД и передаваться в Пенсионный фонд. Таким способом работодатель станет «вести» исключительно электронную ТК работника, а точнее – формировать и отправлять сведения о его трудовой деятельности.

Как отказаться от электронных трудовых книжек – бланк заявления

На работника может вестись:

  • либо только электронная трудовая книжка;
  • либо ЭТК и бумажная трудовая книжка одновременно.

Других вариантов нет. Для работодателя ведение ЭТК – это подготовка и передача отчета о трудовой деятельности работников, что является его обязанностью (ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Данные сведения необходимы для учета и последующего назначения пенсии, когда у гражданина возникнет право на ее получение. Поэтому он не вправе попросить не вести на него ЭТК.

До 30 июня 2020 года работодателям предстоит уведомить каждого подчиненного о необходимости определиться, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка велась на бумажном носителе после наступления 2021 года.

Образец заявления об отказе электронной трудовой книжки работнику не понадобится. Сотрудник может письменно попросить или о ведении ЭТК, или о ведении бумажного документа (параллельно с электронным). Любое его решение, которое он должен принять до истечения 2020 года, вносится в форму СЗВ-ТД и передается в ПФР.

Если работник желает отказаться от ведения трудовой книжки только в электронном виде (то есть, сохранить бумажную форму), он пишет заявление примерно следующего содержания:

От старшего менеджера отдела персонала

Светловой Татьяны Адамовны

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном бланке, хранящемся в отделе кадров, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.

По умолчанию, то есть, если работник никакого заявления не напишет, работодателю придется и дальше вести его трудовую книжку на бумажном бланке. Минтруд в письме № 14-2/В-136 от 10.02.2020 не сильно прояснил, в чем разница между «молчунами» и теми, кто напишет заявление на отказ от электронной трудовой книжки, точнее, о продолжении ведения бумажной ТК. Исходя из разъяснений ведомства, если от сотрудника поступит заявление с вышеуказанным содержанием, то и все последующие работодатели должны исполнить волю нового члена коллектива и вести его ТК традиционным «бумажным» способом. «Молчунам» бумажную ТК продолжат заполнять на нынешнем месте работы, но как считают эксперты, и когда они его сменят, новый работодатель, также обязан будет вести этот документ в общем порядке. Это следует из п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ, поскольку подача заявления – право работника, а не его обязанность.

При подаче заявления с просьбой вести бумажную трудовую книжку сотрудник вправе в дальнейшем изменить свое решение и полностью от нее отказаться (п. 5. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Но тем, кто заявит о желании перейти полностью на ЭТК, обратной дороги не будет – они больше не смогут передумать и попросить вновь заполнять их ТК на обычном бланке.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организацию 14.01.2021 был принят работник. Он представил бумажную трудовую книжку, в которой указана дата увольнения – 01.12.2016. Другой работник при трудоустройстве представил трудовую книжку с последней записью об увольнении 31.10.2020.
Нужно ли работодателю принять заявления работников о выборе варианта ведения трудовой книжки? Необходимо ли отсылать данные о выборе в Пенсионный фонд РФ? Какие действия предпринять работодателю, чтобы убедиться, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодателю необходимо принять заявления обоих работников, в которых каждый из них дает согласие на продолжение ведения работодателем трудовой книжки или предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности, и отразить информацию о таком заявлении в отчете по форме СЗВ-ТД. Работодателю не следует предпринимать никаких дополнительных действий в целях подтверждения того, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя.

