ККТ: компания выдает работникам деньги из кассы

При каких расчетах между сотрудником и работодателем применяется онлайн-касса

Приобретение трудовой книжки подлежит обязательной компенсации работником, но не во всех случаях. Например, при потере трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации сотрудники не должны покупать новые бланки за свой счет. Что касается компенсации работодателю оплаты услуг связи, питания в столовой и иных подобных удобств, – все зависит от содержания трудового договора и других внутренних документов, определяющих кто должен тратиться на эти статьи. Но при возмещении таких рабочих расходов в пользу предприятия у последнего возникает вопрос: нужна ли в этих случаях онлайн-касса?

Расчеты с сотрудниками: пробивать или нет кассовый чек

В законе о ККТ ясно прописано, какие виды операций признаются «расчетами» и при каких использование кассовой техники необходимо (абз.26 статьи 1.1 закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА ) (кроме исключений, утвержденных самим же законом). Итак, ККТ всегда нужна, когда:

  • принимаются и выплачиваются деньги в наличной и безналичной форме за товары, работы, услуги. Стоит напомнить, что речь идет о товарах, работах, услугах, реализуемых самой организацией (индивидуальным предпринимателем);
  • принимаются ставки и выплачиваются выигрыши в случае проведения азартных игр;
  • продаются лотерейные билеты, принимаются ставки и выдаются выигрыши в рамках лотерей;
  • принимаются предварительные и (или) авансовые платежи за товары (услуги, работы) и выплачиваются указанные средства;
  • засчитывается предоплата и (или) авансы, полученные за товары (работы, услуги), и при их возвращении;
  • выдаются займы для покупки товаров (работ, услуг) и потом погашаются;
  • ломбардами кредитуются граждане под залог вещей, которые принадлежат заемщикам;
  • происходит предоставление либо получение встречного предоставления при расчетах за товары, работы или услуги.

Участниками вышеперечисленных расчетов являются с одной стороны ИП и юрлица, признаваемые одновременно продавцами и пользователями ККТ, а с другой стороны – покупатели, в качестве которых могут выступить и граждане, и предприятия.

Причем, граждане – это не только сторонние покупатели и заказчики. Ими могут быть и сотрудники самой организации (предпринимателя).

Т.е. даже при расчетах со своими работниками работодатель обязан использовать ККТ. Но это нужно делать (при одновременном соблюдении условий):

  • только в рамках тех расчетов, которые представлены в абзаце 26 ст.1.1 закона о ККТ. Иными словами, если вносимые работником или выплачиваемые ему средства вписываются в перечисленные в законе виды расчетных операций. Например, компания-работодатель выдает своему сотруднику заем на закуп товаров. Если товары приобретаются у работодателя, онлайн-касса применяется при выплате и погашении такого займа. Если товары покупаются у стороннего лица на выданные работодателем заемные средства, при данном расчете кассовый аппарат работодателем не применяется. Причина – нет основания для участия ККТ, поскольку не производится расчетная операция в трактовке закона 54-ФЗ;
  • если работодатель не освобожден законом от работы с онлайн-кассой;
  • если расчеты с работодателем превращают работника в обычного потребителя. Например, при внесении сотрудником собственными деньгами предоплаты за услуги, которые будет оказывать ему его же работодатель, онлайн-касса потребуется. В данной ситуации сотрудник выступает простым заказчиком, а работодатель – исполнителем. Сами расчеты отвечают требованиям закона о ККТ.

А если, например, персонал возмещает работодателю-столовой стоимость обедов, при подобных расчетах тоже нужна онлайн-касса?

Нужно ли применять онлайн-кассу, если работник компенсирует предприятию расходы на свое содержание

К таким издержкам можно отнести покупку бланка трудовой книжки, услуги связи, питание, плату за парковочные места для автомобилей сотрудников, и многое другое. Как правило, данные суммы компенсируются путем прямой выплаты самим работником на счет или в кассу предприятия. И в этот момент применение кассового аппарата не требуется, даже если работодатель законом № 54-ФЗ не освобожден от его применения. Причина – компенсация сотрудником расходов на свое содержание в рамках трудового договора не признается расчетом для целей закона о ККТ (основание – абзац 26 ст.1.1 закона 54-ФЗ).

Аналогичную позицию занял и МинФин РФ. В своих письмах, в частности, № 03-01-15/87763 от 04.12.2018, № 03-01-15/72537 от 09.10.2018, ведомство указывает, что возмещаемые сотрудниками своему работодателю в рамках трудовых договоров расходы не относятся к «расчетам» в значении закона № 54-ФЗ. А значит, и кассовый аппарат здесь вообще не требуется. Таким образом, если работники возмещают стоимость обедов, которые ранее заказаны в сторонней столовой и оплачены работодателем, на эти суммы чеки работодателем не пробиваются. Причина – данные обеды являются одним из условий нормальной организации труда на предприятии. И к «расчетам» в трактовке закона № 54-ФЗ не относятся.

Но если сам работодатель является столовой и кормит своих работников за плату собственными блюдами, тогда без оформления кассовых чеков здесь не обойтись (если по закону, конечно, не предусмотрено освобождение от ККТ или если об этом не сказано в коллективном или трудовом договоре). Причина – такие обеды можно без труда отнести к основной деятельности предприятия, а их оплату работниками легко признать покупкой. Исключение составят те виды блюд, какие не приготовлены данной столовой, а заказаны ею для своего персонала на стороне.

Есть соответствующие разъяснения Налоговой службы (письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 — ССЫЛКА ) в каких случаях применяется ККТ при удержании из зарплаты, а в каких формирование кассового чека не требуется:

  1. Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
  2. Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
  3. Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
  4. Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).

Будет полезно ознакомиться и с другими вопросами по расчетам между работодателем и сотрудником.

При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна .

СитуацияНужна ли ККТ
Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам
Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплатыНет
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договореДа
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц
Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников)Нет
Письмо ФНС № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплатыДа
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12.12.2018
Вы продали сотруднику офисную мебель б/уДа
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы выдали часть зарплаты товаромНет
Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14.08.2018
Вы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организациейНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Выплаты
Учредитель предоставил займ организацииНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 04.12.2018
Вы подарили сотрудникам подаркиНет
(нет расчета в смысле 54-ФЗ)
Матпомощь сотрудникуНет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Вы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимитНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Прочие расходы
Вы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машинуНет
Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Члены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билетыНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17.12.2018
Вы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовалиНет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.11.2018
Письмо ФНС № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлицаНет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/24113@ от 12.12.2018

Как оформить кассовый чек при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

Чек №1

Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.

Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).

Чек №2

Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.

Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.

Выводы

Работодатель оплачивает для своего сотрудника покупку трудовой книжки, мобильную связь, Интернет и несет иные расходы, необходимые для выполнения сотрудником должностных обязанностей и подлежащие на основании трудового соглашения компенсации работником. При приеме таких компенсаций от сотрудников работодателю не потребуется онлайн-касса. Причина – данные возмещения не признаются «расчетом» для целей закона 54-ФЗ. А платежи, которые не являются «расчетом», реализуются без участия ККТ всеми предприятиями и ИП без исключения.

Посмотрите как выглядит чек от самозанятого и как он передается покупателю (клиенту).

Если предприниматель освобожден от ККТ, может ли товарный чек подтвердить оплату.

Можно ли сокращать наименование товаров, работ и услуг в кассовом чеке https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/sokrashhennoe-naimenovanie-v-cheke.html и как это правильно сделать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой для кассира. Как должен поступать работник при отключении электричества, интернета и других ситуациях

Какую онлайн-кассу выбрать в зависимости от условий ведения бизнеса. На какие типы онлайн-касс их можно разделить, их основные плюсы и минусы

Времена БСО прошли, теперь для турагентств нужна онлайн-касса. Какие есть особенности её применения при приеме оплаты за туры рассказано в статье

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

Онлайн-кассы: что неясного по безналу и расчету с работниками

Несмотря на внесение за последние несколько лет (а в некоторых случаях — несколько месяцев) ряда изменений в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», у пользователей ККТ остаются вопросы относительно совершения различных операций.

Поскольку законодатели не спешат устранить многочисленные неясности из данного закона (действующей редакции), остается надеяться только на то, что свою позицию по этим вопросам сформируют контролирующие органы. Что и происходит, хотя довольно неспешно.

Необычные расчеты организаций и ИП между собой

Итак, согласно абз. 18 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ в действующей редакции расчеты — это:

· прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;

· прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей;

· прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов;

· предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей);

· предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Что касается расчетов между собой организаций и ИП, вопреки довольно распространенному мнению, по умолчанию здесь также требуется применять ККТ. Но есть одно исключение.

Согласно п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ ККТ не применяется при расчетах в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением.

Но ни в Федеральном законе № 54-ФЗ, ни, например, в НК РФ не поясняется, что понимать под безналичными расчетами. Если буквально, это все расчеты, которые относятся к наличным. А может быть, только те, что проводятся с использованием непосредственно расчетных счетов обеими сторонами?

Согласно п. 3 ст. 861 ГК РФ безналичные расчеты осуществляются путем перевода денежных средств банками и иными кредитными организациями с открытием или без открытия банковских счетов в порядке, установленном законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами и договором.

То есть гражданское законодательство под безналичными расчетами понимает исключительно те из них, которые осуществляются с использованием системы ЦБ РФ.

Причем, как видно из определения расчетов, приведенного в ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ, расчеты в безналичном порядке строго противопоставляются только наличным расчетам, то есть данный закон под безналичными расчетами понимает все те, что не являются наличными.