Обоснование вывода:
Положение, обязывающее работодателя уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности действовало до ноября 2020 года (п. 2 постановления постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). С ноября 2020 г. и в настоящий момент работодатель это делать вправе, но не обязан, в том числе и в отношении тех работников, которые не имели возможности до 31.12.2020 подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности.
К работникам, не имевшим возможности подать работодателю до 31.12.2020 включительно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, для которых законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие заявление (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-Ф, далее – Закон N 439-ФЗ).
Судя по формулировке закона, этот перечень не является закрытым. Единственным критерием сохранения за работником права на подачу заявления и после 31.12.2020 является лишь невозможность сделать это ранее. Формально из закона следует, что лица, подавшие заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, могут в любой момент отказаться от этого своего права (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ), и лица, не подавшие никакого заявления из-за невозможности этого сделать, могут как сохранить за собой право на ведение работодателем их бумажных трудовых книжек, так и отказаться от него. А вот для лиц, не подавших заявления до 31.12.2020, закон права отказа от ведения бумажных трудовых книжек уже не предусматривает. Однако такая трактовка данной нормы явно идет вразрез со взятым законодателем курсом на перевод документооборота в цифровой формат. Полагаем, работодателю все же следует в таких случаях отказаться от буквального толкования закона и после 31.12.2020 удовлетворять заявления работников об отказе от ведения бумажных трудовых книжек. Аналогичное мнение в своих разъяснениях высказывают и представители Роструда (смотрите их ответ 1, ответ 2 с информационного портала “Онлайнинспекция.РФ”).
В указанных в вопросе ситуациях оба работника относятся к категориям, указанным в ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ: первый из них не состоял в трудовых отношениях в 2020 году, а второй хотя и трудился в 2020 году, но по состоянию на 31.12.2020 не был трудоустроен. Соответственно, и тот и другой вправе подать одно из письменных заявлений, предусмотренных ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, а работодатель обязан принять у них такие заявления. Буквальное толкование закона позволяет сделать вывод о том, что работодатель обязан принять у работника, который в 2020 году работал, но был уволен до 31 декабря и принес при трудоустройстве трудовую книжку без записи о том, что он подал заявление о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, как заявление о предоставлении сведений в электронном виде, так и заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Действующее законодательство не устанавливает обязанность работника предоставлять какие-либо подтверждения того факта, что он уже оформлял (или не оформлял) такое заявление по предыдущему месту работы, а работодатель не вправе требовать у работника какие-либо документы, подтверждающие это обстоятельство. Полагаем, что в любом случае работодатель обязан принять заявление работника, касающееся его выбора, и получив такое заявление, предоставить отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд в установленные сроки на основании п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” и п.п. 1.4, 2.5.3, 2.5.4 Приложения N 2 к постановлению Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 N 730п*(1).

Читайте также:  Бесплатная консультация юриста в Омске

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

19 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Что вам надо сделать из-за введения электронных трудовых книжек

Что случилось?

Документы вступят в силу 1 января 2020 года.

В чём суть документов?

Кроме того, внесены корреспондирующие изменения в ряд статей ТК РФ, а также уточнен порядок выдачи работнику документов и их копий, связанных с работой.

Для чего приняты такие поправки?

Предполагается, что принятые поправки повысят уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростят процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя, снизят издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством.

Что нужно будет сделать в связи с поправками работодателям в 2020 году?

До конца 2020 года работники подают работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Кроме того, для работодателей предусмотрен комплекс мероприятий, который включает в себя внесение изменений в соглашения и коллективные договоры, принятие (изменение) локальных нормативных актов, обеспечение технической готовности к передаче сведений в электронном виде в ПФР.

Что будет, если работник выберет электронный формат?

Каковы последствия «молчания» работника?

Таким образом, право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

У кого не будет права выбора?

Что включается в сведения о трудовой деятельности?

Где будет храниться информация?

В каких случаях нужно передавать сведения в ПФР?

ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Когда передавать сведения?

При подаче сведений в первый раз их нужно будет дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Отдельно установлено, что если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работников в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках.

С 2021 года уведомлять о приёме и увольнении работника следует не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

По какой форме передавать сведения?

Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов:

— с помощью своих программно-технических средств;

— с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения будут аналогично другой отчётности в ПФР. Так, представлять их потребуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых численность зарегистрированных лиц за предшествующий отчётный месяц меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как работнику получить сведения о своей трудовой деятельности?

— в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника;

— в день увольнения.

По какой форме выдавать данные, определит Минтруд. Ведомство представило на публичное обсуждение проект формы СТД-Р и порядок её заполнения. Ранее ПФР предлагал выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности можно будет получить в МФЦ, в Пенсионном фонде РФ, а также с использованием единого портала госуслуг.