Вероятно, на этом основании ФНС в Письме от 21.08.2019 № АС-4-20/16571 указала, что с учетом п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ применение ККТ при расчетах, осуществляемых между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, не требуется в следующих случаях: осуществление расчета иным встречным предоставлением, зачет предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление займов для оплаты товаров (работ, услуг). Ведь эти случаи не подразумевают оплату наличными денежными средствами или оплату с предъявлением электронного средства платежа. То есть фактически организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ в расчетах между собой, только когда рассчитываются наличными денежными средствами (см. Письмо Минфина России от 22.01.2019 № 03-01-15/3427).

Ранее Минфин отмечал, что на основании указанной нормы ККТ не применяется при зачете встречных требований между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями (что, очевидно, является одним из видов встречного предоставления) (письма от 22.08.2019 № 03-01-15/64589, № 03-01-15/64591, № 03-01-15/64595).

Вывод налоговиков не бесспорен, но выгоден для организаций и индивидуальных предпринимателей. Например, отказавшись от наличных расчетов с организациями и индивидуальными предпринимателями и не имея дела с клиентами — физическими лицами, они могут вовсе не покупать ККТ.

Хотя надо быть внимательными. Даже в такой ситуации может возникнуть обязанность применять ККТ. Об этом поговорим далее.

При реализации работнику применение ККТ зависит от обстоятельств

Обычно это бывает, когда работодатель часть зарплаты выдает не денежными средствами, а товаром.

В соответствии со ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). При этом согласно коллективному или трудовому договору по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ.

Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % начисленной месячной заработной платы.

Поэтому если коллективным или трудовым договором предусмотрено удержание денежных средств из заработной платы сотрудника организации или индивидуального предпринимателя за услуги (работы, товары), оказанные (выполненные, предоставленные) самим работодателем, то расчета в смысле Федерального закона № 54-ФЗ не возникает и, соответственно, обязанность по применению ККТ в таком случае отсутствует. На это указали налоговики в Письме от 30.08.2019 № АС-4-20/17478@. Очевидно, данную операцию они считают не реализацией, а исключительно формой выдачи заработной платы. К такому выводу, вероятно, приводит ограничение объема выдачи товара 20 %, предусмотренное ст. 131 ТК РФ.

Подтверждением оплаты товара для работника может служить расчетный листок, который он должен получить при выплате заработной платы в соответствии со ст. 136 ТК РФ (Письмо ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

В соответствии с п. 4 ст. 4.1 Федерального закона № 54-ФЗ был издан Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию», предусматривающий соответствующие реквизиты на кассовом чеке (бланке строгой отчетности).

Поэтому при реализации товаров с отсрочкой платежа (фактически такая отсрочка возникает, если оплата происходит в счет заработной платы) необходимо формировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком способа расчета (тег 1214) «Частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит» (значение «5») или «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит» (значение «6») в зависимости от условий договора отсрочки платежа и обязательными реквизитами, указанными в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ.

При конечном расчете (в момент выдачи зарплаты) необходимо формировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком способа расчета (тег 1214) «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)» (значение «7»), содержащий обязательные реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ.

Можно предположить, что если выдать товар в счет заработной платы в большей доле, налоговики могут счесть это попыткой ухода от обязанности применения ККТ.

Очень важно, чтобы возможность выдачи заработной платы в натуральной форме была предусмотрена трудовым или коллективным договором. В ином случае, по мнению налоговиков, надо применить ККТ независимо от способа расчета, в том числе посредством удержания денежных средств из заработной платы сотрудника. При этом момент расчета определяется в соответствии с договором по реализации таких товаров (работ, услуг).

Еще один случай — удержание из зарплаты работника за услуги, оказанные не самим работодателем, а третьими лицами. Например, за питание работника, услуги связи. В таком случае работодателем не осуществляется реализация товаров (услуг, работ), поэтому расчета в понимании Федерального закона № 54-ФЗ не возникает. И тогда удержание денежных средств из заработной платы сотрудника происходит в счет компенсации затрат работодателя, а не как реализация товаров (работ, услуг). Применение ККТ в подобных ситуациях не требуется.

Применение ККТ в расчетах с сотрудниками

Автор: Солдаткин Владимир Александрович, Главный налоговый консультант

В начале июля вступил в силу Федеральный закон от 3 июля 2018 года N 192-ФЗ, который внес существенные изменения в Закон о применении ККТ. Законодатели основательно переписали Закон № 54-ФЗ о ККТ. Поправки поставили точку в некоторых спорных вопросах. Например, теперь нет сомнений, что кассовый чек нужно выбивать при покупке товаров (работ, услуг). ККТ придется применять не только при получении аванса, но и при его зачете. Но данные поправки не только поставили точку в спорных вопросах, но и породил ряд спорных ситуаций. В данной статье рассмотрим в каких случаях организация или ИП не обязано применять ККТ.

Выплаты по ГПД

При заключении организацией или индивидуальным предпринимателем с физическим лицом договора гражданско-правового характера на оказание в пользу такой организации или индивидуального предпринимателя услуги (работ) и последующей выплате денежного вознаграждения физическому лицу клиентом будет являться сама организация или индивидуальный предприниматель.

При осуществлении организацией или индивидуальным предпринимателем выплаты физическому лицу вознаграждения (денежных средств) в рамках исполнения обязательств по договору гражданско-правового характера ККТ не применяется.

Согласно абз. 21 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации” (далее – Закон N 54-ФЗ) «под термином “расчеты” понимаются прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, прием лотерейных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей».

В Закон N 54-ФЗ добавлена новая формулировка – в понятие “расчеты”. Данное изменение внесено ФЗ от 03.07.2018 N 192-ФЗ и применяется с 3 июля 2018 года.

Данное изменение указывает на необходимость применения ККТ при выплате денежных средств за товары, работы, услуги, а не за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги. Данное обстоятельство позволила предположить, что ККТ нужно использовать при выплате организацией или индивидуальным предпринимателем физическому лицу денежных средств по договору гражданско-правового характера. Финансовое ведомство в своих разъяснения объяснили, что это суждение является ошибочным.

Так как, в соответствии с п. 2 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ – «при расчете пользователь обязан выдать кассовый чек или БСО на бумажном носителе и (или) направить его в электронной форме на предоставленные покупателем абонентский номер либо адрес электронной почты)».

И как следствие чек ККТ продавец, при наличии технической возможности, обязан, направить клиенту на адрес электронной почты. Соответственно, контрольно-кассовая техника применяется, лицом, реализующим товары, выполняющим работы и оказывающим услуги. Именно на данное лицо возлагается обязанность по формированию и передаче кассового чека покупателю.

В случае заключения с физическим лицом, договора гражданско-правового характера, покупателем (потребителем услуг) является сама организация или индивидуальный предприниматель, то есть услуги оказывает физическое лицо, а на организацию или индивидуального предпринимателя возлагается обязанность по оплате (выплате денежного вознаграждения) данных услуг (работ) в рамках исполнения гражданско-правового договора физическим лицом.

А, согласно п. 1 ст. 1.2 ФЗ N 54-ФЗ ККТ применяется исключительно организациями и индивидуальными предпринимателями. Отсюда следует, что физическое лицо не является субъектом правоотношений, на которое возлагается обязанность по применению контрольно-кассовой техники.

Следовательно, при осуществлении организацией или индивидуальным предпринимателем выплаты денежного вознаграждения физическому лицу в рамках обязательств по исполнению договора гражданско-правового характера (в том числе по договору аренды), контрольно-кассовая техника не применяется и не производятся обязанность по выдаче чека (Письмо Минфина РФ от 10.08.2018 N 03-01-15/56554, , от 08.08.2018 N 03-01-15/55854, Письмо Минфина РФ от 02.08.2018 N 03-01-15/54562, Письмо Минфина РФ от 01.08.2018 N 03-01-15/54311).

Данной точки зрения в своих разъяснениях придерживаются и специалисты федеральной налоговой службы (Письмо ФНС РФ от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@, Письмо УФНС по г. Москве от 14.08.2018 N 17-15/176342@).

Приобретение товара у физических лиц

В свою очередь, в ситуации, когда организация или индивидуальный предприниматель приобретает товары для дальнейшей реализации у физических лиц, в том числе с привлечением подотчетных лиц, по мнению специалистов налогового органа, контрольно-кассовая техника применяется, так как при осуществлении расчетов (выплат денежных средств физическому лицу за товар) у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность применения контрольно-кассовой техники и, соответственно, выдача кассового чека.

Это объясняется тем, что при осуществлении закупки товаров у физического лица подотчетным лицом организации и последующей выплате денежных средств продавцу (физическому лицу) покупателем (клиентом) будет являться сама организация в лице подотчетного лица. В данном случае услуги оказывает физическое лицо – продавец, однако ввиду положения п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется исключительно организациями и индивидуальными предпринимателями (см. Письмо ФНС РФ от 14.08.2018 N АС-4-20/15707).

Таким образом, из анализа норм Федерального закона N 54-ФЗ следует, что обязанность применения контрольно-кассовой техники в частности, возлагается на лицо, которое оказывает работы или услуги и которое формирует и передает (направляет) кассовый чек клиенту.

Из анализа выше приведенных норм российского законодательства, а также разъяснений контролирующих органов следует, что при осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера контрольно-кассовая техника не применяется и кассовый чек не выдается. Отметим, что договор может быть как договором на оказание услуги, так и другим гражданско-правовым договором, например договором аренды. Но, в случае, приобретения товаров у физических лиц, в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию, по мнению налогового органа, контрольно-кассовая техника применяется.

С таким подходом согласны и сотрудники контролирующих органов (Письма ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@, от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, Минфина России от 10.08.2018 N 03-01-15/56554).

С 01.07.2019 состав реквизитов кассового чека или БСО, формируемого в случае осуществления расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег либо с предъявлением электронных средств платежа, дополнен новыми реквизитами (п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ):

наименование покупателя (клиента) (наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП);

ИНН покупателя (клиента) и тд.