На что следует обратить внимание работодателям?

Предусмотрена ли специальная ответственность за нарушение принятых норм?

Однако уже в действующей редакции КоАП РФ предусмотрена ответственность, которую можно применять при нарушении установленных правил. Например, ст. 15.33.2 КоАП РФ предусматривает штраф за нарушение порядка и срока предоставления сведений об индивидуальном (персонифицированном) учёте в ПФР для должностных лиц в виде штрафа от 300 до 500 рублей.

А за нарушение сроков и порядка предоставления сведений работникам уже сейчас могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ: должностное лицо на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, юрлицо на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Отказ от трудовой книжки: оформляем последнюю запись и выдаем на руки работнику

Автор: Семина Л. , эксперт журнала

В какой срок выдается бумажная трудовая книжка на руки работнику, если он отказался от нее в пользу электронных сведений?

В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ[1] работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть об отказе от обычной бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно последним разъяснениям Минтруда, изложенным в Письме от 13.03.2020 № 14‑2/В-260, для выдачи трудовой книжки в указанной ситуации следует применять положения ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Согласно данной норме по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.).

Вместе с тем в более раннем Письме от 12.02.2020 № 14‑2/В-150 Минтруд прямо указал, что работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Поскольку позиция Минтруда неоднозначна, считаем целесо­образным выбрать более раннюю дату и выдать трудовую книжку на руки работнику в день, когда он от нее отказался.

Как оформить последнюю запись в трудовой книжке при выдаче ее работнику на руки?

При выдаче трудовой книжки на руки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности) (п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Порядок внесения такой записи описан в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14‑2/В-150. Согласно ему:

1) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

2) в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

3) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона
от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ)»;

4) в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

С учетом изложенного документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является соответствующее заявление работника.

Помимо записи в трудовой книжке, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». Работник расписывается в получении трудовой книжки.

Нужно ли заверять запись в трудовой книжке о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности?

Читайте также:  Вычет НДС при приобретении основных средств

Да, нужно. Такая запись заверяется аналогичным образом, как и записи, внесенные в трудовую книжку при увольнении работника. Об этом сообщается в Письме Минтруда РФ от 16.03.2020 № 14‑2/В-267.

С учетом положений п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

[1] Федеральный закон от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков

В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?

  • Как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя?
  • Что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой?
  • Будет ответственность за ошибки прежнего работодателя?

Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах. Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.

1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?

С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.

С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:

  • в пользу ведения бумажной трудовой книжки; либо
  • в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Согласитесь, есть некая рассогласованность.

Предлагаем на выбор два варианта:

  1. Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п. 2.5
    ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
  2. Неформальный подход. Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.
  • Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.

В конце статьи есть шпаргалка

2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?

Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:

  • например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?

Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.

Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:

  • Вариант 1. Работник не писал заявления о выборе трудовой книжки в 2020 году. Это могло произойти в том случае, например, если человек не был трудоустроен в этот период.
  • Ваши действия: принимаем работника на работу и продолжаем вести его бумажную трудовую книжку до тех пор, пока он не напишет заявление о переходе на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
  • Важно: такой возможностью он может воспользоваться в любое время.
  • Вариант 2. Работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, но мы пока об этом не знаем.
  • Ваши действия: для нас не актуален вопрос, подавал такой работник заявление о выборе или не подавал у предыдущего работодателя. Такой работник может в дальнейшем написать заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
  • Обратите внимание: за работником, воспользовавшимся правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?

Законодатели это не учли, но. На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:

  • например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:

  • как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.

В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.

Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.

  • Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.

Выводы

В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.

  • Совет: обращаясь за консультациями в ПФР, помните, что у них нет полномочий давать разъяснения по применению трудового законодательства и по работе с трудовыми книжками в бумажной форме. Получая рекомендации по таким вопросам от ПФР, пропускайте их через призму законодательства, будьте объективными!

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ

Ссылка на основную публикацию