Минфин пояснил, что именно указание в кассовом чеке приведенных реквизитов позволит оформлять расчет между организациями одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций (как результат, с применением ККТ только стороной, выступающей в качестве продавца).

До 01.07.2019 расчеты между организациями наличными денежными средствами или с предъявлением электронного средства платежа через подотчетных лиц осуществлтсь также с использованием одной единицы ККТ.

Озвученный подход изложен в письмах Минфина РФ от 10.08.2018 N 03-01-15/56554, от 01.08.2018 N 03-01-15/54311, ФНС РФ от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 N 17-15/176342@.

Также следует учитывать, что выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Выплата зарплаты товаром

Сотруднику могут выдавать часть заработной платы товаром, стоимость которого удерживается из заработной платы. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных ФЗ, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если часть зарплаты организация выдает работнику товаром, то понятие «расчет» в соответствии с Законом N 54-ФЗ не возникает и, следовательно, применять ККТ организация не обязана.

Сотрудник может у своей же организации приобретать товар (работу, услугу), стоимость которого удерживается из заработной платы. Рассматривая такую ситуацию в письме N АС-4-20/15707, налоговая служба отметила следующее.

Погашение сотрудниками задолженности перед организацией за приобретенные товары, работы, услуги в форме удержания ею из заработной платы сотрудников суммы платежей по обязательству является расчетом в понимании Закона N 54-ФЗ. Поэтому в таком случае организация обязана применять ККТ.

Однако в этом Письме налоговая служба не уточнила, что применение ККТ по такому виду расчетов станет обязательным только с 01.07.2019. Сейчас ККТ при расчетах с физлицами – не ИП обязательна только при наличных расчетах и при безналичных расчетах с использованием ЭСП.

Следовательно, до 1.07.2019 года ККТ в данном случае не применяется.

Таким образом, в данной статье было рассмотрены случаи, когда организация не обязана применять ККТ в расчетах с сотрудниками.

Расходование наличных денег из кассы: новации 2020

С 27 апреля 2020 года вступили в действие обновленные правила наличных расчетов (Указание Банка России от 09.12. 2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее — Указание N 5348-У или новые Правила)). Разберемся, в чем их отличия от прежних правил (Указание Банка России от 07.10 2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У или прежние Правила), и как изменения влияют на участников расчетов.

Предельный размер расчетов наличными не изменился

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.

О расходовании наличных денег из кассы

На что можно потратить наличную выручку

В Указании N 5348-У перечислены разрешенные цели расходования наличной выручки, они в целом, совпадают с прежними Правилами:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.

Прочие наличные поступления в кассу

В новых Правилах Центробанк прописал общую норму, которой не было в Указании N 3073-У — наличные расчеты между участниками наличных расчетов, а также между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 1 Указания N 5348-У). Расходовать из кассы без зачисления на банковский счет разрешено только наличные деньги, поступившие в качестве выручки на цели, предусмотренные в Указании N 5348-У (см. выше).

Иными словами, Центробанк прописал требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу, за исключением выручки. Например, если в кассу наличными внесли вклад в имущество, взнос в уставный капитал, возмещение ущерба и другие наличные деньги, отличные от выручки, расходование этих средств допустимо после их внесения на банковский счет. Так, в ситуации, когда подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу, Банк Росси разъяснил, что эти деньги нужно сдать в банк, исходя из п. 1 Указания N 5348-У.

Возврат наличных денег, ранее выданных работнику под отчет, Банк России не рассматривает в качестве допустимого источника поступления наличных денег в кассу в целях их дальнейшего расходования.

В прежнем порядке такой общей нормы не было. В прежних Правилах перечислялись операции, расчеты по которым наличными деньгами допускались при условии, если эти наличные поступили в кассу с банковского счета:

  • по операциям с ценными бумагами;
  • по договорам аренды недвижимого имущества;
  • по выдаче (возврату) займов (процентов по займам);
  • по деятельности при организации и проведении азартных игр (п. 4 Указания N 3073-У).

С введением новых Правил на своем сайте Банк России высказался за правомерность расходования выручки из кассы на оплату аренды помещения (ссылаясь на абзац 2 п.1 Указания N 5348-У). Прежнее требование рассчитываться по аренде недвижимости только за счет денег, снятых с банковского счета в новых Указаниях отсутствует. Банк России термин «услуги» трактует широко, для целей применения норм Указания N 5348-У к понятию «услуга» относит любую осуществляемую на возмездной основе деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, подкрепляя это сноской на п. 5 ст. 38 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ. Далее Центробанк делает вывод, что оплата услуг по сдаче имущества, в том числе недвижимого при применении Указания N 5348-У является допустимой целью расходования наличных денег из кассы участника наличных расчетов без их предварительного зачисления на банковский счет.

Новации для МФО, СКПК и КПК

В отличие от «обычных» организаций микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы (СКПК), кредитные потребительские кооперативы (КПК) имеют право расходовать наличные, полученные в кассу, на выдачу и возврат займов в установленных пределах. Для них в Указании N 5348-У предусмотрены случаи расходования наличных денег, полученных в кассу:

  • по договору займа (по договору передачи личных сбережений);
  • в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа;
  • в качестве паевых взносов (для СКПК и КПКП).

Проводить указанные операции МФО и ломбарды имеют право в сумме, не превышающей 50 тыс. рублей по одному договору займа, но не более чем 1 млн. рублей в течение одного дня в расчете на МФО (ее обособленное подразделение), ломбард (его обособленное подразделение). Для КПК и СПК пределы несколько больше — 100 тыс. рублей по каждому договору (или по каждому паенакоплению (паю)), но не более чем 2 млн. руб. в течение одного дня в расчете на КПК (его обособленное подразделение), СКПК (его обособленное подразделение) (см. Письмо Банка России от 04.06.2020 N 45-19/5013). Так, например, кредитный кооператив, используя наличные деньги, поступившие в его кассу за счет выручки из источников, перечисленных в абз. 2 п. 1 Указания N 5348-У (в том числе и из поступивших в кассу займов), может выплатить сумму, не более 100 тыс. руб. по одному договору, но не более 2 млн. руб. в течение 1 дня. То есть, например, 100 тыс. руб. по 20 договорам за 1 день.

Как разъясняет Банк России, наличные деньги, поступившие в кассу по договору займа (по договору передачи личных сбережений), вправе расходовать без зачисления на банковский счет только участники наличных расчетов, являющиеся микрофинансовыми организациями, ломбардами, сельскохозяйственными кредитными потребительскими кооперативами, кредитными потребительскими кооперативами.

Таким образом, для большинства организаций расходование полученных наличными в кассу организаций займов или выдача займов из наличной выручки (за исключением МФО, ломбардов, КПК, СКПК) по-прежнему не допускается Правилами. Кроме того, закреплено требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу (отличные от выручки), исходя из буквального прочтения Указания N 5348-У и разъяснений на сайте ЦБРФ, сдать в банк организация обязана даже неизрасходованный подотчетником аванс.

Ответственность за нарушения правил расчета наличными

При сравнении Указания N 5348-У с прежними Правилами заметен тренд на усиление контроля за наличными расчетами, стимулирование юридических лиц и ИП на отказ от наличных расчетов. Учитывая небольшой промежуток времени, прошедший со дня вступления в действие Указания N 5348-У и обстоятельства, связанные с распространением СOVID 19, практика привлечения к ответственности за нарушение новых требований еще не сложилась. Ранее, руководствуясь прежними Правилами, налоговые органы составляли протоколы о привлечении к административной ответственности за нарушение правил расчета наличными деньгами по п. 1 ст. 15.1 КоАП.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

— на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

— на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Погашение займа за счет наличных денег внесенных в кассу подотчетным лицом налоговые органы и суды квалифицируют как несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) и не признают данное нарушение малозначительным (п. 2.9 КоАП РФ), см. Определение ВС РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335.

В случаях, когда денежные средства выдавались в виде займа из кассы за счет наличной выручки от оказания ООО услуг, а не из наличных денег, снятых с банковского счета юридического лица суды привлекали организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 15.1 КоАП (см. постановления АС Уральского округа от 09.06.2020 N Ф09-2385/20 по делу N А60-51746/2019, Первого ААС от 01.10.2019 N 01АП-8104/2019 по делу N А43-21657/2019 и др.).

Применение ККТ при расчетах с работниками

Повальное увлечение законодателей онлайн кассами порождает на практике много вопросов у работодателей. Если в случае купли-продажи чего-нибудь «посторонним» физлицам все более-менее понятно — применять онлайн ККТ или нет, то в отношениях с собственными сотрудниками все сложнее. Применять кассу, если работнику выдали заем? Как быть, если выплатили материальную помощь? И так далее… Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

Надо ли применять онлайн кассу, если работник приобрел товар у работодателя?

Наиболее распространенная схема такая: работник получает товары (иногда услуги), произведенные работодателем. Затем, при расчете зарплаты, работодатель удерживает из начисляемой зарплаты стоимость того, что получил работник. Надо ли применять ККТ?

Потому что, по сути, работник (физлицо) приобрел у работодателя товар (услугу). То есть операция подпадает под определение «расчет с физлицом», изложенное в ст. 1.1 Закона «О применении касс» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Аналогично рассуждают и чиновники Минфина (Письма Минфина России от 30.11.2018 № 03-01-15/86884, от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).

Поэтому, если организация вашей деятельности предполагает продажу товаров (услуг) собственным сотрудникам — приобретайте онлайн-кассу. При этом не имеет значения, если продажа собственным работникам идет с какими-то «преференциями»: по себестоимости, со скидкой и т. п. На обязанность применять ККТ это не влияет.

Правило о применении ККТ при передаче сотрудникам товаров и услуг распространяется и на случаи, когда за плату передается что-то, необходимое для производственного процесса, например, форменная одежда. Исключения — трудовые книжки, а также то, что на момент передачи не принадлежит работодателю.

Работодатель удерживает из зарплаты работника стоимость трудовой книжки (вкладыша): надо ли пробивать по кассе?

Вот как объясняет, почему не надо, Минфин. Работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку, если у работника ее еще нет (ст. 65 ТК РФ). Если листов в основной книжек недостаточно, то работодателю нужно оформить вкладыш по установленной форме.

В обоих этих действиях работодатель компенсирует свои затраты на бланк трудовой книжки или вкладыша, удерживая стоимость из зарплаты работника (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

По мнению чиновников, такая передача трудовой книжки или вкладыша не является реализацией физлицу.

Оплату от работника следует рассматривать как компенсацию действий, которые обязан выполнить работодатель в рамках действующего законодательства (см. Письма Минфина от 12.12.2018 № 03-01-15/90372, от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).

Раз реализацией физлицу операция не является, то и пробивать ее по кассе по Закону № 54-ФЗ не требуется.

Нужно ли пробивать на онлайн кассе оплату работодателем мобильной связи для работников?

Логика в данном случае такая: мобильную связь обеспечивает не сам работодатель, а оператор мобильной связи. Между работодателем и работником нет договора на куплю-продажу услуг по мобильному обслуживанию. Следовательно, оплату мобильной связи для работников нельзя считать продажей работнику от работодателя. Оплата является компенсацией и под требования Закона № 54-ФЗ не подпадает.

Высказывался по данному вопросу и Минфин (Письмо от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).

Нужно ли применять онлайн кассу, если работодатель оплачивает парковочные места для автомобилей работников?

Обоснования, приведенные в Письме Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763, похожи на те, что чиновники привели, когда рассуждали про мобильную связь. Если парковочные места не принадлежат работодателю, то и реализацией оплату этих мест считать нельзя. Следовательно, работодатель ничего не продает физлицам-работникам и пробивать по кассе ничего не обязан.

Если парковка принадлежит работодателю, и он берет за пользование плату с сотрудников (тем или иным образом), то такую плату пробивать надо.

Надо ли пробивать по онлайн кассе займы работникам?

Если работодатель дает работнику взаймы деньги и работник их потом возвращает, такие операции не являются реализацией и под действие Закона № 54-ФЗ не подпадают. То есть пробивать их не надо. Таково мнение налоговиков (Письмо ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@).

Чтобы не надо было пробивать по кассе выданные или полученные от работника суммы по займу, они не должны быть связаны с товарами (услугами) со стороны работодателя. Если работодатель, например, передал работнику товар «взаймы», а работник потом гасит его стоимость в кассу частями, то это уже не заем, а все та же продажа. И требуется применение ККТ.

Если же работодатель-организация получает взаймы деньги от работника-учредителя, то обязанность пробивать чек тоже не наступает — по основаниям, похожим на ситуацию с займом работнику. Нет реализации — нет обязанности выбивать чек (Письмо Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87766).

Компания делает работнику подарок — нужно ли проводить по онлайн кассе?

Только следует подтвердить статус выплаты оформленным договором дарения. Тогда подарок не будет относиться к операциям, которые указаны в Законе № 54-ФЗ как требующие применения онлайн кассы (Письмо Минфина от от 31.08.2018 № 03-01-15/62431).

Компания-работодатель выплачивает материальную помощь или делает выплаты, прописанные в локальных актах: нужна ли ККТ?

Если выплата денег работнику производится в соответствии с уставом, трудовым (или коллективным) договором или на основании связанных с ними локальными актами работодателя (а также при возвратах работниками таких денежных средств), данные операции не являются расчетами для целей применения Закона № 54-ФЗ, и ККТ для них не требуется (Письмо Минфина от 11.12.2018 № 03-01-15/89989).

А чтобы совсем исключить претензии контролеров, рекомендуем прописать такую выплату в локальных актах (например, матпомощь).

Сотрудник возмещает причиненный ущерб — надо ли проводить по онлайн кассе?

Выплаты сотрудника в счет компенсации ущерба, причиненного работодателю по вине сотрудника не считаются реализацией (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, Письмо Минфина от 09.10.2018 № 03-01-15/72537).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Соблюдение лимитов кассы. Нельзя вылезать за назначенный максимальный остаток наличности в кассе в завершении трудового дня. Лишнюю сумму надо обязательно отправить в банк.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Выплаты физическим лицам: когда применять ККТ?

Новая редакция закона 54-ФЗ требует от пользователя ККТ выдавать чеки не только при приеме, но и при выплате денежных средств. Из этого складывается впечатление, что иногда применять кассу должен покупатель, а не продавец. Однако это неверно. Представители налоговых органов поясняют, что использовать кассу в расчете должна та сторона, которая реализует что-либо, то есть является продавцом или исполнителем. У покупателя / клиента обязанности применять кассу не возникает. Рассмотрим эти пояснения более подробно.

Что случилось?

В пункте 1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ сказано о необходимости применять кассовую технику всеми организациями и предпринимателями при осуществлении расчетов. А понятие «расчет» теперь включает прием и выплату денежных средств наличными и в безналичном порядке. Вот и получается, что при дословном толковании закона организация должна оформлять чек при любой операции с денежными средствами.

Сначала вопросы стала вызывать ситуация, когда организация производит выплату физическому лицу за товары, работы или услуги. То есть продавцом выступает гражданин, а покупателям — компания.

Если исходить из буквы закона, то получается, что при таком расчете компания должна выдать физическому лицу кассовый чек. Несмотря на нелогичность этой ситуации, были разъяснения отдельных представителей Налоговой службы, которые утверждали, что именно так и нужно поступать.

Чиновники все пояснили

Но позже появились письма ФНС № АС-4-20/15566@ и Минфина № 03-01-15/52265, в которых специалисты поспешили внести ясность в эту неоднозначную ситуацию. Несмотря на расширение понятие «расчет», суть его осталась неизменной. Покупатель или клиент в любом случае может только получать чек, но никак не выбивать его. Иначе говоря, если продавец обязан применять кассовую технику, покупатель получит чек, если же не обязан — не получит. Сам он чек выбивать не должен в любом случае.

Из тех же писем следует, что не нужно применять кассовую технику, когда организация выплачивает физическому лицу за услуги по гражданско-правовому договору. Например, если компания заключила договор аренды с гражданином или наняла его для исполнения каких-то работ. Такие взаимоотношения не относятся к расчетам, поэтому касса тут не нужна.

Вопрос с подотчетниками решен

Еще одна проблема, которая возникла у компаний и ИП, связана с подотчетными лицами. Появились сразу два вопроса:

  1. Нужно ли выбивать чек, когда сумма выдается сотруднику под отчет.
  2. Должен ли он сам применять кассовый аппарат, покупая что-то для нужд компании, ведь по факту он действует это ее именем.

В письме № АС-4-20/15566@ специалисты ФНС поясняют, что операция между работодателем и подотчетным лицом не является расчетом. Это трудовые отношения, которые не попадают под действие закона 54-ФЗ. Так что при выдаче сотруднику денег под отчет, при получении обратно неиспользованной суммы, при компенсации ему потраченных собственных средств применять кассу не нужно.

По второму вопросу чиновники поясняют следующее. Покупая что-то для компании, сотрудник может действовать как ее представитель либо как частное лицо. В последнем случае это обычная покупка гражданином у организации или ИП. Понятно, что в такой ситуации никаких чеков подотчетное лицо выбивать не должно. В этом сотрудник сам получает кассовый чек и передает его бухгалтеру. Документ является основанием для отнесения затрат на расходы. Напомним, что вычесть НДС с такой покупки не получится, поскольку отсутствует счет-фактура.

Если же подотчетное лицо действует от имени своей компании, оплата происходит несколько иначе. Свои полномочия работник подтверждает доверенностью, то есть это уже не покупка физического лица. По сути, это обычная сделка между двумя юридическими лицами либо ИП.

Продавец в таком случае составляет соответствующие документы — накладную и счет-фактуру, в которых указывает покупателем компанию. В этом случае кассу должен применять продавец, нолишь в том случае, если представитель компании рассчитывается наличными либо корпоративной картой. Подробнее о необходимости применять ККТ при расчетах между компаниями предпринимателями мы рассказали в отдельной статье.

В любом случае у подотчетного лица обязанности применять кассу не наступает. Это также подтверждается упомянутым выше письмом ФНС № АС-4-20/15566@. Чиновники указывают, что при таком расчете используется одна касса и выбивается один чек. Причем кассу использует то лицо, которое продало товар.

Стоит также упомянуть о том, что с середины 2019 года в чеке появятся новые реквизиты. Среди них — наименование покупателя (клиента) и его ИНН. Эти реквизиты будут актуальны для чеков, где обеими сторонами расчета выступают юридические лица или предприниматели.

Когда выплата оформляется чеком

Вместе с тем есть случаи, когда действительно нужно формировать кассовый чек при осуществлении выплаты физическому лицу. В первую очередь, это касается возвратов товара либо отказа от услуг после оплаты. Покупателю возвращаются денежные средства, при этом продавец формирует чек с признаком «возврат прихода».

Но это далеко не единственная ситуация, когда выдача денег оформляется чеком. Некоторые другие перечислены, например, в том же письме № АС-4-20/15566@. Это выплаты выигрыша в лотерею или азартную игру, оплата при сдаче лома металла, в том числе драгоценного. В другом письме Налоговой службы — от 14.08.18 № АС-4-20/15707 — говорится о необходимости формировать кассовый чек в ситуации, когда работник что-то приобретает у своей компании. Такая операция является классическим расчетом: организация выступает продавцом, а работник — покупателем. И даже если оплата товара удерживается из заработной платы, все равно придется выбить чек.

Читайте также:  Кто удостоверяет завещание
Ссылка на основную публикацию